2. Управление библиотекой: общетеоретические основы

Управление библиотекой – это деятельность, направленная на обеспечение функционирования библиотеки, повышение эффективности ее работы и развитие в соответствии с меняющимися потребностями пользователей и условиями внешней среды.

Содержание понятия управление библиотекой можно рассматривать в широком аспекте как область профессиональной деятельности, как науку и искусство, составную часть совместного труда, воздействие на людей и производство.

Субъектом управления выступают управляющие лица (руководители разных уровней) и коллективные органы (администрация, комитеты, советы, комиссии).

Объект многообразен: это сама библиотека и ее структурные подразделения, библиотечно-библиографические ресурсы, экономические ресурсы (финансы и материально-техническая база), кадровые ресурсы, направления деятельности и др. Каждый из объектов управления может рассматриваться как подсистема. Взаимосвязь субъекта и объекта реализуется через систему управления, включающую закономерности, принципы, цели, функции, методы, структуру и кадры управления.

Закономерности устанавливают общие, существенные и необходимые связи между явлениями, это начальный этап формирования закона. Закономерности позволяют проводить научный анализ системы и оценивать ее состояние, учитывать временной фактор и уровень развития системы управления, устанавливать границы субъективного фактора управления, осуществлять системный подход к управлению. Управлению библиотекой присущи следующие закономерности:

а) единство системы управления производством, т.е. целостность, стабильность, устойчивость внутренних связей библиотеки. Проявляется в единых принципах, формах, методах и др.;

б) пропорциональность производства и управления, т.е. управляющая и управляемая системы должны соотноситься по масштабам, уровню технической оснащенности и т.д.;

в) централизация и децентрализация управления, т.е. необходимость распределения задач, полномочий по уровням иерархии;

г) соотносительность и адекватность управляющей и управляемой системы, т.е. обеспечение объективности принимаемых решений и обратная связь.

Закономерности реализуются через принципы управления, т.е. форму сознательного использования объективных закономерностей в практической деятельности, правила, которыми руководствуются органы управления в силу социально-экономических условий, сложившихся в обществе. Из этого следует, что при смене условий меняются и принципы управления. Принципы управления библиотекой (И. М. Суслова, А. Н. Ванеев, А. И. Пашин):

1) научность, т.е. необходимость применения на практике достижений науки. Это преграда волюнтаризму и субъективизму;

2) систематичность и комплексность, так как управляемый объект – это система;

3) демократический централизм – разумное сочетание централизации при участии коллектива;

4) организационные принципы, включающие единоначалие и коллегиальность, принцип обратной связи, принцип делегирования полномочий, принцип рациональности экономического управления.

Специалисты в области управления добавляют в число принципов такие, как:

5) политический подход к делу;

6) плановое ведение хозяйства;

7) материальное и моральное стимулирование;

8) принцип правильного подбора и расстановки кадров;

9) принцип ответственности;

10) принцип преемственности управленческих решений.

Цели управления могут быть различны, что следует из определения: обеспечение функционирования библиотеки (поддержание достигнутого уровня), повышение эффективности работы (качество) и развитие. В зависимости от характера целей формируются типы УБ: 1) реактивное, цель здесь известна, ясна и стабильна; 2) программно-целевое, постановка конкретной цели и разработка программы для ее достижения; 3) проблемно-ориентированное, цель не понятна, библиотека находится в сложной кризисной ситуации, управление строится вокруг проблемы.

Функции управления – специализированные виды управленческой деятельности, отличающиеся однородностью содержания работ и их целевой направленностью. Функции делятся на общие для всех уровней и конкретные, зависящие от специфики объекта. В библиотековедческой литературе нет единства в отношении количества и наименования функций управления. Целесообразно выделить содержательные (присущие всему управлению) и процессуальные (относящиеся к отдельному этапу) функции. Содержательные функции: целеполагание, принятие управленческих решений, информационное обеспечение.

