4.5. Организация и состав офиса проекта

Для реализации функций управления проектами менеджеру и его команде требуется офис. Современное понятие офиса проекта включает в себя большое количество технических и организационных решений.

1. Помещение:

• проектирование пространственно-планировочных решений – основных помещений головного офиса проекта;

• проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью.

2. Оргтехника и вспомогательное оборудование:

• устройства для организации документооборота;

• организационные средства – доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний;

• организационная техника – копиры, проекторы, уничтожители бумаги;

• средства безопасности – сигнализация, регламентация доступов в помещение;

• хозяйственный инвентарь и оборудование.

3. Программно-компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:

• компьютерная техника – сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;

• программное обеспечение;

• средства связи – телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, мобильные телефоны.

Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. База данных документов должна быть элементом единой базы данных, информации и знаний команды проекта; она формируется как централизованный электронный архив документов (включающий, в том числе и бумажные оригиналы, и электронные копии оригиналов бумажных документов).

Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включать следующие ключевые компоненты:

• систему управления хранением документов – программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом проекта (централизованным архивом);

• систему управления документооборотом – программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию и контроль документопотоков;

• набор стандартных бизнес-приложений для подготовки документов – текстовых процессоров, электронных таблиц;

• систему экспорта/импорта документов.

В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения электронного офиса выступает система управления полномочиями пользователей, которая осуществляет разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

Основные права и возможности проект-менеджера и природа самого проекта будут влиять на структуру офиса проекта. Наличие или отсутствие централизованной службы планирования и контроля операций также повлияет на организацию офиса. Кроме традиционной организации проектного офиса на практике используется виртуальный офис, под которым понимается сеть свободно взаимодействующих специалистов, находящихся в различных местах. Они разрабатывают совместный проект (или ряд взаимосвязанных проектов), находясь между собой в отношениях партнерства, сотрудничества и координации. Объединение ресурсов при создании виртуального офиса проекта характеризуется территориальной независимостью, а сотрудничество членов команды организуется на время жизненного цикла проекта. Инфраструктура виртуального офиса проекта должна включать следующие составляющие:

• сеть Internet;

• международный стандарт для обмена данными, например по моделям продукции STEP (Standard for the Exchange of Product model data);

• стандарты взаимодействия прикладных программ, например стандарты CORBA (Common Object Request Broker Architecture).

Программно-коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную информационную поддержку жизненного цикла проекта. В западной методологии такая поддержка называется CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support). Сегодня CALS, по своей сути, — глобальная стратегия повышения эффективности бизнес-процессов, выполняемых в ходе жизненного цикла проекта, продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации, порождаемой на всех этапах жизненного цикла. Средствами реализации данной стратегии являются CALS-технологии, в основе которых лежит набор интегрированных информационных моделей: самого жизненного цикла и выполняемых в его ходе бизнес-процессов, продукта, производственной и эксплуатационной среды. Возможность совместного использования информации обеспечивается применением компьютерных сетей и стандартизацией форматов данных, обеспечивающей их корректную интерпретацию.