8.1. Коммуникации в системе управления

8.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату, сдачи в архив или уничтожения образуют документооборот, организация и технология которого находится в зависимости от построения коммуникаций (связей) в системе управления документацией организации. Параметрами оценки документооборота являются:

- количественные показатели объемов документации организации;

- содержание документов, составляющих документооборот и определяющих направления документопотоков, т.е. упорядоченного движения документов по технологической цепи операций обработки документов и переработки содержащейся в них информации;

- плотность (интенсивность, мощность) документопотока;

- дискретность (прерывный характер) документопотока;

- оперативность (скорость, периодичность, временной режим) исполнения и движения документов.

Примечание: методические указания по аналитической оценке ряда показателей документооборота, документопотоков и в целом системы управления документацией в организации содержатся в справочном Приложении Б к настоящему стандарту.

8.1.2. Порядок движения документов в организации закрепляется технологическими схемами движения документов, представляющими собой определенный алгоритм (регламент, предписание) последовательных действий в процессе работы с документацией. Названные схемы могут служить организационно-технологическими нормативно-методическими документами в системе управления документацией организации. Они разрабатываются при координации службы управления документацией и утверждаются руководством организации.

8.1.3. По особенностям содержания документации в документообороте организации выделяются три основных группы документов, отличающихся технологическими характеристиками:

- поступающая в организацию из внешней среды, входящая (входная) документация (документированная информация);

- отправляемая из организации, исходящая документация (выходная документированная информация;

- внутренняя документация организации и ее структурных подразделений.