3. Підходи до аналізу інформаційних потоків.

Інформація, яка збирається для обробки та аналізу, повинна відповідати таким вимогам:

- своєчасність, тобто інформація по витратах, виручці, прибутку має надходити тоді, коли ще має сенс її аналізувати;

- достовірність, тобто інформація повинна відповідати істині, щоб не витрачати додаткові зусилля і час на її перевірку;

- релевантність (суттєвість), тобто інформація повинна допомагати приймати рішення;

- корисність, тобто ефект від використання інформації повинен перекривати витрати на її отримання;

- повнота, тобто не повинно бути упущень;

- зрозумілість, тобто інформація не повинна вимагати значних зусиль для розшифрування;

- регулярність надходження.

Не секрет, що інформаційні потоки, коли ними не займаються спеціально, далекі від досконалості: може відбуватися дублювання інформації, вона може не доходити до адресата; після отримання інформації можуть знадобитися уточнення. Звідси випливає необхідність вдосконалення системи інформаційних потоків, зміни алгоритмів проходження документів, автоматизації передачі інформації.

Вимірюється інформаційний потік кількістю оброблюваної чи переданої інформації за одиницю часу. У практиці господарської діяльності інформація може вимірюватися також:

- кількістю оброблюваних або переданих документів;

- сумарною кількістю документострок в оброблюваних або переданих документах.

Чим чіткіше і об'єктивніше інформація, яка перебуває у розпорядженні системи управління, чим повніше вона відображає дійсний стан і взаємозв'язок в об'єкті управління, тим більше обґрунтовані поставлені цілі і реальні заходи, спрямовані на їх досягнення.

Важливий аспект діагностики підприємств - аналіз інформаційних потоків. Він допомагає контролеру зрозуміти механізм роботи підприємства. У процесі вивчення інформаційних зв'язків та інформаційних потоків служба контролінгу вивчає процеси виникнення, руху і обробки інформації, а також спрямованість і інтенсивність документообігу на підприємстві.

Мета аналізу інформаційних потоків на підприємстві - виявити місця дублювання, надлишку і недоліку інформації, причини її збоїв і затримок.

Найпоширеніший і, очевидно, самий зручний метод аналізу інформаційних потоків - складання графіків інформаційних потоків. Але для побудови графіків інформаційних потоків слід знати (або виробити самим) певні правила їх складання і умовні позначення окремих елементів.

Кожен інформаційний потік - одиничне переміщення інформації - має наступні ознаки:

- документ (на чому фізично міститься інформація);

- проблематику (до якої сфери діяльності підприємства відноситься інформація: до закупівель, збуту продукції, до планування і т.д.);

- відповідальну людину, яка інформацію передає;

- періодичність (частота передачі щомісяця, щокварталу, щодня й т.д.).

Крім цього, на підприємстві існують два основних рівня деталізації інформаційних потоків:

- на рівні всього підприємства, де деталізація здійснюється до рівня цеху (підрозділу), тобто інформація передається між цехами і службами підприємства;

- на рівні цеху (підрозділу) підприємства, де деталізація здійснюється до рівня робочого місця, тобто інформація передається між працівниками цеху і пов'язаними з цехом службами.

Дотримання єдиних правил дає можливість аналітичній службі говорити на одній мові з іншими учасниками процесу аналізу інформаційних потоків (фінансово-економічними службами, відділом автоматизації та ін), оперувати в одному форматі даних. На рівні підприємства доцільно будувати графіки інформаційних потоків з окремих проблем, так як кількість інформаційних потоків (зв'язків) дуже велика, тому важко виявити алгоритм. На рівні ж окремих цехів допускається побудова загального графіка інформаційних потоків з усіх проблем, тому що тут кількість потоків (зв'язків) не надто велика. Якщо ж і на цьому рівні інформаційних потоків багато, то необхідно побудувати окремий графік по кожній проблемі.

До графіка інформаційних потоків додають опис, розшифровку інформаційних зв'язків на підприємстві або в підрозділі.

Складений графік інформаційних потоків має істотний недолік - велика кількість інформаційних зв'язків ускладнює його читання й аналіз, але саме аналіз інформаційних потоків і був метою складання графіка.

Тому в сучасних умовах найбільшою популярністю користуються графіки, що зображують не статичні зв'язки між відділами, а потік документів, пов'язаний з виконанням якогось певного робочого завдання. Такі графіки інформаційних потоків схожі на мережеві графіки, які активно використовуються вже більше двох десятиліть для планування складних науково-технічних проектів. Складання таких «квазі мережевих» графіків тісно пов'язане з теорією реінжирингу бізнес-процесів - найбільш популярної теорією управління компаніями в останні роки.