Приложение 2

"Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)", разработанная Росархивом в 1991 году.

Государственная система документационного обеспечения управления - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ устанавливает состав управленческих документов, правила оформления управленческих документов, а также рассматривает организацию работы с документами, в т.ч. организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

"Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденная Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. В ней получили развитие положения ГСДОУ.

Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

В соответствии с Инструкцией организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления - службой ДОУ.

Положение "Об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденное Указом Президента от 17.03.1994 № 552

Положение "О Федеральном архивном агентстве", утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290.

В этих Положениях изложены основные положения об организации архивного хранения документов.

Данные Положения регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

В Положении "Об Архивном фонде Российской Федерации" четко закреплен состав Архивного фонда РФ, указан порядок и сроки временного и депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и предприятиях.

В Положении "О Федеральном архивном агентстве" определен статус Федерального архивного агентства, его права, функции и задачи, масштаб деятельности, внутренняя структура. Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации. Росархив ведет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему организации во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

"Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Являются немаловажным нормативно-методическим документом в области хранения документов. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

"Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Справочник, имеющий нормативный характер. Данный документ предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при составлении номенклатуры дел организации, определении сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов в деятельности организации (учреждения) и распространяется на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

"Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

Является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований. Наименования должностей служащих установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР).

Квалификационные характеристики, включенные в данный Справочник, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов. Квалификационные характеристики состоят из трех разделов: "Должностные обязанности", "Должен знать" и "Требования к квалификации".

Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регулирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом.

Квалификационные характеристики должны применяться на предприятиях, в учреждениях и организациях любых форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики.

На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, а также производятся записи в трудовые книжки о наименовании должности работника.

"Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утвержденные Постановлением Правительства РФ от 06.02.2004 № 51.

"Инструкция по заполнению трудовых книжек", утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Необходимы при работе с кадровой документацией.

"Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", утвержденный Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1

В нем приведен перечень форм первичной учетной документации, который состоит из двух разделов: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

В Альбоме представлены формы и инструкция по заполнению форм документов, таких как приказы (распоряжения) о приеме работников на работу, о переводе работников на другую работу, о предоставлении отпуска, о поощрении; о прекращении действия трудового договора, личная карточка работника, график отпусков; командировочное удостоверение; табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы; расчетно-платежная ведомость и др.

"Правила оказания услуг почтовой связи" (введены в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221) "Правила оказания услуг телеграфной связи" (утверждены Постановлением Правительства Российской от 15.04.2005 № 222)

Помогут секретарю грамотно оформить любое почтовое, телеграфное или телексное отправление.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Играет ключевую роль при оформлении документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.

Приложение 3