3. Взаємозв'язок між організацією та інформаційними системами.

В організаціях є різні рівні управління, для яких потрібні свої типи інформаційних систем (ІС). Інформаційні системи і організації мають взаємний вплив одна на одну. З одного боку ІС повинні приєднуватися до організації, щоб забезпечити необхідною інформацією важливі групи усередині організації. У той же час організація повинна усвідомлювати й відкривати себе для впливу інформаційних систем, щоб знайти вигоду в нових технологіях.

Взаємодія між інформаційними технологіями й організаціями є дуже складною і піддається впливу великої кількості факторів, включаючи структуру організації, стандартну техніку експлуатації, політику, культуру, навколишнє середовище та рішення управління.

Перед описом впливу інформаційних систем на організацію розглянемо різні елементи організацій. Організація - це стійка формальна соціальна структура, яка бере ресурси з навколишнього середовища й обробляє їх, щоб зробити продукцію. Технічне уявлення зосереджується на трьох елементах організації: капітал і робоча сила - первинні фактори виробництва, оточені зовнішнім середовищем. Організація перетворює їх у вироби та послуги за допомогою виробництва. Вироби та послуги використовуються навколишнім середовищем, що поставляє додатковий капітал і робочу силу як входи в ланцюзі зворотного зв'язку. Організація більш стійка й довговічна, ніж неформальна група. Вона має внутрішні правила і процедури, повинна дотримуватися законів.

Більш реалістичне поведінкове уявлення організації - те, що вона є сукупністю прав, привілеїв, зобов'язань і відповідальностей, які ретельно збалансовані через деякий час за допомогою конфліктів і вирішення протиріч.

Технічний погляд на організацію зосереджений на способі, яким входи перетворюються у виходи, коли технологічні зміни впроваджуються в компанію. Але більш реалістичне поведінкове уявлення організації припускає, що створення нових інформаційних систем або переустаткування старих впливає набагато більше, ніж технічна перестановка машин або робітників, що деякі інформаційні системи змінюють організаційний баланс прав, привілеїв, зобов'язань, відповідальностей і почуттів, що встановився за тривалий період часу .

Технологічні зміни вимагають змін у тому, хто має інформацію, хто має право на доступ і модернізацію, хто приймає рішення.

Технічні й поведінкові подання організацій несуперечливі. Технічне уявлення інформує, як тисячі фірм у конкурентних ринках поєднують капітал, робочу силу й інформаційні технології, у той час як поведінкова модель дозволяє бачити, як ця технологія впливає на внутрішню роботу організації. Сьогодні інформаційні системи допомагають створювати й поширювати знання та інформацію в організації через нові системи роботи, знання, що забезпечують компаніям доступ до даних систем комунікацій, які зв'язують розгалужене підприємство по всьому світу.

Організації створюють інформаційні системи, щоб стати більш ефективними й зберігати гроші. Інформаційні системи можуть бути джерелом конкурентних переваг.

З економічної точки зору інформаційні технології систем можуть розглядатися як засоби виробництва, які можуть вільно замінювати робочу силу. Так як вартість інформаційних технологій падає, вони заміняють робочу силу, яка історично має зростаючу вартість. Отже, в мікроекономічній теорії інформаційні технології повинні призвести до зниження числа середніх менеджерів і службовців, так як інформаційні технології заміняють їх. Інформаційні технології також змінюють розміри контрактів фірм, тому що вони можуть зменшувати операційні витрати. Інформаційні технології, особливо використання мереж, знижують вартість ринкової участі (операційні витрати) і роблять їх достойними уваги для фірм, щоб укласти контракт із зовнішніми постачальниками, замість того щоб використовувати внутрішні джерела поставки.

Інший фінансовий вплив інформаційних технологій складається у внутрішніх витратах управління. Відповідно до теорії організації, фірми залежать від витрат організацій, вартості контролюючих і керівних службовців. Оскільки розміри фірми ростуть, витрати організації підвищуються, тому що власники повинні витрачати усе більше зусиль на контроль за службовцями. Інформаційні технології, зменшуючи витрати на придбання й аналіз інформації, дають можливість організаціям знижувати витрати фірми, так як з їх допомогою менеджерам простіше спостерігати за більшим числом службовців.

Дослідники вивчали заплутані зв'язки, за допомогою яких організації й інформаційні технології взаємно впливають один на одного, і оцінили те, що інформаційні технології можуть змінювати ієрархію прийняття рішень в організаціях, знижуючи витрати на придбання інформації й розширюючи її використання.

Є зростаюча взаємозалежність між діловою стратегією, правилами і процедурами, з одного боку, і інформаційним програмним забезпеченням систем, устаткуванням, базами даних і передачею даних - з іншого. Зміна в одному з цих компонентів часто вимагає змін в інших компонентах. Цей зв'язок стає критичним, коли планується управління на перспективу. Те, що бізнес хотів би робити через п'ять років, часто залежить від того, що системи будуть здатні робити. Збільшення частки на ринку, рух у бік підвищення якості або здешевлення виробництва при випуску нових виробів і при збільшенні продуктивності праці службовців усе більше залежать від видів і якості інформаційних систем в організації.

Ще одна зміна, пов'язана з інформаційними системами та організаціями, випливає із зростаючого ступеня інтеграції й області дії системи й програм. Побудова систем сьогодні стосується більшої частини організації, ніж це було в минулому. У той час як ранні системи виробляли в значній мірі технічні зміни, які впливали на частину персоналу, сучасні системи викликають управлінські зміни (хто володіє інформацією) і встановлені зміни (сутності).

Якщо змінилася технологія в організації (наприклад, програмне забезпечення), ця зміна впливає на три інших компоненти. Можуть бути кадрові перестановки, зміна методів роботи, перетворення структури організації.

Інформаційні системи можуть стати потужними інструментами для створення більш конкурентоздатних й ефективних організацій. Інформаційні технології можуть використовуватися, щоб перепроектувати організації, трансформуючи їхню структуру, область дії, засоби повідомлення й механізми управління роботою, трудовими процесами, виробами і послугами.

В даний час стало можливим організувати глобальну роботу в окремих робочих місцях. Інформаційні технології, такі як електронна пошта, Інтернет і відеоконференції, створюють гарну координацію географічно розподілених співробітників у різних країнах і регіонах.

Сучасна технологія передачі даних надала багатьом організаціям можливість роботи більш гнучкими способами, підвищуючи здатності цих організацій реагувати на зміни в ринку. Інформаційні системи можуть надавати великим і маленьким організаціям додаткову гнучкість, щоб перебороти деякі обмеження, що випливають з їхніх розмірів. Маленькі організації можуть використовувати інформаційні системи, щоб отримати частину сил і можливостей більших організацій. Вони можуть координувати дії типу виконання замовлень або спостереження за інвентарем, маючи невеликий кадровий склад клерків і менеджерів. Великі організації можуть використовувати інформаційні технології, щоб досягти частини маневреності й чутливості маленьких організацій.

Починаючи з перших використань інформаційних технологій у бізнесі, інформаційні системи прогресивно замінили процедури ручної праці на автоматизовані дії в трудових і технологічних процесах. Електронні трудові процеси зменшили вартість експлуатації в багатьох компаніях, заміняючи паперові документи й усталену практику ручної праці.

Інформаційні технології реорганізують процес управління, забезпечуючи потужні нові можливості допомоги менеджерам у стратегії, плануванні та управлінні. Нова інтенсивність інформації робить можливими точне планування, передбачення і контроль.