8.5.3. Порядок приема-передачи документной информации по электронной почте

8.5.3.1. Групповая и индивидуальная технология работы с документной информацией реализуются на основе информационной технологии интернет/интранет (или аналогичной). Доступ к базам документов по интернет/интранет-технологии предполагает возможность оперативного доступа к банкам и отдельным документам (БД и ЭлД) в пределах корпоративной сети. Доступ и режим работы регламентируется в соответствии с компетенцией работников, должностными и рабочими инструкциями.

8.5.3.2. Технологический процесс приема-передачи документной информации по электронной почте в организации должен обеспечивать:

- подготовку документов на основе стандартных (утвержденных) бланков;

- протоколирование (документирование) работы исполнителей путем записей в базы данных версий создаваемых документов;

- учет использования бланков и идентификацию создаваемых, визуализируемых на мониторе ПК и распечатываемых документов;

- действие механизма гарантированного однозначного соответствия между документом – бумажным носителем, подписанным (завизированным, утвержденным) ЭЦП руководителя, и электронной копией документа (ЭлД), хранящейся в базе данных.

8.5.3.3. При групповой технологии работы в сетевом варианте обеспечивается протоколирование процесса обращений в коллективных базах документов.

8.5.3.4. При индивидуальной технологии работы протоколирование процесса подготовки документов отдельными сотрудниками осуществляется в локальном варианте в локальных базах документов.

8.5.3.5. Индивидуальной и коллективной технологией предусматривается возможность обмена документной информацией (записями о документах) посредством экспорта записей в выходной блок УЭП, передачи записей файла, обмена, помещения данных во входной блок другой системы, импорте записей о документах из входного блока УЭП.

8.5.3.6. Формат файла обмена должен быть стандартным.

8.5.3.7. Передача записей (файла) обмена между территориально удаленными УЭП осуществляется в виде почтового сообщения с целью передачи его адресату средствами почтовой службы корпоративной сети (протоколы SMTP, POP3 или аналогичные).

8.5.3.8. Для реализации режимов технологических процедур «отправить (разослать)» документы адресатам в компьютерной сети организуется база корреспондентов, адресатов с указанием адресов электронной почты.

8.5.3.9. Прием (импорт) записей из файла обмена осуществляется в автоматизированном режиме путем периодической проверки поступлений записей (файлов), обмена и их ввода при необходимости. Пересылка записей сопровождается подтверждением доставки. УЭП-получатель после приема (импорта) записи должен отправить подтверждение в УЭП-отправитель. В случае неподтверждения доставки в течение определенного времени УЭП-отправитель должен повторить отправку.

8.5.3.10. Технологией предусматривается режим электронной рассылки уведомлений, т.е. определенных выходных форм (контрольных карт, списков предупредительного контроля и др.) средствами электронной почтовой службы. Рассылка инициируется оператором-исполнителем подразделения делопроизводства и производится в виде почтовых сообщений (протоколы SMTP, POP3 или аналогичные), выбранных адресатом. Получение уведомлений адресатом может производиться почтовым агентом и должны сопровождаться подтверждением получения.