Встреча гостей

Встреча посетителя должна включать: личное пред­ставление сотрудника, ответственного за встречу посе­тителя; запись посетителя в журнале посещения.

Не обязательно каждого вошедшего встречать улыбкой, однако желательно, чтобы посетитель сразу почувствовал, что секретарь готов его внимательно выслушать, при­нять в нем участие, максимально постараться помочь ре­шить проблему.

Прием VIP-посетителей имеет следующие особеннос­ти:

• как правило, осуществляется по предварительной дого­воренности, и требуется согласовать время приема та­ким образом, чтобы оно было удобным как для посети­теля, так и для руководителя;

• в силу занятости сторон такое согласование приходит­ся производить неоднократно;

• если партнеры хорошо знакомы, они могут договорить­ся о встрече или о ее переносе (отмене), минуя секрета­ря, — это может привести к многочисленным наклад­кам с другими встречами;

• прием очень часто сопровождается подачей чая-кофе, на­питков, кондитерских изделий, во всяком случае их необходимо предложить;

• важно уметь правильно себя вести при приеме важных клиентов;

• чем влиятельнее и амбициознее человек, тем больше он может позволить себе манипуляции со временем, появиться раньше или позже запланированного време­ни — и в то же время нельзя заставлять его ждать.