Секретарь в организации

Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и хаpактеpизуется широтой и pазнообpазием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ как:

Работа с документами.Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов,  направление документов в стpуктуpные подразделения, контроль за сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения исполненных документов

Работа со средствами   связи. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех, находящихся в его ведении средств связи, и немедленно вызывать ремонтные службы в случае их неисправности.

Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь как обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия, так и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу). Секретарь организовывает прием сотрудников и других посетителей  в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю).

Подготовка и проведение совещаний.Секретарь должен проинфоpмиpовать   приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклада руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол.

Работы хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка качества уборки кабинета руководителя а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.