4.2. Обработка входящих документов

• Прием документов, проверка правильности адресования и приложений.

• Предварительное рассмотрение. Сортировка документов на регистрируе­мые и не подлежащие регистрации (в том числе отправ­ляемые непосредственно в структурные подразделения).

• Регистрация документов. Проставляется «отметка о поступлении» — название организации, дата поступления, номер. Отметка о поступлении не проставляется на при­ложениях к документу.

• В день поступления доклад руководителю о полученных документах (в том числе о документах на имя руковод­ства и без указания конкретного адресата). Необходимые дополнительные материалы (контрак­ты, предыдущие письма и т.п.) передают вместе с посту­пившей корреспонденцией.

• Принятие решения (резолюция) руководителя (в кратчай­шие сроки, как правило, в день поступления документа).

• Внесение сведений о документе из резолюции в журнал входя­щей корреспонденции или карточку регистрации.

• Направле­ние документов на исполнение. Нескольким исполнителям до­кументы передаются поочередно или одновременно в копиях.

• Исполнение документов.

• Контроль исполнения документов. Получение информации, как идет работа по документу, напоминание о сроке исполнения.

• Формирование документов в дела. Определение сроков хранения.

• Использование документов в справочно-информационной работе.

• Передача документов в архив, дальнейшее использование, уничтожение.

При отсутствии листов документа или приложения нужно поставить в известность отправителя документа, сделать пометку на документе и в журнале (карточке) регистрации в графе «Примечание».

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случа­ев, когда дату отправки и получения документа, а иногда и адрес корреспондента можно установить только по кон­верту. Сохраняются конверты с пометками «Конфиден­циально», «Срочно».