7.5. Унифицированные системы документации

7.5.1. Унифицированные системы документации (УСД) – комплексы форм, взаимоувязанных по составу реквизитов формуляров и содержанию документов, предназначенных для документирования деятельности и управления в определенных сферах (отраслях) экономики по единым требованиям (правилам).

Примечание: УСД используются в организациях как при традиционных (ручных и механизированных) технологиях документирования информации, так и в автоматизированных системах документационного обеспечения управления.

7.5.2. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава форм управленческих документов, фиксирующих реализацию однотипных управленческих функций (задач, действий). Различаются несколько уровней унификации документов в зависимости от форм юридического закрепления:

- межгосударственные стандарты;

- национальные (государственные и межотраслевые) стандарты;

- корпоративные стандарты и УСД;

- унификация документов организации.

Разработку и ведение унифицированных систем документации осуществляют министерства и ведомства (федеральные службы и федеральные агентства), ответственные за соответствующие системы документации.

На уровне организаций за унификацию документов и координацию этой работы ответственность несут службы управления документацией организаций.

7.5.2.1. Унификация документов проводится на основе их типизации в целях сокращения количества форм применяемых документов, обеспечения информационной совместимости различных документов и систем документации по однородным и смежным управленческим функциям (задачам, действиям), снижения трудоемкости работы с документацией, повышения информативности, качества и эффективности.