Практична частина

Компютерні інформаційні системи відіграють значну роль на сучасних підприємствах. Вони безпосередньо впливають на планування і прийняття управлінських рішень, номенклатуру і технологію виготовлення та реалізації товарів і послуг.

Діяльність господарського субєкта базується на трьох компонентах: системі управління підприємством; його економічній системі і інформаційних технологіях, що використовуються як інструментарій двох попередніх компонентів. Центральною ланкою компютерної інформаційної системи підприємства є бухгалтерська інформаційна система, де хронологічно і систематично накопичуються і оброблюються дані, повязані з обліком, контролем, плануванням, аналізом і регулюванням. На основі цих даних формується інформація про роботу підприємства, порівнюються фактичні показники і нормативні, формулюються глобальні і локальні напрями діяльності, розроблюються пропозиції по встановленню причин відхилень і коригуванню результатів, здійснюється прогнозування ефективності політики управління підприємством.

Більшість інформаційних систем почала зявлятися в Україні на рубежі 90-х років, коли з отриманням більшої свободи в веденні бізнесу підприємства і фірми почали замислюватися про компютеризацію. З обєктивних причин ринкової економіки першими змогли виділити необхідні фінансові кошти підприємства торгівлі і сфери послуг.

Саме тому практично всі системи почали розвиватися як облікові. Багато з них продовжують залишатися суто обліковими, дозволяючи автоматизувати одну або декілька функцій підприємства, але не даючи цілісної картини для управління підприємством.

Практична робота виконана на матеріалах підприємства акціонерного товариства відкритого типу "Суми-Авто", що утворене на підставі рішення зборів акціонерів шляхом перетворення Сумського обласного орендного підприємства "Автосервіс" у акціонерне товариство відкритого типу, відповідно до Закону України "Про господарські товариства" та чинного законодавства.

АТВТ "Суми-Авто" включено до Єдиного Державного реєстру підприємства організацій України.

Форма власності - колективна. Товариство є юридичною особою з дня його державної реєстрації. Здійснює свою діяльність на підставі Статуту, в якому зазначено що головною метою утворення товариства є отримання прибутку та задоволення потреб населення.

Для досягнення мети підприємство здійснює наступні види діяльності:

- оптова торгівля недержавних організацій, крім споживчої кооперації;

- роздрібна торгівля недержавних організацій, крім споживчої кооперації;

- ремонт і технічне обслуговування легкових автомобілів та інших транспортних засобів на замовлення населення;

- посередницькі послуги при купівлі-продажу товарів народного споживання;

- посередницькі послуги в галузі транспорту, житлово-комунального господарства, побутового обслуговування, освіти, культури, охорони здоровя і науки.

Фактично основним видом діяльності підприємства є торгівельна діяльність щодо реалізації транспортних засобів та надання послуг по технічному обслуговування, ремонту і діагностиці транспортних засобів.

Облікова політика, яка сформована на підприємстві АТВТ "Суми-Авто" відповідає вимогам повноти, обачності, принципам превалювання сутності над формою, послідовності, безперервності, періодичності та іншим принципам, передбаченим Законом України. Наказ про облікову політику на АТВТ "Суми-Авто" включає принципи обліку, всі законодавчі акти якими користуються на підприємстві, визначені теоретичні основи бухгалтерського обліку, положення та нормативні акти з питань організації обліку в Україні. Наказом про облікову політику передбачено використання таких елементів як документообіг, організація внутрішнього контролю, порядок складання регістрів обліку та форм звітності, проведення інвентаризації майна, форма бухгалтерського обліку яка є журнально-ордерна з використанням компютерної програми "Універсал".

З метою удосконалення і спрощення ведення бухгалтерського обліку на підприємств була встановлена бухгалтерська програма "Універсал", яка носить індивідуальний характер, тобто розроблена спеціально для АТВТ "Суми-Авто". Якщо розглядати порядок складання звітності то вона заповнюється за рік головним бухгалтером.

Бухгалтерська компютерна програма "Універсал"- це потужна програма нового покоління, її можливості дозволяють не тільки ефективно автоматизувати облік любої ділянки роботи бухгалтерії організації, а і вести паралельно облік в декількох облікових системах, а також в розрізі відокремлених підрозділів, що знаходяться на окремому балансі.

Основні характеристики цієї програми такі: універсальна; складається з одного модуля, який дозволяє обробляти всю бухгалтерську інформацію в одному середовищі; веде облік в єдиній базі даних; працює в реальному масштабі часу; розрахована як на роботу в компютерній мережі, так і на персональну роботу, достатньо надійна при обробці декількох десятків тисяч операцій на місяць; адаптується до додаткових вимог замовника з використанням власної макромови програмування, що входить до стандартного комплекту поставки.

Програма "Універсал" дозволяє автоматизувати обробку облікової інформації за основними видами діяльності, якими займаються більшість підприємств: виробництво; гуртова торгівля; роздрібна торгівля; надання послуг; інші види діяльності.

