Книга суммарного и индивидуального учета поступающих в сиф материалов.

На основании учетных документов архивист составляет, квартальный и годовой отчеты (Аннотированные перечни), включаемые в отчеты отдела использования архивных документов и НСА с последующим отражением результатов деятельности СИФа в годовом отчете ГКУСО «ГАНТСДСО».

В среднем в год архивом во временное пользование выдается более 200 единиц хранения справочно-информационного фонда, в основном это методические материалы по учету, обеспечению сохранности, комплектованию и использованию архивных документов, на их основе готовятся издания и публикации по архивному делу, проводятся различные урок по повышению квалификации сотрудников архива, по тем или иным направлениям деятельности архива. Так же материалы СИФа используются в подготовке электронных выставок архивных документов.

На данный момент для облегчения поиска той или иной информации СИФ создаются различные справочно-поисковые средства такие как «Каталог статей информационно-методических бюллетеней»

2. Обслуживание пользователей в читальном зале

В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создан читальный зал.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива.

При отсутствии в архиве специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место.¹⁸

В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица.

Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала.

К работе в читальном зале допускаются граждане РФ и иностранные пользователи.

Исследователям, работающим в читальных залах, предоставляются поисковые справочники: путеводители, каталоги, указатели и другие издания из библиотек архивов в рамках тем. Исследователи могут получать консультации архивистов.

После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги. В НСА читального зала также могут входить: картотека фондов, реестр описей фондов, справочники административно-территориального деления, переводные таблицы шифров и многое другое.

Архивы могут при наличии множительной техники оформлять заказы исследователей на копирование документов.¹⁹

При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются:

- все письма-направления и заявления пользователя; (Приложение 1)

- анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять; (Приложение 2)

- заказы на выдачу описей и дел; (Приложение 3)

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр.

Архив в праве отказать в выдаче документов в случаях их плохого физического состояния, ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение, пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий, выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.²⁰

Стоит отметить, что «Правила работы пользователей в читальных залах…» не содержат важных для пользователей процедур доступа к различным категориям документов, прежде всего, содержащих информацию конфиденциального характера. В то же время принятие ФЗ «Об архивном деле в РФ» позволило в значительной степени по сравнению с «Основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах» расширить и дополнить положения в части обеспечения доступа пользователей к архивным документам».

Читальный зал открыт для посетителей ежедневно с 8:30 до 17:00 за исключением выходных, праздничных и санитарных дней, санитарным днем является последний день (пятница) каждого месяца. В некоторых случаях распорядок работы читального зала устанавливается руководством архива. Пропуск пользователей в читальный зал осуществляется при предъявлении документов, удостоверяющих личность на вахте. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, учебное заведение, тема и хронологические рамки исследования. Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архива на необходимый пользователям срок. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архива или сотрудником читального зала. Плата за посещение читального зала архива и пользование документами не взимается²¹.

В читальном зале пользователи непосредственно работают с архивными делами. Здесь они могут получить консультации специалистов по составу и содержанию документов архива, с помощью научно-справочного аппаратом архива самостоятельно подобрать необходимую для себя информацию, сделать архивные выписки или оформить заказ на копирование документов.

Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской Федерации, утверждаемыми специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Архив обязан ознакомить пользователей с этими правилами. Исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей, архив может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.

По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива, изготавливаются копии архивных документов: ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях.

Не производится копирование документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Копирование архивных документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.

Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей дел, документов, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются руководством архива.

На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. При оформлении копии рассекреченного архивного документа на лицевой стороне в правом верхнем углу первого и последнего листа копии проставляется штамп "Рассекречено". При необходимости данный штамп проставляется на лицевой стороне всех листов копии рассекреченного архивного документа.²²

Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. (Приложение 3) Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архива на необходимый пользователям срок. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архива или сотрудником читального зала. Все пользователи знакомятся с Правилами работы пользователей в читальном зале под роспись в журнале учета посещений пользователей.