Уточнение структуры системы

Для реализации системного подхода к решению проблем, направленных на совершенствование системы, необходимо уточнить структуру как объекта управления, так и системы управления этим объектом.

Уточнение структуры объекта управления. Почти для каждой сложной системы понятие "структура" является в значительной мере условным, причем условным оказывается и состав подсистем.

Условность понятия "структура" относится не только к искусственным, но и к естественным системам.

Сгруппировать элементы, которые связаны многочисленными и много-боазными связями, в отдельные, относительно автономные комплексы (под-истемы разных рангов) очень трудно, потому что одни виды связей слабее между одними группами элементов, в то время как другие остаются достаточ-о тесными и нарушают сравнительную автономность выделенных групп. Избежать этих трудностей можно, следуя следующим правилам: d построенная в исследовании структура системы, как правило, должна отражать совокупность подсистем и связи элементов, которые существенны для решения данной конкретной проблемы;

¨ на этом основании построение структуры системы должно быть подчинено решению конкретной проблемы и определяется важнейшими для этой проблемы связями, которые называют системообразующими. Для построения структуры следует:

1. выделить элементы системы;

2. уточнить аспект анализа, важный для решения поставленной проблемы;

3. установить важнейшие для этого аспекта системообразующие связи между элементами;

4) сгруппировать элементы в подсистемы нескольких рангов, исходя из условий относительной автономности этих подсистем, с учетом выделенных системообразующих связей.

Уточнение функционально-информационной структуры системы управления. Фактическое распределение отдельных функций между службами, функциональными подразделениями и информационные связи между ними составляют функционально-информационную структуру системы управления. Соответственно этому система управления не только перерабатывает информацию, но и осуществляет ее сбор, передачу и хранение. Помимо этого, она реализует принятые решения и контролирует их выполнение. Основой функционально-информационной структуры являются достаточно детализированные функции управления. Учитывая иерархическую структуру системы, выделяют функции (подфункции) разных рангов, с гем чтобы установить их взаимосвязи и подчиненность.

При уточнении функционально-информационных структур играют эль две группы информационных документов, составляющих организационное и методическое обеспечение системы управления.

Организационное обеспечение — это совокупность организационно-распорядительной документации, регламентирующей порядок выполнения функций управления, уточняющей, кто, что и когда должен выполнить. Сюда относятся организационные стандарты, положения о подразделениях, должностные инструкции, некоторые приказы, распоряжения и указания.

Методическое обеспечение — это совокупность методик и методических указаний, регламентирующих, как должны выполняться те или иные функции

Уточнение функционально-информационной структуры охватывает состав функций, их распределение и информационные связи, реализуемые на документах или по каналам связи, в условиях использования АСУ.

Состав функций управления и задач (работ) их реализации - это лишь часть исходных данных для построения структуры. Важно уточнить и конкретизировать распределение этих работ по подразделениям и исполнителям (организационным звеньям системы), детализировать информационные связи между ними по содержанию и во времени. Такая конкретизация неизбежно отразит специфику системы управления на данном объекте, а потому задача уточнения функционально-информационной структуры, в той или иной мере, стоит перед каждой системой.

Формирование функционально-информационной структуры включает:

¨ выявление и систематизацию основных функций и подфункций разного ранга методом ветвления (последовательной декомпозиции);

¨ распределение функций разных рангов по конкретным службам, подразделениям и исполнителям, с четким определением их прав и обязанностей по выполнению этих функций и контролю за их выполнением;

¨ конкретизацию информационных связей между службами, подразделениями и исполнителями и выполняемыми ими функциями.

Рассмотрим каждый подэтап более подробно.

Выявление и систематизацию функций управления можно осуществлять тем же методом последовательной декомпозиции, который был использован при построении "дерева целей".

Приступая к систематизации функций, надо разделить всю совокупность функций управления на несколько первичных основных комплексов. Известно, что процесс управления включает: принятие решений; планирование; организацию деятельности; мотивацию; контроль и обеспечение информацией на каждом этапе деятельности организации.

Пример построения "дерева основных функций управления" (общие функции старших рангов) показан на рис. 4.6.

Дальнейшая дифференциация и систематизация функций управления зависит не только от дальнейшей конкретизации объекта управления, но и от уточнения той проблемы, применительно к решению которой проводится анализ системы.

Распределение функций по конкретным службам, подразделениям и исполнителям, принятое на предприятии или в аппарате управления, может быть установлено на основе рассмотрения организационно-методических документов, в том числе положений, должностных инструкций и организационно-методических стандартов.

Как правило, положения и должностные инструкции содержат состав Функций, права и обязанности соответственно для подразделений и специалистов.

Организационно-методические стандарты должны регламентировать взаимосвязи и взаимодействия подразделений и специалистов в реализации определенной функции или групп функций.

Однако, как показывает опыт, фактический состав функций управления зачастую оказывается шире или уже, чем тот, который зафиксирован в организационно-методической документации. Поэтому при выявлении и уточнении функционально-информационной структуры системы управления рекомендуется не ограничиваться рассмотрением действующих положений, должностных инструкций и организационных стандартов, а осуществлять более детальное обследование каждого подразделения, анализировать состав его входящей и исходящей информации, определять сущность операций по переработке информации, проводимых в подразделении, состав подготавливаемых и реализуемых управленческих решений.

Конкретизация информационных связей. При формировании функционально-информационной структуры системы управления необходимо не только выявить состав функций, их размещение по службам, подразделениям и исполнителям, но и конкретизировать информационные связи как между отдельными звеньями, так и между разными функциями, которые оказываются информационно взаимосвязанными. Результаты такой конкретизации удобно фиксировать в виде технологической схемы сбора, передачи, хранения, переработки и использования информации.