3.2. Разработка мероприятий автоматизации работ по регистрации документов.

Основные принципы выбора прикладного программного обеспечения для построения информационной системы.

Существует два подхода к выбору программных средств:

Создание программного продукта с требуемым набором функций средствами предприятия (написание программ штатными программистами).

Использование стандартного программного обеспечения.¹¹ А. Артемьев. Офисные информационные системы 96.( http//citforum/tomsk/ru/o96/101/shtml)

Первый подход имеет право на существование, но он не представляется перспективным по нескольким причинам:

Во-первых, на качественное и приемлемое по цене стандартное программное обеспечение существующее на рынке, затрачены многие годы, причем не только на написание самих программ, но и на их отладку.

Во-вторых, программист может в любой момент уволиться, и у предприятия возникнут сложности с использованием разработанной им программы. Более того, основные недочеты таких систем выясняются на этапах их эксплуатации и ведут к разрушительным последствиям, так как исправление ошибок требует больших вложений капиталов и трудозатрат, остановки системы на неопределенный срок.

В третьих, управление воздушным движением связано с обеспечением безопасности полетов и поэтому программное обеспечение требует сертификации.

Считается, что основные технологии уже существуют, а больше внимания уделяется вопросам снижения издержек и повышения надежности. Результатами дальнейшего совершенствования технологий должны стать улучшение качества услуг связи, снижение цен, повышение надежности сетей связи.²² Резникова Н. П. Маркетинг в телекоммуникациях. М: «ЭКО-ТРЕНДЗ» 1998, С. 15

Информационно-программные средства автоматизации организаций делятся на следующие категории:

функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;

системы для организации групповой работы;

системы управления электронными документами;

средства управления документооборотом.

Пакет Microsoft Office представляет собой набор прикладных программ для автоматизации работы современного офиса, которые объединены в один пакет и работают как единое целое. Microsoft Office поставляется в двух различных вариантах, что позволяет удовлетворить потребности всех пользователей. Microsoft Office Standard имеет в своем составе электронную таблицу Microsoft Excel, текстовый процессор Microsoft Word, систему подготовки презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft Access.

Microsoft Office использует все преимущества Windows: поддерживаются длинные имена файлов, «горячие клавиши» и многозадачность. Пользователь получает доступ к почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами.

Microsoft Office - это не только набор приложений, но и платформа для разработки. Разработчики могут использовать Microsoft Office в качестве основы для создания собственных приложений, предназначенных для удовлетворения конкретных нужд заказчика.

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения.

Благодаря тому, что система Lotus Notes объединяет важные технологии, необходимые для подготовки этих приложений, она предлагает разработчикам наиболее производительную платформу, ориентированную на совместное использование информации.

Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes обеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).

Основными системы Lotus Notes являются:

Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации.

Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, каналы (newsfeeds), сканированные изображения и структурированные реляционные системы.

Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп.

Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа.

Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков.

Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API.

Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.

Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ.

Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собой графический пользовательский интерфейс, который знаком для пользователей систем Windows, Mac System7, OS/2 или Unix.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.

Пользователь может располагать окна на экране по своему усмотрению.

База документов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в своей сети. База документов может совместно эксплуатироваться пользователями, присоединенными к одной и той же сети.

Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактировать текст или применять неделимые объекты системы Notes.

Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные мосты для интеграции с различными прикладными программами.

Стержнем системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы - это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

Каждый прямоугольник в окне Notes соответствует базе данных, которые группируются пользователем в удобном для него порядке. Окно рабочего пространства Notes содержит несколько листов с ярлычками. На каждом листе находятся значки баз данных. Базы данных группируются на листах по видам документов (приказы, договоры, планы, отчеты), по тематике и в соответствии с процессом документооборота (входящие, исходящие, внутренние, исполнители, корреспонденты). Использование архитектуры клиент/сервер позволяет распределять информацию между центральным сервером Notes и локальными компьютерами пользователей оптимальным образом: наиболее трудоемкие процессы выполняются на мощном сервере, а на локальном компьютере пользователь получает доступ к уже обработанной информации.

Пакет OfficeMedia - Канцелярия обеспечивает реализацию следующих функций:

ввод содержания входящей бумажной корреспонденции путем автоматического распознавания текста письма с использованием стандартных программ распознавания (OCR) типа FineReader

регистрацию всей входящей корреспонденции;

постановку документов на контроль, осуществление контроля сроков и результатов исполнения документов;

контроль движения и местонахождения документов по подразделениям предприятия по мере их исполнения;

подготовку и регистрацию организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений).