Картка-замінник справи

Справи _________________________________________________________

(індекс за номенклатурою або номер за описом і заголовок)

Опис____________________________________________________________

(номер і назва)

Фонд____________________________________________________________

(номер і назва)

Видані _________________________________

(дата видавання)

________________________________________________________________

(кому видані, куди видані)

до _________________________________

(дата повернення)

Дата

Формат А4 (210х297)

Форма картки-замінника справи

Додаток 5

до п. 9.3.10

________________________________________________________________

(найменування установи)

Акт

___________ N ______________

________________________________________________________________

(місце складання)

про вилучення справ (документів)

________________________________________________________________

(найменування судового або слідчого органу, його поштова адреса)

Підстава __________________________________________________________

__________________________________________________________________

З якою метою вилучаються справи (документи)__________________________

__________________________________________________________________

Вилучаються такі справи (документи) з фонду N _________________

(назва фонду)

Справи (документи) видані в упорядкованому стані, з пронумерованими аркушами і засвідчувальними написами.

Формат А4 (210х297)

Форма акта про вилучення справ (документів)

Додаток 6

до п.4.5.4

__________________________________________________________________

(найменування установи)

Акт

У результаті ________________________________установлено нестачу

(назва заходів)

архівних справ (документів), що перелічені нижче. Заходи щодо розшуку справ (документів) позитивних наслідків не дали, у зв'язку з чим уважаємо можливим зняти з обліку

Разом ______________________________ справ (документів)

(цифрами і літерами)

Зміст утрачених справ (документів) може бути частково відтворений такими справами (документами): ___________________________________________

(номери справ, аркушів,

_________________________________________________________________

їх заголовки)

Дата

Формат А4 (210х297)

Форма акта про нестачу архівних справ (документів)

_____________

* Якщо втрачені документи Національного архівного фонду.

Додаток 7

до пунктів 4.5.6, 8.8.10

________________________________________________________________

(найменування установи)

Акт

На підставі ________________________________________________________

(назва і вихідні дані переліку документів із

__________________________________________________________________

зазначенням строків їх зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)

відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N _______________________

(найменування фонду)

Разом ___________________________ справ за _______________роки

(цифрами і літерами)

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ___________ роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК (ЕК)________________

________________________________________________________________

(найменування державного архіву або органу вищого рівня)

(протокол від _______N_______)

Дата

Додаток 10

до пунктів 5.1.15-5.1.19, 6.1.8, 6.2.2

Засвідчувальний напис справи N _______ (Розділу опису)

У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано _____________________________________________________ аркуша(ів),

(цифрами і літерами)

у тому числі: літерні аркуші________________________________________

пропущені номери аркушів _________________________________ аркушів

внутрішнього опису ______________________________________________

Дата

Формат А4 (210х297)

Форма засвідчувального напису справи

Додаток 11

до пунктів 5.1.22-5.1.26

320

230

Додаток 12

до пунктів 6.1.2, 6.1.6,7.2.6

__________________________________________________________________

(найменування установи)

__________________________________________________________________

(назва розділу або структурного підрозділу установи)

У цей розділ опису внесено ____________________ справ з N ______

(цифрами і літерами)

до N __________, у тому числі:

літерні номери _____________пропущені номери __________________

Дата

Дата

Формат А4 (210х297)

Форма річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання

Додаток 13

до п. 6.2.3

__________________________________________________________________

(найменування державного архіву*)

__________________________________________________________________

(назва фонду)

Фонд N ______________

Опис N _____________

__________________________________________________________________

(назва опису)

Крайні дати справ ___________________

_____________

* Заповнюється в державному архіві

Формат А4 (210х297)

Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного зберігання

Додаток 14

до пунктів 6.3.1, 7.2.6

__________________________________________________________________

(найменування установи)

__________________________________________________________________

(назва розділу або структурного підрозділу установи)

У цей розділ опису внесено __________________________ справ

(цифрами і літерами)

з N __________ до N __________ , у тому числі:

літерні номери ____________________

пропущені номери __________________

Дата

Дата

Схвалено

Протокол ЕК установи

від ___________ N _____

Формат А4 (210х297)

Форма опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання

Додаток 13

ПОРЯДОК

здійснення централізованого державного обліку документів

історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном,

та документів іноземного походження,

що стосуються історії України

1. Цей порядок, розроблений відповідно до ст. 17 Закону України "Про

Національний архівний фонд і архівні установи", визначає здійснення централізованого державного обліку документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.

2. Централізованому державному обліку підлягають усі види зазначених документів з паперовою основою, плівковими та іншими носіями незалежно від форм власності.

3. Виявлення документів здійснюється:

• на підставі міжвідомчих міжнародних угод про співробітництво в

галузі архівної справи;

• в процесі дослідницької роботи працівників державних архівних

установ у архівах за кордоном;

• у ході тематичного виявлення інформації про документи, що

стосуються історії України, на бібліографічному рівні (вивчення науково-інформаційних та науково-довідкових видань).

4. Роботу щодо виявлення та обліку зазначених документів здійснюють центральні державні архіви, галузеві державні архіви, державні архівні установи Автономної Республіки Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя.

5. Документи, виявлені під час закордонних відряджень або за довідниками та іншими науково-інформаційними виданнями, описуються на картках централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки встановленого зразка

6. Документи, а також копії архівних документів, у тому числі на правах оригіналу, юридичних та фізичних осіб, що надійшли з-за кордону на підставі міжнародних угод про співробітництво в галузі архівної справи, шляхом придбання на аукціоні, тендері, за договорами купівлі-продажу, дарування, за заповітом, підлягають фондуванню, описуванню та державному обліку згідно з чинним законодавством.

7. Картки централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки складаються у двох примірниках. Один примірник облікової картки постійно зберігається в державній архівній установі за місцем її складання.

Другий примірник облікової картки державні архівні установи разом із ідомостями про зміни у складі та обсязі фондів подають до Головархіву країни, який створює банк даних "Зарубіжна архівна україніка" (далі - АУ). Картки цих документів повинні мати у правому верхньому куті позначку "ЗАУ".

8. Керівництво та контроль за централізованим державним обліком документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, здійснює Головархів України через Центральний фондовий каталог (далі - ЦФК).

9. Картки в ЦФК ведуться окремо для кожного центрального державного архіву, Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державного архіву області, міст Києва та Севастополя.

10. Цей Порядок може бути застосований також у процесі виявлення документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, якщо таке виявлення здійснюється, представниками інших установ, підприємств і організацій та громадянами.

Затверджено наказом

Головного архівного управління України

від 11 листопада 1999 р. № 67

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

29 листопада 1999 р. за № 816/4109

Додаток

до п. 5 Порядку здійснення

централізованого державного

обліку документів

історико-культурної спадщини,

що знаходяться за кордоном,

та документів іноземного походження,

що стосуються історії України