4. Представницькі заходи.

Для доведення до широкої громадськості своїх ідей і формування певного ставлення до фірми, для реалізації всіх інших задач PR проводяться різні заходи які звернені безпосередньо до аудиторії: лекції, доповіді, промови, інші публічні виступи, бесіди, презентації і таке інше.

Гарні можливості для поширення відомостей про фірму, налагодження контактів, формування позитивного відношення надають різні представницькі заходи. Одним із найбільш дієвих заходів є презентації.

Будь-яка презентація складається з певної послідовності основних елементів, а саме: визначення задачі; логічна послідовність заходів; точний час початку (вказати в запрошенні); визначення кола запрошених (журналістів, відомих осіб, експертів); у останніх з’ясувати інтерес до теми презентації і ступінь інформативності щодо неї; сформулювати ключову фразу, що найбільш запам’ятається; визначити бажані відгуки аудиторії ті їх можливі дії після заходу; сформувати робочу команду; вибрати місце проведення заходу; визначити тих, хто буде виступати; затвердити порядок і тривалість виступів, ознайомитись зі змістом щоб запобігти повторів.

Для проведення презентації необхідно також підготувати роздатковий матеріал для журналістів, для гостей, для дуже важливих гостей, а також купити напої, папки, ручки, сувеніри; звернути увагу на одяг виступаючих і персоналу; все перевірити і особливо технічні засоби.

Особливу роль в проведені представницьких заходів відіграє перше вступне слово, яке має бути коротке і динамічне. Структура вступного слова:

а) привітальні слова (дяка, що знайшли час прийти; виразити надію, що не пожалкують; охарактеризуйте свій досвід щодо предмету зустрічі але без авторитетності; окресліть завдання презентації в рамках інтересів слухачів;

б) представлення (Ім’я посада і досвід ведучого і виступаючих);

в) виголосити мету;

г) положення (спокійно стояти чи переміщатися).

Закінчення презентації, як і її початок, також дуже важливе:

• коротке резюме найважливіших фактів і аргументів, повтор ключових фраз і відеофактів;

• рекомендації щодо очікуваної стратегії поведінки після презентації;

• пропозиції щодо найближчих планів, а якщо вони вже прийняті, то з конкретними термінами;

• оголошення допоміжної характеристики стосовно проблеми.

Закінчують презентацію люб’язностями. Після закінчення презентації чи інших заходів рекомендовано проводити фуршет.