1. Документационное обеспечение управления библиотекой. Правила оформления документов

Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это такое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. Составной частью документационного обеспечения управления в библиотеке является документирование – процесс составления и оформления документов.

Объектом изучения в делопроизводстве является документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Такой документ называется официальным (управленческим). Документы могут отражать общие вопросы управления или отдельные специальные стороны деятельности учреждения (в том числе библиотеки). Успех или неуспех, а также правильность принятия управленческого решения имеют прямую зависимость от безошибочно составленного и оформленного документа.

Как и любые другие документы, служебные выполняют несколько функций: коммуникативную, управленческую, правовую, информационную, социальную и культурную.

Документ, созданный в сфере деятельности организации, является элементом соответствующей системы документации, под которой понимается «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» (ГОСТ Р 51141 – 98). Системы документации отражают особенности содержания документов, вошедших в эти системы, и правила их составления.

Служебные документы в зависимости от сферы деятельности подразделяются: на управленческие, научные, технические (конструкторские) и др. Ядром учрежденческой документации являются управленческие документы, обеспечивающие руководство организациями, предприятиями, учреждениями и т.д. Они представлены следующими системами документации:

- по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения (инструкции по делопроизводству, стандарты);

- организационно-правовая (уставы, положения, должностные инструкции, правила);

- плановая (планы, программы);

- распорядительная (приказы, распоряжения, указания, решения);

- информационно-справочная и справочно-аналитическая (письма, протоколы, акты, служебные записки, сводки, обзоры);

- отчетная (отчеты, информационные справки);

- по обеспечению кадрами (по личному составу);

- финансовая (бухгалтерский учет и отчетность);

- по материально-техническому обеспечению;

- договорная.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению информации, необходимой для осуществления управленческих функций организаций.

Структурным компонентом любого управленческого документа является реквизит. Под реквизитом документа понимается «обязательный элемент оформления официального документа» (ГОСТ Р 51141). Основные требования к оформлению реквизитов установлены в ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

К обязательным реквизитам документов всех систем относятся: наименование организации – автора документа; код организации; наименование вида документа или унифицированной его формы; заголовок к тексту; код формы документа; дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа; текст документа; визы согласования, подпись; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

К дополнительным реквизитам документов относятся следующие: наименование структурного подразделения – автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о контроле; отметка о заверении копий; печать; гриф согласования; отметка о наличии приложения: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации; эмблема организации или предприятия; изображение наград; адресат; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес; номер абонентского телеграфа, номер телефона, номер счета в банке; место составления или издания; фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем – обязательно); отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка для автоматического поиска документа и др.

Для составления часто употребляемых видов документов применяют бланки. Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа (ГОСТ Р 51141 – 98).

Бланки печатают типографским способом (в основном с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Федерации – гербовые бланки). Эти бланки являются объектом строгой отчетности. Допускается использовать копии бланков, изготовленные на персональном компьютере или ксероксе, для документов временного срока хранения.

Наиболее распространены следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Расположение реквизитов на документах может производиться угловым и продольным способом. Наиболее удобным и экономичным считается угловое расположение реквизитов. Продольное расположение реквизитов считается более оформительским.

Служебные документы оформляются в основном на бумаге формата А 4 (210 x 297) и А 5 (148 x 210). Кроме того, могут использоваться бланки формата A 3 (297 x 420) и А 6 (105 x 148). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (мм): 20 – левое; 10 – правое; 15 – верхнее; 20 – нижнее. (размеры полей, установленные ГОСТ Р 6.30 – 2003). Печатается текст документов через 1,5 интервала. Расстояние между реквизитами может быть 1,5 – 3 интервала. Если реквизит занимает несколько строк, то его текст печатают через один интервал. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера проставляются посередине верхнего поля листа без точек и тире. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Библиографический список:

1. Зайцева, Т. А. Современные методики делопроизводства в библиотеках : учебно-методическое пособие / Т. А. Зайцева. – Москва : Либерея, 2004. – 128 с.

2. Организация работы с документами : учебник / под ред. В. А. Кудряева. – 2-е изд., прераб. и. доп. – Москва : Инфра-М, 2001. – 592 с. – (Высшее образование).