Целеполагание – постановка цели, ее определение и формулировка. Цель управления – это совокупность качественных характеристик будущего состояния библиотеки. Цели различаются по значимости (миссия – самая главная цель, характеризующая смысл деятельности и специфику библиотеки, ее отличие от других социальных институтов, стратегические, тактические, оперативные цели); направленности (коммерческие и некоммерческие); характеру (качественные и количественные); времени (долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные). Цели должны соответствовать таким критериям и требованиям, как: а) конкретность и измеримость; б) дифференцированность; в) непротиворечивость и бесконфликтность; г) достижимость.

Процесс целеполагания включает стадии: анализ ситуации и определение потребностей; выбор приоритетных вариантов развития; уточнение, детализация; определение сроков реализации; контроль реализации.

Управленческое решение (УР) – результат конкретной управленческой деятельности, «творческое волевое действие субъекта управления» (Н. С. Карташов). Виды УР подразделяются: по функциональной направленности (прогнозирующие, планирующие, организационные, регулирующие, контролирующие и т.д.); по организации (индивидуальные, групповые и коллективные (коллегиальные); по длительности действия (стратегические, тактические, оперативные); по способу фиксации (письменные (документированные), устные, виртуальные); по характеру человека (интуитивные, на основе суждения и рациональные; инертные, осторожные, уравновешенные, импульсивные, рискованные). При выработке и принятии решения необходимо учитывать требования: а) обоснованность; б) практическая применимость; в) экономичность; г) согласованность с ранее принятыми решениями; д) четкость формулировок; е) своевременность.

Процесс принятия УР включает стадии: информационная подготовка, где происходит сбор и обработка информации, анализ ситуации, формулировку проблемы, выявление причинно-следственных связей; принятие УР, включающее разработку вариантов решения, выбор лучшего и его оформление; реализация УР: согласование УР с исполнителями, разработка графиков, создание условий, контроль и оценка исполнения.

Информационное обеспечение управления предполагает сбор, анализ, обработку информации, необходимой для осуществления всех функций. Информация – основа любого процесса. Данная функция требует такой организации, при которой оптимально соединяются внутренние и внешние потоки информации. Требования к информационному обеспечению: а) достоверность; б) конкретность; в) полнота; д) оперативность; е) соответствие уровню управления.

Процессуальные функции управления. Планирование – определение целей библиотеки, способов и путей их достижения. В результате составляется план – мотивированная модель действий на основе конъюнктурного прогноза и поставленных целей. Цели планирования: защитная (меры по реализации выявленных проблем) и арифмативная (закрепление успешных результатов, их расширение и координация деятельности).

В библиотеке применяется директивное планирование, т.е. устанавливаемое сверху, оно подкрепляется финансированием и неукоснительно выполняется (государственный или муниципальный заказ, лимиты) и индикативное (носит информационный, ориентирующий характер, основывается на контрольных цифрах, опирается на экономические регуляторы).

Принципы планирования: научность (предохраняет от субъективизма и волюнтаризма); конкретность и уплотненность плана (четкая постановка целей и задач, определение объемов работы); координированность (согласованность планов по срокам, уровням и т.д.); непрерывность и систематичность.

Методы планирования: аналитический (экстраполяции), нормативный, балансовый, программно-целевой, сетевой.

Виды планов библиотеки: по продолжительности (стратегический, тактический, оперативный); по уровню составления (высшего звена, среднего звена, низшего звена); по повторяемости (систематический, разовый, который, по сути, является не планом, а проектом); по охвату (индивидуальный план работы сотрудника; структурного подразделения; общебиблиотечный одной библиотеки; сводный нескольких библиотек); по содержанию (универсальный и тематический).

Основу плана составляют плановые показатели – количественно определенная величина, являющаяся результатом измерений или расчета, т.е. ее получают путем непосредственного измерения этой величины или сравнением ее с др. величиной. Показатель – форма выражения конкретного задания. Основные измеримые плановые показатели: количество читателей, новых поступлений, массовых мероприятий, библиографических справок; расчетные: книговыдачи, посещения и др. Виды плановых показателей: конечные и промежуточные; количественные и качественные; директивные и информационные. Все показатели взаимосвязаны и образуют единую и обязательную для всех уровней систему. Система должна быть сводимой и сопоставимой, комплексной и адресной.

