Положення про Центральний державний архів вищих органів влади та управління України

1. Центральний державний архів вищих органів влади та управління

України (ЦДАВО України) є державною архівною установою, що створюється і ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України і безпосередньо підпорядковується Державному комітету архівів України (Держкомархіву України).

ЦДАВО України як державний орган виконує завдання та функції держави з управління архівною справою та діловодством, забезпечує реалізацію державної політики у цій сфері, облік, збереженість профільних документів Національного архівного фонду загальнодержавного значення і використання їх інформації.

2. ЦДАВО України у своїй діяльності керується Конституцією та

законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву України, а також цим Положенням.

3. Основними завданнями ЦДАВО України є:

• участь у реалізації державної політики у сфері архівної справи та

діловодства;

• координація діяльності підприємств, установ, організацій і об'єднань

громадян у питаннях архівної справи та діловодства;

• забезпечення формування Національного архівного фонду, державної

реєстрації документів Національного архівного фонду, комплектування архіву профільними документами, їх обліку та зберігання, використання відомостей, що в них містяться;

• організація роботи щодо нормативно-правового, науково-методичного

та інформаційного забезпечення архівних підрозділів та діловодних служб, державних архівних установ, що зберігають профільні документи;

• забезпечення реалізації прав громадян на вільний доступ до архівної

інформації;

• забезпечення дотримання законодавства України про Національний

архівний фонд та архівні установи;

• ведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства,

документознавства й археографії, впровадження досягнень науки, техніки в діяльність архіву.

4. ЦДАВО України відповідно до покладених на нього завдань і в

межах своїх повноважень:

1. подає пропозиції щодо формування державної політики у сфері архівної справи та діловодства;

2. складає і затверджує цільові програми та плани розвитку архівної справи й забезпечує їх виконання;

3. здійснює науково-методичне керівництво архівними підрозділами та службами діловодства державних органів, підприємств, установ і організацій, що перебувають у зоні його комплектування, заслуховує їх керівників;

4. перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форми власності та підпорядкування, що перебувають у зоні його комплектування;

5. здійснює в установленому порядку право власності на документи Національного архівного фонду, що зберігаються в архіві та належать державі, за дорученням Держкомархіву України контролює дотримання права власності на інші зареєстровані архівні документи;

6. організовує роботу, пов'язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

7. здійснює державну реєстрацію профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

8. організовує та здійснює постійне зберігання, охорону, реставрацію і консервацію профільних документів Національного архівного фонду;

9. створює страхові копії та копії фонду користування унікальних та особливо цінних документів, незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

10. веде державний облік профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них та подає відповідні відомості про них Держкомархіву України, здійснює контроль за їх збереженістю, обліком і використанням інформації зазначених документів;

11. організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і забезпечення їх страхування за правилами, встановленими законодавством;

12. складає списки державних органів, підприємств, установ і організацій - джерел комплектування ЦДАВО України документами Національного архівного фонду, приймає ці документи на постійне зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання в архівних підрозділах зазначених джерел комплектування;

13. проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних архівних документів, що знаходяться за кордоном;

14. організовує приймання на прохання юридичних і фізичних осіб - власників документів Національного архівного фонду цих документів на зберігання;

15. реалізує переважне право держави на придбання профільних документів у разі їх продажу, подає до суду заяву про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий;

16. здійснює контроль за складанням та дотриманням номенклатури справ підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та підпорядкування і об'єднань громадян, що перебувають у зоні його комплектування;

17. створює та вдосконалює систему довідкового апарату до документів, здійснює автоматизацію інформаційних процесів;

18. надає користувачам документи і довідковий апарат до них в установленому порядку, повідомляє про документи, інформація яких може бути використана державними органами та іншими користувачами;

19. забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;

20. забезпечує видачу архівних довідок, копій документів, а також впровадження інших способів використання архівної інформації для захисту законних прав та інтересів громадян;

21. публікує в установленому порядку документи Національного архівного фонду, видає довідково-інформаційну літературу і посібники з архівної справи та діловодства;

22. вживає заходів щодо удосконалення структури архіву;

23. надає допомогу юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов зберігання цих документів, їх реставрації та створенні фондів користування;

24. надає згідно з переліком платних послуг, затвердженим Кабінетом Міністрів України, платні послуги, пов'язані з використанням фізичними і юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах, виконує за рахунок замовника роботи щодо забезпечення збереженості та впорядкування документів, складання нормативно-методичних посібників, здійснює іншу, не заборонену законодавством діяльність з архівної справи та діловодства;

25. сприяє залученню фахівців до роботи в архіві, організовує підвищення їх кваліфікації;

26. здійснює разом з науковими установами наукові дослідження з архіво- і документознавства, археографії, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства;

27. організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення і прогресивні методи роботи в архівній справі та діловодстві;

28. здійснює в установленому порядку міжнародне співробітництво у сфері архівної справи та діловодства відповідно до профілю своєї діяльності;

29. організовує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян щодо діяльності архіву, вживає заходів до усунення причин, що викликають скарги;

30. здійснює інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.

