2. Методи вдосконалення бізнес-процесів.

Управління бізнес-процесами довело свою ефективність, і в даний час багато компаній займаються вдосконаленням бізнес-процесів, і інтерес до цієї теми не слабшає вже кілька років. Більшість книг з управління бізнес-процесами дає загальні рекомендації щодо їх вдосконалення, а на практиці потрібен набір методів, які може застосувати будь-який керівник, який удосконалює свій бізнес-процес.

Найбільш часто використовувані методи вдосконалення бізнес-процесів:

1) Число учасників процесу має бути мінімальним. Вдосконалення бізнес-процесів необхідно починати з перевірки можливості мінімізації учасників бізнес-процесу. Чим більше учасників, тим більше інформаційних розривів і різних думок, що кардинальним чином уповільнює бізнес-процес. Необхідно усунути весь допоміжний персонал в процесі - секретарів, адміністраторів, помічників, тому що учасники процесу виконають процес швидше без них.

2) Участь керівників у бізнес-процесах має бути мінімальною і тільки при гострій необхідності. Одним з методів вдосконалення бізнес-процесів є виключення з процесу керівників. Як правило, керівник не може детально зануритися в ситуацію, і його участь лише уповільнює бізнес-процес, в додаванні до цього, учасники процесу втрачають самостійність, що знижує якість отриманих результатів.

3) Зайвий контроль у процесі повинен бути усунутий. Як правило, в процесі, що проходить через безліч функціональних підрозділів, кожен керівник дивиться результати всіх своїх підлеглих, що займає безліч часу. Найбільш ефективно вдосконалювати бізнес-процеси, прибираючи зайвий контроль і забезпечуючи єдиний контроль загального результату бізнес-процесу.

4) Виконання функцій в бізнес-процесі потрібно по можливості робити паралельним. В даний час швидкість виконання бізнес-процесу є важливим чинником в конкурентній боротьбі і для підвищення швидкості виконання бізнес-процесів можливо багато роботи виконувати паралельно, що дещо ускладнює бізнес-процес, але зате забезпечує швидкість виконання.

5) Процеси необхідно типізувати. Більшість варіантів процесів є ініціативою учасників і можуть бути типізовані, і чим вище типізація процесів, тим простіше їх подальша автоматизація і навчання. Багато процедур можуть бути зайвими при певних екземплярах процесу, тому вдосконалення бізнес-процесу полягає у визначенні декількох типізованих сценаріїв бізнес-процесу.

6) Процеси необхідно спрощувати для простоти роботи. Ускладнення процесів повинно бути викликано гострою необхідністю (як правило, вимоги зовнішнього законодавства - SOX). Вдосконалення бізнес-процесів полягає в спрощенні (по можливості) існуючих бізнес-процесів. Простота процесу дозволить учасникам процесу працювати в ньому з меншою кількістю помилок і більшою швидкістю.

7) Бенчмаркінг процесу. Удосконалення бізнес-процесу шляхом вивчення кращого досвіду найбільш ефективно. Більшість тільки порівнюють показники бізнес-процесів між собою, але реально в рамках бенчмаркінгу бізнес-процесу проводиться вивчення процесів і процедур більш високого рівня для поліпшення поточної діяльності організації. Удосконалення процесів з використанням бенчмаркінгу найбільш просто в разі доступності кращих практик.

Термін бенчмаркінг походить від англійського «Benchmarking» - процедура пошуку, аналізу та впровадження в практику роботи фірми технологій, стандартів і методів роботи кращих (першокласних) організацій-аналогів. У процесі бенчмаркінгу здійснюється пошук організацій, які показують найвищу ефективність у своїй галузі, дослідження шляхів досягнення цих результатів і впровадження аналогічних процедур у власних умовах. Об'єктами бенчмаркінгу можуть бути: продукція, витрати, бізнес-процес, стратегія і т.п.

8) Перебудова процесу. Удосконалення бізнес-процесу через його перепроектування (реінжиніринг) вимагає створення команди по перебудові процесу, яка буде створювати новий процес без уваги до існуючих. Перепроектування процесу звичайно застосовується до тих процесів, які погано працюють зараз.

9) Впровадження циклу постійного удосконалення бізнес-процесу. Для вдосконалення бізнес-процесів необхідно, після того як проведено кардинальне вдосконалення, розробити систему постійного аналізу та вдосконалення бізнес-процесу. Дуже важливо, щоб до завершення проекту по вдосконаленню бізнес-процесів для них були розроблені процедури постійного вдосконалення.