3.3. Предложения по внедрению системы автоматизации делопроизводства

Как результат описания имеющихся средств автоматизации, можно сделать вывод, что необходимо воспользоваться технологией класса workflow, которая обеспечивают автоматизацию всего документооборота.

В данной работе предлагается использовать для автоматизации делопроизводства в РГП "Волгааэронавигация" программный комплекс Lotus Notes, ибо он в наибольшей степени подходит для автоматизации документооборота средних и крупных предприятий и является фактическим стандартом для систем работы с документами на Западе.

Рассмотрим сценарий перехода от бумажных носителей к электронным регистрационным формам и созданию базы данных о документах, а также процесс заполнения регистрационной карточки на экране компьютера в случае внедрения системы Lotus Notes.

Lotus Notes - это система баз данных, ориентированных на хранение документов плюс многофункциональная система электронной почты.

Одно из преимуществ системы Lotus Notes, использование электронной картотеки. Она позволяет однократно вводить повторяющуюся информацию и использовать одну информацию в различных формах.

Форма регистрационной карточки содержит как поля, заполняемые вручную (номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, позволяет избежать опечаток, которые могут затруднить автоматизированный поиск информации о документе.

Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах в дальнейшем используются в справочной работе, для формирования списков на рассылку. Списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются.

При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля: дата получения документа; номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп; в поле «корреспондент» указывается название организации, приславшей документ; дата документа; номер документа; количество страниц документа; количество листов приложений; вид полученного документа; краткое содержание.

Далее, если документ адресован непосредственно Генеральному директору, то он передается ему на рассмотрение, Генеральный директор проставляет резолюцию с указанием конкретных исполнителей по документу.

Если же документ адресован конкретному руководителю низшего звена, либо в конкретное подразделение - то он передается туда. Соответственно, либо данные о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Карточка имеет раздел «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движения документа от исполнителя к исполнителю.

Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним и может принимать следующие значения:

Поступивший документ регистрируется и передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции - значение «Передан руководству».

После рассмотрения руководителем в регистрационную карточку вводятся сведения о резолюции и назначенном исполнителе - значение «На исполнение».

Поступивший документ регистрируется и сразу передается непосредственному исполнителю - значение «На исполнение»

Документ исполнен - значение «Исполнен»

В поле «Исполнитель» указывается, кому передается документ.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, и этот исполнитель первым заносится в список.

В поле «Срок исполнения (Контрольная дата)» проставляется дата, к которой документ должен быть исполнен. Эта дата не может быть меньше текущей.