Основным и обязательным для всех библиотек является годовой план работы. Этапы составления годового плана:

1) формулирование основных направлений и задач;

2) составление и обсуждение проектов плана в структурных подразделениях;

3) составление общебиблиотечного плана и обсуждение его в коллективе;

4) подписание плана руководителем библиотеки и утверждение учредителем.

Структура годового плана различается, один из вариантов дан в «Справочнике библиотекаря». Он включает такие разделы:

1) основные задачи (события) года;

2) свод главных цифровых показателей по основным направлениям;

3) формирование фонда и отражение в справочном аппарате;

4) мероприятия по привлечению читателей, совершенствованию их обслуживания, по рекламе библиотеки;

5) организационная и методическая деятельность;

6) развитие материально-технической и технологической базы;

7) доходы и расходы, мероприятия по укреплению финансовой базы;

8) социальное развитие коллектива, повышение квалификации;

9) меры по совершенствованию управления библиотекой. Разделы плана составляются в текстовой, таблично-числовой и смешанной форме.

В последние десятилетия в российских библиотеках активно приступили к освоению методики и составлению стратегических плановых документов. Традиционно в отечественной теории управления использовалась методика перспективного планирования (пятилетнего), в которой предполагались стабильность внешних условий и обязательное поступательное движение. В условиях рыночной экономики и нестабильности это оказалось непригодным. Виды стратегических плановых документов: концепция; стратегический план; целевая программа как самостоятельный документ или часть стратегического плана. Основной метод стратегического планирования составление «дерева целей и задач».

Организация как функция управления включает три аспекта. Организация работы библиотеки – это деятельность субъектов управления, направленная на обеспечение функционирование библиотеки и достижение оптимальных результатов. К этому аспекту относятся вопросы определения оптимальной структуры, построения технологических процессов и обеспечения ресурсами. В результате формируется структура библиотеки, разрабатываются алгоритмы выполнения процессов и т.д. Организация труда коллектива – комплекс мероприятий, обеспечивающих рациональную упорядоченность действий в коллективе. Должна осуществляться как НОТ. Организация управления – целесообразное построение системы управления в соответствии с необходимостью упорядочения совместной деятельности.

Организация работы библиотеки сходна с организацией в других отраслях, однако имеются и особенности:

а) научная организация труда распространяется и на библиотекаря, и на читателя;

б) творческий характер библиотечного труда, плохо поддающийся нормированию;

в) множество повторяющихся несложных операций и действий, которые нужно механизировать и автоматизировать;

г) сэкономленное время используется для совершенствования обслуживания читателей.

НОТ направлена на решение экономических, психофизиологических и социальных задач, которые взаимосвязаны. Основные направления НОТ и их содержание.

1. Совершенствование библиотечных технологий (БТ). БТ – совокупность процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование библиотеки. Требования к библиотечным процессам: оптимальность, прямоточность, ритмичность и уплотненность. БТ фиксируется в технологических картах, алгоритмах, блок-схемах процессов.

2. Разделение и кооперация труда. В результате создается организационная и управленческая структура библиотеки. Организационная структура – совокупность подразделений, выделяемых по разным признакам (выполняемым функциям, отраслевому, типо-видовому или языковому составу фонда, категории обслуживаемых пользователей и др.). Структура управления – упорядоченная совокупность уровней управления, находящихся в устойчивых отношениях, обеспечивающих развитие библиотеки. Бывает двух видов: иерархическая бюрократическая (линейная, линейно-функциональная, линейно-штабная) и адаптивная органическая (проектная, матричная). Разделение и кооперация труда фиксируется в Уставе (Положении о библиотеке), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях (типовых или персонифицированных).

3. Нормирование библиотечных процессов. Нормирование – процесс определения меры затрат труда в виде норм для выполнения за единицу времени библиотечной работы в конкретных условиях. Результат – норма (мера чего-либо), норматив (показатель на основе нормы). Виды норм и нормативов: по объекту (нормы времени, выработки, нагрузки, обеспеченности); по охвату (нормы операционные, комплексные); по уровням составления и действия (нормы типовые, отраслевые, местные). Методы нормирования: хронометраж, фотография рабочего дня (ФРД) и само-ФРД, метод моментных наблюдений, аналитический метод. Требования к нормированию: сопоставимость, прогрессивность, методическое единство и регламентирующий характер.

