Группы посетителей

С точки зре­ния практической организации приема для секретаря важно выделить:

• посетителей, пришедших по предварительной догово­ренности;

• посетителей, прибывших внезапно;

• VIP-посетителей, перспективных клиентов, партнеров;

• посетителей-«просителей»;

• посетителей, приехавших в командировку;

• делегации;

• сотрудников (по текущим и личным вопросам).

Организация приема имеет свои особенности в зависимости от той или другой категории посетителей.

Прием представителей других организаций

В секретарской практике сформировалась определен­ная процедура приема посетителей:

• в первую очередь необходимо поздороваться, попросить по­сетителя представиться и выяснить, назначен ли ему прием;

• если у посетителя нет визитной карточки, его фами­лия, имя и отчество заносятся в рабочий блокнот секре­таря и уточняется вопрос, который он собирается обсуж­дать с руководителем;

• если представление проходит с помощью визитной кар­точки, секретарь должен с благодарностью принять ее и внимательно ознакомиться с ней;

• впоследствии данные с визитной карточки заносятся в персональный компьютер или визитка помещается в картотеку;

• секретарь может предложить визитную карточку своей организации;

• посетители входят в кабинет руководителя после до­клада секретаря, исключение составляют только те ли­ца, которым право входа без доклада предоставлено са­мим руководителем;

• секретарь должен иметь отличную память на лица, име­на, отчества и фамилии — ему следует узнавать посети­теля, который уже приходил;

• факт приема (рассмотрения вопроса, решений, пору­чений) должен быть зафиксирован;

• не практикуется приглашать в кабинет руководителя по­сетителя в верхней одежде;

• всегда необходимо выяснять цель визита.

Пример

Случается, что вопрос о цели визита возмущает по­сетителя, кажется ему вторжением в частную жизнь. В этом случае секретарю следует спокойно разъяс­нить, что он не имеет никаких тайных соображений, а лишь старается убедиться, что посетитель обра­тился по правильному адресу и только от беседы с этим человеком зависит решение вопроса. В необходимом случае секретарь должен перенаправить посетителя к соответствующему компетентному ра­ботнику, может быть, даже в другую организацию.