Для того, щоб програма могла задовільно працювати необхідно мати:

- процессор INTEL 80486 DX і вище;

- оперативну память 32 і більше Мбайт;

- накопичувач на жорсткому диску з достатнім обсягом місця (тільки при встановлені програми використовується 20 Мбайт);

- накопичувач на гнучких дисках 3,5 (для встановлення програми з дискет комплекта поставки);

- пристрій для друку інформації (лазерний або струйний принтер) VGA- сумісний дисплей (рекомендовано SVGA-дисплей);

- операційну систему Microsoft Windows 95/98.

Програма на компютері може бути розміщена та працювати в таких режимах: "Конфігуратор", "Настроювач", "Монітор" і "Універсал", а також службові програми.

В АТВТ "Суми-Авто" бухгалтерський облік здійснюють 3 бухгалтери. Облік на підприємстві автоматизовано і ведеться з використанням комп"ютерної програми "Універсал", яка носить індивидуальний характер, тобто розроблена спеціально для АТВТ "Суми-Авто". Для обліку розрахунків в комп"ютерній програмі створені об"єкти нормативно-довідкової інформації:

- інформація про агентів;

- реквізити контрагентів;

- інформація про укладені договори.

За допомогою компютерної програми автоматизовано наступні операції:

1. укладання договору;

2. надходження коштів на поточні рахунки підприємства;

3. формування звітів по договорах;

4. контроль зобовязань як контрагента, так і самого підприємства за терміном виконання;

5. формування рахунків до сплати;

6. формування замовлення постачальникам і покупцям за товарними операціями договору;

7. контроль поточної дебіторської заборгованості.

Програма веде картотеку кредиторів. Вона включає його юридичну адресу, а також інші адреси, реквізити основного, валютного, депозитного та інших банківських рахунків.

Таким чином, облікового процесу в АТВТ "Суми-Авто" автоматизований, що дозволяє значно полегшити процес систематизації, узагальнення й аналізу облікової інформації.

АТВТ "Суми-Авто" бере товар на реалізацію і розраховується з постачальниками по мірі продажу товару. Для правильного проведення взаєморозрахунків для кожного товару на підприємстві введено код постачальника і застосовується партіонний облік.

Компютерна програма забезпечує оперативну виписку товаросупроводжувальних документів при оприбуткуванні товарів від постачальника і продажу товарів покупцям; при цьому відбувається автоматичне формування бухгалтерських проводок

В залежності від використаних на підприємстві спеціалізованих програм фінансовий облік здійснюється таким чином: на першому етапі фінансового обліку призводиться документальне оформлення здійснених на підприємстві господарських факторів. Одночасно з вводом первинних даних формуються усі бухгалтерські проводки. Бухгалтер має можливість і вручну сформувати проводку, але це може привести до помилок, а також займає багато часу. Автоматизоване формування бухгалтерської проводки здійснюється на основі довідника типових господарських операцій.

На другому етапі фінансового обліку усі бухгалтерські проводки записуються в консолідований бухгалтерський регістр, який називається книгой обліку господарських операцій. Книга обліку господарських операцій представляє собою синтетичний та аналітичнй бухгалтерськй регистр, в якому у хронологічному порядку записуються проводки по рахунках. У книгу обліку заносяться усі проводки, які були здійснені у поточному розрахунковому періоді. Кожний бухгалтерський запис має свій регістраційний номер. В книзі обліку господарських операцій відображаються усі бухгалтерські операції і вона служить основним джерелом формування консолідованих фінансових звітів.

На третьому етапі фінансового обліку формуються регістри бухгалтерського обліку, регістри внутрішньої та зовнішньої звітності. Регістри внутрішньої бухгалтерської звітності предназначені для внутрішнього використання і потрібні для накопичення інформації для руху коштів та їх джерел на рахунках бухгалтерського обліку. На основі бази даних бухгалтерських проводок формуються регістри синтетичного обліку регістри і звіти аналітичного обліку, а також складаються документи спеціальної звітності.

Дані внутрішніх облікових регістрів призначені для фактичного визначення стану коштів на рахунках, залишків на рахунках, оборотів на рахунках, оборотів по кореспондуючим рахункам, а також для аналізу та контролю. До регістрів аналітичного обліку відносяться аналітичні відомості по рахунках і оборотно-сальдова відомість в аналітичному розрізі.

На четвертому етапі фінансового обліку здійснюється закриття розрахункового періоду а також формування архіву облікових даних.

Як приклад розглянемо операції програми „Універсал" по обліку податків в бухгалтерії на АТВТ "Суми-Авто".

Облік податків реалізується в контурі оперативного управління.

Податки, що передбачається враховувати, потрібно описати в каталозі "Налоги ".

Типові податки, що застосовуються в окремих випадках обєднуються в "Налоговые группы ".

Митні платежі розраховуються аналогічно до інших податків, їх можна виключити з розрахунків податків у документах, якщо для контрагента установити значення "Нет" в полі "Автоматически использовать налоги для таможенной декларации". Якщо це поле має значення "Нет" для власного підприємства, митні платежі не беруть участь у розрахунку цін товарів у прайс-листах.