4. Совершенствование условий труда. Условия труда в библиотеках: материально-технические (касаются здания/помещения, мебели и оборудования), организационно-экономические (режим работы, оплата труда и стимулирование), социально-психологические (климат в коллективе), санитарно-гигиенические (режим освещения, отопления, влажности, пылеудаления и др.), эстетические (метаинформация, дизайн интерьера и озеленение).

5. Организация рабочих мест. Рабочее место – участок трудовой деятельности, оснащенный специальным оборудованием, необходимым для выполнения определенных технологических операций. В помещении библиотеки выделяются зоны: служебная (комплектования, обработки, хранения фонда и др.), читательская (открытый доступ, абонемент, читальный зал и др.) и отдыха. В связи с автоматизацией и компьютеризацией библиотечно-библиографических процессов создаются автоматизированные рабочие места (АРМ) комплектатора, каталогизатора, консультанта, библиографа, методиста, подразделения учета и регистрации читателей и др.

Регулирование обеспечивается путем создания графиков и планов устранения неполадок.

Учет – статистическая регистрация и подсчет фактов в целях количественной и качественной характеристики явлений. Сущность функции учета заключается в наблюдении, обнаружении и фиксации всех процессов деятельности в установленных формах (формуляры, регистрационной карточки, накладные, Дневник библиотеки и т.д.). Требования к учету: полнота, достоверность и единство методики. Виды учета: оперативный, бухгалтерский, статистический. На основе данных учета составляется отчетность – совокупность показателей, характеризующих деятельность библиотеки за определенный период времени. Виды отчетных документов: статистический (цифровой), информационный (текстовой), социальный (перед населением). Отчеты по периодам соответствуют планам. Основным для общедоступных библиотек является годовой статистический отчет (форма № 6-нк) На основе учета и отчетности формируется библиотечная статистика (БС).

Требования к БС: полнота информации, достоверность и единство методики. Показатели БС: абсолютные (число читателей, книговыдач, посещений, мероприятий массовой работы, библиографических справок, поступивших изданий и т.д.) берут из форм оперативного учета; средние (например, средняя дневная посещаемость) рассчитываются путем деления общего числа посещений на количество рабочих дней в году; относительные характеризуют качественную сторону библиотечной деятельности и включают показатели динамики (изменения во времени – абсолютный прирост, темп роста, темп прироста), структуры (состав статистической совокупности – фонда, читателей, сотрудников библиотеки), интенсивности (частоты явлений – книгообеспеченность, обращаемость фонда, читаемость, посещаемость). Показатели могут быть изображены графически в виде столбиковых, линейных и секторных диаграмм.

Этапы БС: 1) статистическое наблюдение (сплошное или выборочное, методы – изучение документов, опрос); 2) статистическая сводка и группировка данных; 3) статистический анализ, раскрывающий и интерпретирующий данные статистики. БС регламентирует ГОСТ 7.20 – 2000 «Библиотечная статистика».

Контроль – функция управления, заключающаяся в сравнении достигнутого состояния с целями, планами и нормами. Позволяет выявить отклонения от норм, плановых заданий, снять неопределенность в управленческих действиях, предвидеть кризисные ситуации, корректировать работу, фиксировать успехи и оценивать достижения. Требования: всесторонность, непрерывность, гласность в обсуждении результатов. Виды контроля: по субъекту (внутрибиблиотечный, государственный финансовый, правовой, аудиторский); по объему (полный, частичный); по направленности (внешний, внутренний). Формы контроля: ревизия, и судебно-бухгалтерская экспертиза, проверка, взаимопроверка, аудит, обследование, инвентаризация, аттестация кадров. Этапы контроля: 1) выбор стандартов и критериев; 2) сопоставление достигнутых результатов со стандартами; 3) реакция на отклонения.

Функция стимулирования – сознательно используемая форма воздействия на коллектив или отдельных работников для обеспечения их заинтересованности в высокопроизводительном труде, своевременного и качественного исполнения служебных обязанностей. Осуществляется в форме материального (заработная плата, премирование) и морального (поощрения, взыскания, льготы, преимущества, награды и похвала) стимулирования. В последнее время специалисты (В. А. Минкина, И. М. Суслова) ставят вопрос о необходимости перехода от стимулирования к мотивации, обращенной к внутренней сфере человека.