5. ЦДАВО України має право:

1. одержувати в установленому порядку від підприємств, установ і організацій інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і впорядкування документів Національного архівного фонду та ведення діловодства, заслуховувати інформацію представників підприємств, установ і організацій з цих питань;

2. давати в межах своїх повноважень підприємствам, установам і організаціям обов'язкові для виконання вказівки щодо роботи їхніх архівних підрозділів та служб діловодства, усунення виявлених у результаті перевірки недоліків у забезпеченні збереженості документів Національного архівного фонду та організації документів у діловодстві;

3. вимагати від власника документів подання їх на експертизу в разі загрози знищення або значного погіршення стану цих документів, продажу чи вивезення архівних документів за кордон;

4. подавати до суду позов про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

5. порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереження документів Національного архівного фонду або порушують вимоги державної реєстрації цих документів, а також про притягнення до відповідальності посадових осіб і громадян, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, та про відшкодування ними шкоди, завданої власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

6. укладати угоди з юридичними та фізичними особами на виконання робіт за профілем своєї діяльності, застосовувати при наданні послуг ціни і тарифи, передбачені затвердженими в установленому порядку прейскурантами;

7. придбавати в переважному порядку документи Національного архівного фонду, що перебувають у власності підприємств, установ, організацій і громадян у разі продажу цих документів;

8. одержувати в дарунок матеріальні цінності та кошти, обмінювати, надавати в користування на договірних засадах або позичати інвентар та інші матеріальні цінності й ресурси, а також списувати їх з балансу в установленому порядку (за винятком архівних фондів);

9. обмежувати в установленому порядку доступ до документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архіві;

10. залучати за погодженням з Держкомархівом України до роботи над науковими темами і методичними розробками загальногалузевого значення інші державні архівні установи, одержувати від них інформацію, що необхідна для здійснення функцій координаційного центру;

11. скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до його компетенції.

6. ЦДАВО України у процесі виконання покладених на нього завдань

взаємодіє з державними органами, підприємствами, установами, організаціями та об'єднаннями громадян.

Працівники архіву мають право на відвідування за його дорученням чи дорученням Держкомархіву України архівних підрозділів і служб діловодства підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та підпорядкування, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

7. ЦДАВО України очолює директор, який призначається на посаду і

звільняється з посади Головою Держкомархіву України.

Директор має заступника, якого за його поданням призначає на посаду і звільняє з посади Голова Держкомархіву України.

8. Директор ЦДАВО України: - здійснює керівництво діяльністю

архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на архів завдань, визначає обов'язки і ступінь відповідальності свого заступника і керівників структурних підрозділів архіву;

• затверджує положення про структурні підрозділи, функціональні

обов'язки працівників архіву;

• видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх

виконання;

• розпоряджається коштами архіву в межах затвердженого кошторису

доходів і видатків на його утримання;

• призначає на посади і звільняє з посад працівників архіву;

• вирішує питання про видачу документів архіву, інших документів

підприємствам, установам і організаціям у тимчасове користування та про доступ користувачів до документів.

9. Накази директора архіву в разі порушення прав громадян,

державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій можуть бути скасовані Головою Держкомархіву України або оскаржені в судовому порядку.

Накази директора архіву, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції України.

10. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції

архіву, в ньому утворюється колегія у складі директора архіву (голова колегії), його заступника за посадою, а також інших працівників архіву.

Положення про колегію затверджує директор архіву на підставі типового положення, затвердженого Держкомархівом України.

Члени колегії затверджуються та увільняються від виконання обов'язків Держкомархівом України.

Рішення колегії проводяться в життя наказами директора архіву.

11. Для проведення експертизи цінності документів, розгляду інших

питань, пов'язаних з формуванням Національного архівного фонду, архів створює експертно-перевірну комісію.

Положення про експертно-перевірну комісію затверджується Держкомархівом України, а її персональний склад - директором архіву.

12. Для розгляду питань ведення науково-дослідної, методичної та

видавничої роботи в галузі архівної справи та діловодства, вирішення інших питань відповідно до покладених на архів завдань у ньому може створюватися науково-методична рада.

Склад ради та положення про неї затверджує директор архіву.

13. ЦДАВО України утримується за рахунок коштів Державного

бюджету України.

Граничну чисельність, структуру, кошторис доходів і видатків та штатний розпис архіву затверджує Голова Держкомархіву України.

14. ЦДАВО України є юридичною особою, має самостійний баланс,

рахунки в органах Державного казначейства, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

Затверджено наказом

Державного комітету архівів України

від 25 квітня 2002 р.№ 31

Додаток 6