8.4. Порядок передачи документов внутри организации

8.4.1. Централизованная передача документов между структурными подразделениями организации осуществляется через курьеров службы управления документацией, децентрализованная – через лиц, ответственных за делопроизводство (документационное обеспечение) структурных подразделений. При передаче документов делаются соответствующие отметки в регистрационной карточке (форме) сопровождения передачи.

8.4.2. В автоматизированной системе управления документацией организации, передача документированной информации в виде ЭлД осуществляется в соответствии с программами маршрутизации по телекоммуникационным каналам компьютерной сети.

Часто повторяемые передачи документов подлежат регламентации со стороны службы управления документацией организации, по которым в АСД могут быть настроены типовые маршруты передачи ЭлД.

Маршрутизация передачи ЭлД может быть параллельной и последовательной. При необходимости схема маршрутов движения и передачи ЭлД может иметь сетевую (древовидную) структуру.

При маршрутизации ЭлД должна обеспечиваться возможность постоянного мониторинга (контроля) местонахождения и состояния (целостности, ненарушимости) документа на всем протяжении или в определенных точках (пунктах) маршрута.