logo
Практикум архів-3

Організація роботи користувачів у читальних залах архівів, їх права та обов'язки

3.1.Архіви надають користувачам за темою їх роботи копії документів

НАФ з фондів користування, а в разі їх відсутності оригінали документів (справи, кіно-, фоно-, відеодокументи), довідковий апарат (довідники, путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо), а за обґрунтованої потреби й згодою керівництва архіву - облікові документи (справи фондів, реєстри описів фондів).

Користувачі можуть користуватися виданнями, що зберігаються у довідкових бібліотеках архівів.

3.2.Документи НАФ надаються на підставі письмового замовлення встановленого зразка (додаток 2).

3.3.Користувачеві може бути видано щоденно не більше 5 описів, 10 бюксів мікрокопій, 10 справ, які за загальною кількістю аркушів не перевищують однієї тисячі аркушів, 50 кальок науково-технічної документації, 20 одиниць зберігання кінодокументів, звукозаписи, що за загальним обсягом не перевищують трьох годин звучання, відеодокументи, що за загальним обсягом не перевищують чотирьох годин екранного часу.

3.4.Справи та документи, на які в архівах існують фонди користування, видаються до читальних залів архівів лише в копіях.

За наявності фонду користування оригінали документів НАФ з метою забезпечення їх збереженості видаються з дозволу керівництва архіву лише у виняткових випадках - для спеціального джерелознавчого дослідження, що потребує вивчення матеріалу носія інформації, зовнішніх ознак документа тощо.

3.5.Працівники архівосховища зобов'язані здійснювати поаркушне перевіряння одиниць зберігання та справ перед їх видаванням користувачеві, а працівники читального залу - після їх повернення користувачем, що фіксується у замовленні на видавання справ (додаток 2).

3.6.У позаробочий час замовлені користувачем документи НАФ зберігаються у спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу.

3.7.Описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам на строк до 5 днів, копії та видання - до одного місяця, оригінали документів НАФ - до 10 днів, оригінали унікальних та особливо цінних документів - до 5 днів.

Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища.

3.8.Якщо користувач не звертається за замовленими документами, то їх повертають до архівосховища після закінчення строку замовлення.

3.9.Збільшення обсягів щоденного видавання документів НАФ користувачеві, продовження строку користування документами та зберігання їх у читальному залі до початку ознайомлення з ними користувача визначаються в кожному конкретному випадку керівництвом архіву, як платна послуга.

3.10.Друковані видання, примірники описів, що містяться в читальних залах архівів, видаються користувачам у день замовлення.

Строк видавання описів, справ, документів не може перевищувати двох робочих днів від часу оформлення замовлення, без урахування дня замовлення.

На прохання користувача за наявності технічної можливості замовлені документи за рішенням керівництва архіву можуть бути видані невідкладно, як платна послуга.

3.11.Справи та документи, що перебувають у незадовільному стані, видаються користувачам лише після проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхових копій. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення.

3.12.Підставою для відмови у видаванні користувачам документів НАФ можуть бути:

відповідно до Закону України "Про інформацію"

особою або правонаступником особливих умов користування документами;

стану, перевіряння наявності документів;

архіву.

3.13.Про відмову в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово з вичерпним зазначенням підстав відмови.

1.14.Користувачі документами НАФ мають право:

документах, доступ до яких не обмежено;

копії в тимчасове користування за межами архіву;

місцезнаходження документів та щодо документів, які зберігаються в інших архівах;

отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторських та суміжних прав, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом;

зміст документів НАФ з обов'язковим посиланням на місця їх зберігання;

полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, портативний комп'ютер, диктофон тощо), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;

перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, яких оформлюють як окремих користувачів;

посадових осіб архіву, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів.

3.15.Обов'язки користувачів документів НАФ:

час роботи в архіві чи користування документами НАФ поза архівом;

НАФ, своєчасно виконувати законні вимоги працівників архіву, запобігати пошкодженню документів, не виносити їх із читального залу, не робити в них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах; не заносити до архіву сторонніх архівних документів у будь-якому вигляді (їх копій) та видань без дозволу керівництва архіву; під час роботи з кіно-, відео-, фото-, фонодокументами, електронними документами та мікрокопіями дотримуватися вимог поводження з цими документами та апаратурою;

довідкового апарату, видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників читального залу про виявлені випадки пошкодження чи недостачі документів;

що містяться в документах НАФ;

використано інформацію архівних документів;

пошук персональних даних, або надавати засвідчені нотаріально доручення від замовників генеалогічних досліджень;

документної інформації з комерційною метою.