В своем единстве функции управления обеспечивают комплексное функционирование и развитие библиотеки как единого организма.

Методы управления – способ воздействия управляющего субъекта на управляемую систему. Большое разнообразие укладывается в две основные группы: 1) принуждение и 2) побуждение, каждая имеет как преимущества, таки и ограничения. В библиотеках традиционно используют три вида методов: административные (регламентирующие, организационно-распорядительные – приказы, распоряжения, указания), экономические (экономический расчет, экономический анализ и др.), социально-психологические (развитие, сплочение коллектива, воспитание и т.д.).

Факторы эффективной организации управления: а) делегирование полномочий; б) формирование горизонтальных связей; в) коллективное управление; г) организационная культура как совокупность ценностей, верований, норм, стиля деловых отношений, традиций, разделяемых всеми членами коллектива.

Библиографический список:

1. Галимова, Е. Я. Организационная культура библиотеки : учебное пособие / Е. Я. Галимова. – Москва : Профиздат, 2002. – 51 с.

2. Дригайло, В. Г. Основы научной организации труда в библиотеке : учебно-методическое пособие / В. Г. Дригайло. – Москва : Либерея-Бибинформ, 2005. – 422 с. – (Библиотекарь и время. XXI век. Вып. 20).

3. Дригайло, В. Г. Основы управления библиотекой высшего учебного заведения : научно-практическое пособие / В. Г. Дригайло, Е. В. Башун, В. Н. Волынец. – 2-е изд., перераб. и доп. – Москва : Либерея, 2004. – 327 с.

4. Карташов, Н. Слагаемые управленческого решения / Н. Карташов // Библиотека. –1996. – № 7. – С. 30 – 32.

5. Куликова, Л. В. Управление и экономика библиотек в переходный период : (материалы для руководителей библиотек) / Л. В. Куликова, Н. В. Могилевер ; Рос. нац. б-ка. – Санкт-Петербург : РНБ, 1995. – 151 с.

6. Мошкина, Н. И Управление библиотекой / Н. И. Мошкина // Справочник библиотекаря / науч. ред. А. Н. Ванеев, В. А. Минкина. – 2-е изд., испр. и доп. – Санкт-Петербург, 2001. – С. 216 – 245.

7. Научная организация труда в библиотеках : практическое пособие / под ред. А. Н. Ванеева. – Москва : Книга, 1980. – 87 с.

8. Рудич, Л. И. Менеджмент как система управления библиотекой / Л. И. Рудич // В практику библиотек : материалы областных мероприятий по повышению квалификации библиотечных работников / Тюмен. обл. науч. б-ка. – Тюмень, 1994. – Вып. 9. – С. 3 – 8.

9. Суслова, И. М. Менеджмент в современной библиотеке : научно-методическое пособие / И. М. Суслова, В. В. Кармовский. – Москва : Либерея, 2004. – 175 с. – Гл. 5, 7 – 8.

10. Суслова, И. М. Основы библиотечного менеджмента : учебно-практическое пособие / И. М. Суслова. – Москва : Либерея, 2000. – 232 с. – Гл. 8 – 9, 11 – 14.

11. Суслова, И. М. Управленческий учет в библиотеке : (библиотечная статистика : современное состояние, проблемы) : учебное пособие / И. М. Суслова, Т. Л. Манилова. – 2-е изд., дораб. и доп. – Москва : МГУКИ, 2000. – Гл. 1, 2.

12. Тюлина, Н. И. Концепция научного управления библиотекой / Н. И. Тюлина // Библиотековедение. – 1994. – № 3. – С. 3 – 18.

13. Управление библиотекой : учебное пособие / С. А. Аверьянов [и др.] ; под общ. ред. А. Н. Ванеева. – Санкт-Петербург : Профессия, 2002. – 302 с.

14. Чернякова, Ю. Стратегическое планирование в ЦБС / Ю. Чернякова // Библиотека. – 1997. – № 11. – С. 23 – 26.