Методология анализа и синтеза организационных систем управления

Целью методологии анализа и синтеза организационной системы управления является создание организационной структуры, осуществляющей процессы управления организацией.

Методология системного подхода к конструированию организационных систем управления позволяет во главу угла поставить конкретную цель деятельности и совокупность системных задач.

Методология анализа и синтеза включает следующие этапы.

Этап 1. Уяснение задач, поставленных руководителем, и цели функционирования системы.

Этап 2. Определение подсистемы задач, обеспечивающих наиболее успешное достижение цели.

Этап 3. Определение подсистемы мероприятий, обеспечивающих выполнение каждой задачи.

Этап 4. Разработка технологии выполнения мероприятий, обеспечивающих выполнение каждой задачи.

Этап 5. Установление факторов внешней и внутренней сред, влияющих на функционирование системы.

Этап 6. Определение требуемых видов ресурсов.

Этап 7. Определение количества и качества наличных ресурсов.

Этап 8. Установление порядка выполнения мероприятий с учетом технологических и ресурсных ограничений. Для этого разрабатывается и оптимизируется модель достижения цели — если в результате оптимизации Т_а < Т_ди, осуществляется переход к этапу 10, если Т > Т_ди — к этапу 9.

Этап 9. Определение минимального количества ресурсов, необходимых для выполнения работ в срок или изменения режима использования ресурсов.

Этап 10. Доклад руководителю результатов моделирования и утверждение одного из вариантов действий.

Этап 11. Оформление решения (разработка плана) и утверждение его руководителем.

Этап 12. Подготовка исполнителей, получение недостающих средств, реализация решения (плана).

Методология анализа охватывает этапы 1—7, а на этапах 8—10 производится синтез достижения цели и целевых организаций.

Рассмотрим подход к определению методик работы на некоторых из указанных этапов.

Входом этапа 1 являются задачи, поставленные вышестоящим руководством, выходом — определение цели деятельности, а также задачи по подготовке предложений для принятия решения. Методика работы на этом этапе направлена на наиболее точное определение цели деятельности. Цель деятельности может быть выражена количественно или качественно.

Входом этапа 2 является цель, определенная на первом этапе, выходом должна стать система задач, которые необходимо решить для эффективного достижения цели. Сущностью деятельности на этом этапе является расчленение цели на отдельные взаимосвязанные задачи, представляющие собой относительно самостоятельные направления или этапы достижения цели.

Входом этапа 3 является система задач, выработанная на предыдущем этапе, выходом - подсистема мероприятий, обеспечивающих выполнение каждой задачи.

Вход этапа 4 — подсистемы мероприятий, необходимых для выполнения каждой из задач, а выход — технологии выполнения этих мероприятий.

Технология, последовательность мероприятий являются в свою очередь входом этапа 5, выходом которого будет набор факторов внешней и внутренней среды системы деятельности, от которых зависит выполнение каждого мероприятия и всего конструирования процесса и организации, осуществляющей этот процесс.

На этапе 6 в зависимости от характера и технологии работ и факторов внешней и внутренней среды (выходов 3, 4, 5) требуется определить виды и качество нужных ресурсов, включая специалистов, и их производительность. В процесс работы на данном этапе следует включать:

¨ определение, на основе анализа характера и технологии работ, по-ебности в специалистах и других видах ресурсов;

¨ определение желаемой производительности ресурсов с учетом директивных сроков достижения цели.

На этапе 7 определяется наличное количество ресурсов. Содержанием процесса деятельности на этом этапе будет:

¨ определение общего количества специалистов и других видов ресурсов;

¨ определение количества ресурсов, используемых для достижения других целей;

¨ определение сравнительной важности целей, их приоритетности и сроков их достижения;

¨ определение количества и качества ресурсов, которые могут колебаться на различных этапах достижения цели.

На этапе 7 кончается системный анализ предстоящей деятельности. В результате этого анализа определены:

¨ цель деятельности;

¨ задачи деятельности;

¨ мероприятия, необходимые для выполнения каждой задачи;

¨ факторы внешней и внутренней среды, влияющие на выполнение мероприятий, решение задач и достижение цели;

¨ требуемые виды и качество ресурсов.

В результате анализа становится известно, что надо сделать, в какой последовательности, что влияет на успех предстоящей деятельности и какие силы и средства необходимы для этого.

На этапе 8 — самом ответственном — должна быть разработана модель будущего процесса деятельности — это его выход. Входом данного этапа является все то, что определено на предыдущих этапах, т.е. это и цель, и задачи деятельности, и состав, и технологии выполнения мероприятий, и факторы внешней и внутренней среды, и характер их изменения в будущем, и потребные виды ресурсов, и их наличие.

Модель деятельности может быть различной. Ее характер будет зависеть от важности процесса, точности входных данных, времени на ее разработ-

Сложность процессов общественной деятельности и невозможность выразить "человеческие" факторы строго математически в большинстве случаев делают модель неоптимизационной (возможна оптимизация лишь •тдельных ее блоков, отдельных задач).

Содержанием этого этапа будет:

оперативное описание деятельности;

выбор критерия;

выбор способа моделирования.

Далее, если ЭВМ не применяется, осуществляется разработка и оптимизация (улучшение) модели. Если ЭВМ применяется, то разрабатывают алгоритм модели, проводят отладку на ЭВМ для получения оптимального варианта, если модель оптимизационная, или набора вариантов с их количественными оценками, если оптимизация модели невозможна.

На этапе 9 определяется минимальное количество видов ресурсов, необходимых для завершения процесса в срок. Входом является разработанная на предыдущем этапе модель, в результате оптимизации (улучшения) которой не было обеспечено достижение цели деятельности в срок с имеющимися ресурсами. Содержанием этого этапа будет последовательный просмотр результатов моделирования при увеличении ресурсов до получения желаемого результата.

Если на этапе 8 решались задачи оптимизации по времени (по быстродействию) при ограничениях на ресурсы, то на этапе 9 должна рассматриваться задача оптимизации ресурсов при ограничении временем. При этом может быть использована модель, разработанная на этапе 8, или новая.

На этом же этапе осуществляется необходимое изменение режима ис- I пользования ресурсов для обеспечения достижения цели в срок. Тогда задачи моделирования будут заключаться в определении минимальной продолжительности рабочего дня, при ограничениях времени достижения цели и ресурсов.

Входами этапа 10 являются полученные в результате моделирования:

¨ оптимальный вариант действий (набор вариантов, действий) в соответствии со сроками достижения цели и намеченными ресурсами;

¨ оптимальные предложения по изменению состава ресурсов или режима работы в случае, когда наличными ресурсами при нормальном режиме их работы достичь цели с заданной эффективностью в указанные сроки не представляется возможным.

Выход этого этапа — утвержденный руководителем вариант действий по достижению цели.

Содержанием этапа 77 является оформление решения (разработка плана) и утверждение его руководителем.

На этапе 12 на основании плана (вход) должны быть разработаны конкретные программы индивидуальной (коллективной) подготовки исполнителей, осуществлена эта подготовка, получены недостающие ресурсы, и в результате реализован разработанный план.

Рассмотренная методология пригодна как при создании организационных систем управления, так и при корректировке, уточнении структуры уже созданных процессов и целевых организаций.

Следует отметить, что выходы каждого этапа, каждого шага на этапах должны быть согласованы друг с другом и, конечно, с целью деятельности. Что значит согласовать выходы? Это значит, прежде всего, согласовать методы работы на этапах и шагах, которые обеспечивают качество выходов и определяют продолжительность работы на этапе (шаге). Эти методы должны быть согласованы по точности, мощности, качеству и т.п.