Графическое планирование рабочего времени

Такое планирование предполагает не просто перечень дел, которые нужно сделать за день, а привязку этих дел ко времени. Графики составляются тогда, когда «делами» являются встречи, переговоры, деловые мероприятия, то есть то, что составляет львиную долю работы руково­дителя.

Основное требование к графикам — наглядность. Да­же при беглом взгляде на него и секретарю, и руководи­телю должно быть понятно, каким свободным и задейст­вованным временем они располагают. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время дня.

Иногда для этих целей хватает обыкновенного органай­зера, чаще используют график на день или на неделю, ку­да предварительно (типографским или компьютерным способом) внесена информация об обязательных меропри­ятиях. Иногда необходим целый стенд, на котором опера­тивно отражается информация об изменениях в расписа­нии.

Традиционное планирование осуществляется на день, не­делю, месяц, квартал, год. Приверженцы такого тайм-ме­неджмента утверждают, что это придает им уверенности от того, что у них все готово заранее, но это же может поме­шать им быстро отреагировать на меняющуюся ситуацию.

Эксперты рекомендуют четко планировать около 60% своего рабочего времени, 20% - резервировать для реше­ния непредвиденных вопросов, а оставшиеся 20% — во­обще посвятить свободной творческой деятельности.

Пример

Консультанты по тайм-менеджменту любят объяс­нять необходимость расстановки приоритетов на примере трехлитровой банки.

Первым делом в эту банку нужно положить как мож­но больше больших камней. Когда можно будет ска­зать, что банка полна, нужно засыпать в нее как мож­но больше гальки.

Если на вопрос «Полна ли банка?» можно дать положи­тельный ответ, ее следует засыпать песком. Опять можно сказать, что банка полна. Но только ес­ли добавить в нее нужное количество воды, она будет полностью заполнена.

Если же полностью заполнить пустую банку водой и добавить немного песка, то вода выльется. Аллегория трактуется следующим образом. У каждо­го есть несколько больших приоритетов в жизни, пред­ставляемых большими камнями. Также есть вещи, которые каждый должен делать, — это галька. Есть также другие вещи, которые приносят удовольствие, — песок. И, конечно же, вещи, которые поглощают все свободные кусочки времени, — вода.