курс лекций

Подготовка служебных командировок руководителя и сотрудников.

Успех командировки руководителя во многом зависит от того, насколько комфортно он будет чувствовать себя во время деловых встреч и переговоров, а также во время переездов между пунктами назначения.

Поэтому секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки своего руководителя.

План подготовки командировки руководителя:

Узнать цель поездки, предполагаемые вопросы встречи, места посещения, координаты представителей принимающей стороны.
Разработать проект программы пребывания, согласовать его с руководителем и с принимающей стороной.
Заказать билеты, в том числе — обратные.
Забронировать номер в отеле.
Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов.
Подготовить документы по списку.
Вместе с руководителем проанализировать подготовленные документы, доработать их, если будут замечания, сделать несколько ксерокопий документов, оставить себе по одной ксерокопии каждого документа.
Оформить выездные документы руководителя, выписать ему командировочное удостоверение.
Сделать ксерокопии заграничного паспорта и страхового медицинского полиса руководителя, оставить себе по одной ксерокопии каждого документа.
Подготовить бланки документов, визитные карточки, блокнот, ручку и другие необходимые руководителю принадлежности.
Продумать список подарков и сувениров, приобрести их.
Получить указание руководителя о неотложных делах, которые необходимо сделать в его отсутствие.
В случае необходимости отменить встречи руководителя, назначенные на дни его пребывания в командировке.
За день до отъезда сделать контрольный звонок представителю принимающей стороны и спросить, нет ли изменений в программе пребывания.
Накануне отъезда проверить вместе с руководителем наличие всех необходимых документов и материалов по контрольному списку.
Организовать проводы руководителя (лично или отдав распоряжение водителю), подтвердить принимающей стороне его отбытие (например, сообщить номер рейса, время вылета, название авиакомпании, ориентировочное время прибытия).
Организовать встречу руководителя по возвращении.
К возвращению руководителя подготовить информацию о событиях, которые возникли во время его отсутствия. План подготовки командировки руководителя может варьироваться в зависимости от масштаба организации и должностных обязанностей секретаря.

Предварительная программа командировки обычно содержит следующую информацию:

расписание на каждый день командировки (точное время, день, месяц отправления и прибытия на вокзалы и аэропорты, деловые встречи, культурные мероприятия, деловые и неформальные визиты);
список запланированных деловых встреч руководителя;
информацию о гостиницах, где забронированы номера;
адреса всех посещаемых мест и проезд к ним;
имена и фамилии лиц и названия организаций, с которыми планируется установить деловые связи (эта информация должна быть настолько подробной, насколько это возможно, в ней указываются названия организаций и деловых партнеров, адреса, телефоны, а в некоторых случаях — и более подробная информация

Подготовка предварительной программы

Подготовка предварительной программы обычно начинается с перечисления фиксированных или так называемых «критических» событий (время и место проведения которых заранее жестко определено).

В зависимости от фиксированных событий следует планировать весь график деловой поездки руководителя.

При организации длительной (продолжительностью от 2-3 дней) поездки руководителя секретарю следует составить две программы: подробную и краткую.

В подробной программе поездка руководителя должна быть расписана детально.

Краткая программа по сути представляет собой план-схему поездки, в ней указывается время, имена, телефоны, адреса. Ее рекомендуется оформлять на маленьких каталожных карточках — обычно по одной карточке на один день поездки, для того чтобы руководитель мог каждый день класть по одной карточке в бумажник или карман.

Для составления предварительной программы поездки руководителя могут понадобиться:

справочные данные о разнице во времени в разных странах и городах;
расписание воздушного и железнодорожного транспорта;
информация об отелях города или страны.

В зависимости от специфики и размера предприятия секретарю иногда требуется составлять несколько экземпляров предварительной программы деловой поездки руководителя.

Если командировка руководителя внеплановая, то секретарь обязан оповестить людей, приглашенных на отменяющийся прием. Поступающую на имя руководителя информацию секретарь передает заместителю, исполняющему обязанности руководителя во время его отсутствия, а также переадресовывает телефонные звонки, которые могут быть решены в отсутствие руководителя. Если же возникли проблемы или срочные вопросы, которые может решить только руководитель, секретарь должен связаться с ним по телефону и на основе полученных указаний организовать их исполнение.

Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше внимания вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.п. При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и ходе их решения.

Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

Контрольные вопросы по теме

Содержание