Щоб автоматично розраховувати податки по позиції специфікації при формуванні оперативних документів, у каталогах запасів і послуг присутнє поле "Налоговая группа", де можна вибрати необхідну групу податків. При заповненні каталогу "Организации и банки" зазначається "Государство", резидентом якого є дане підприємство, в тому числі власне. Для держави, в свою чергу, задається, чи застосовуються податки. При оформленні документів оперативного контуру: документів-підстав, накладних, прайс-листів можна вказати, з податками чи без податків будуть задаватися ціни в позиціях специфікації. Включення податків до накладних, створених по документах-підставах, таке ж, як і у відповідному документі-підставі, і не може бути змінене.

Відомості про податки по документу в цілому і по позиції специфікації можна одержати за допомогою екранних кнопок і функцій локального меню. В цьому вікні можна змінити контрагента, на якого будуть віднесені податки, і при необхідності відредагувати їх суму. За допомогою функції локального меню "Расчет налогов по позиции по обрапой группе" надасться можливість змінити податкову групу для поточної позиції.

При оприбуткуванні податки, для яких у каталозі податків встановлене "всегда входить", включаються до облікової ціни, інші - залежно від значення відповідної ознаки для складу і параметрів налагодження. Прайс-листы формуються з податками чи без податків. Порядок розрахунку ціни в прайс-листі (спочатку націнка, потім податок чи навпаки) встановлюється в реквізиті "Настройка пользователя ". Таким чином, прийнятий на підприємстві механізм обліку податків необхідно відобразити при заповненні каталогів, встановленні параметрів налагодження, введенні оперативних документів. Суми податків можна побачити безпосередньо у вікнах введення документів, у відповідних звітах, а також розрахувати за допомогою програмних ключів при оформленні платіжних документів.

Технологія виконання певних комплексів функціональних завдань АСБО на АРМ бухгалтера повною мірою залежить від організації обміну між ними інформацією. Обмін між комплексами завдань, що виконуються на різних АРМ бухгалтера, може відбуватися з використанням паперових документів, проміжного машинного носія і каналами звязку.

Технологія виконання облікових робіт на АРМ бухгалтера передбачає введення нормативно-довідкової і оперативної інформації безпосередньо в ЕОМ з клавіатури, тобто без використання проміжного машинного носія. Однак якщо загальний обсяг первинної інформації, що обробляється, великий, то можуть виникнути проблеми через обмеженість обсягу памяті однієї ПЕОМ і необхідності розподілу роботи з обробки документів між кількома бухгалтерами і ПЕОМ. У даному разі виникає потреба використовувати проміжний машинний носій і включення в технологічний процес обробки облікової інформації на АРМ бухгалтера операцій підготовки машинного носія і автоматичного введення з нього даних в ЕОМ або організовувати обмін інформацією між ПЕОМ каналами звязку.

Склад, послідовність і способи виконання операцій технологічного процесу автоматизованої обробки облікової інформації на підприємстві має однорівневу обчислювальну систему, основану на мережі АРМ бухгалтера..

Первинні документи складаються вручну. Дані цих документів для завдань синтетичного і аналітичного обліку на відповідних АРМ бухгалтера вводяться в ЕОМ з клавіатури.

Якщо первинні документи складаються на АРМ матеріальної особи багаторівневої обчислювальної системи, що діє автономно, то їх дані водночас записуються на проміжний машинний носій, з якого потім (за окремим технологічним підходом) вони автоматично вводяться в ЕОМ АРМ бухгалтера для подальшої обробки. Якщо ж АРМ матеріально відповідальної особи входить до складу обєднаних в локальну мережу каналами звязку АРМ фахівців, на базі яких основана багаторівнева обчислювальна система, то необхідність запису на проміжний машинний носій даних первинних документів , що складаються на ПОЕМ, відпадає. Вони за спеціальними командами автоматично передаються в інформаційні бази відповідних АРМ бухгалтера каналами звязку.

Отже, впровадження в дію автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві дає змогу швидко складати необхідні бухгалтерські документи, знаходити необхідні дані в автоматизованій системі.

Дана програма „Універсал" відрізняється зручністю інтерфейсу, швидкістю проведення операцій, зрозуміла для використання користувачу.

Автоматизація бухгалтерського обліку дає змогу:

- забезпечувати повну відповідність номенклатури обєктів обліку необхідному рівню узагальнення інформації;

- автоматизувати процес відображення господарських операцій на машинних носіях;

- підвищити оперативність обліку;

- зменшити трудомісткість алгоритму складання балансу та звітності;

- автоматизувати процес розрахунків показників;

- здійснювати введення інформації на місці її виникнення;

- спрощувати схему документообігу а підприємстві;

- безпомилково формувати бухгалтерські проведення;

- раціоналізувати працю бухгалтерів.

Узагальнюючи вищенаведене, можна визначити, що автоматизація обліку має дві основні оцінки ефективності - кількісну та якісну. Кількісна оцінка полягає в скороченні трудомісткості і водночас сприяє скороченню персоналу. Якісна сторона характеризує покращення культури фінансово-господарської діяльності на підприємстві..