8.5.4. Подготовка и отправка документов (сообщений) через уэп

8.5.4.1. Исполнитель-оператор, обеспечивающий работу УЭП, в течение рабочего дня принимает документы, подписанные (завизированные, утвержденные) руководителями структурных подразделений организации.

8.5.4.2. В случае наличия у исполнителей документов электронного аналога документов (сообщений), предназначенных к передаче по электронной почте, исполнители обязаны предоставить их в виде файла (на дискете) оператору-исполнителю УЭП.

8.5.4.3. На основании принятых документов исполнитель-оператор формирует сообщения электронной почты для отправки по внешней информационной (компьютерной) сети и обеспечивает их отправление.

8.5.4.4. На бумажных аналогах отправленных документов исполнителем-оператором делается отметка, соответствующая записи протокола электронного обращения (сообщения).

Примечание: при необходимости аналогичная отметка регистрируется в традиционном бумажном или компьютерном журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений).

8.5.4.5. До получения извещения о получении адресатом отправленных документов (сообщений) их бумажные аналоги хранятся в контрольной папке оператора-исполнителя.

8.5.4.6. При получении извещения о получении документа (сообщения) адресатом в журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений) делается отметка «доставлено», после чего документы из контрольной папки оператора–исполнителя изымаются и возвращаются исполнителю структурного подразделения, либо по назначению.

8.5.4.7. В случае получения извещения о недоставке документа оператор-исполнитель УЭП информирует своего непосредственного руководителя (администратора) о факте и причине недоставки документа (сообщения) адресату, о чем делается соответствующая отметка (протокольная запись) в традиционном бумажном или компьютерном журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений).

8.5.4.8. Администратор УЭП или руководитель структурного подразделения решают вопрос о повторной отправке документа (сообщения) по электронной почте. При этом в журнале делается отметка «повторно» или зачеркивается отметка о недоставке.