Принципы формирования. Функциональный и отраслевой принцип.

Однако при любом из выбранных вариантов руководитель компании должен исходить из нескольких основополагающих принципов, которые в значительной степени влияют на эффективность работы отдела по PR (пресс-службы).

1. Пресс-секретарь или руководитель пресс-службы (отдела по PR) должен иметь прямой выход на руководителя, обладать в полной мере информацией о текущей деятельности компании, ее сильных и слабых сторонах.

2. Деятельность пресс-службы (PR-отдела) строится в строгом соответствии с целями и задачами компании на кратко-, средне- и долгосрочный периоды.

3. Пресс-секретарь или руководитель пресс-службы (PR-отдела) должен беспрекословно и оперативно получать от других подразделений компании всю необходимую для реализации поставленных руководством компании задач информацию.

4. Пресс-секретарь или руководитель пресс-службы должен принимать участие в планировании мероприятий с участием руководства компании, которым необходимо придать общественный резонанс.

5. Пресс-секретарь или руководитель пресс-службы должен пользоваться полным доверием у главы компании, быть профессионалом в своей области и иметь хорошие контакты в журналистской среде.

При организации пресс-службы по первому из приведенных вариантов она выполняет следующие задачи:

• мониторинг публикаций о деятельности фирмы в периодической печати и информации, проходящей по радио и телевидению;

• анализ публикаций на рынке с выработкой конкурентных предложений руководству по проведению тех или иных мероприятий;

• разработка планов и стратегий информационной политики компании;

• подготовка текстов заявлений руководства компании, пресс-релизов и оперативных сообщений пресс-службы;

• организация интервью, пресс-конференций, выступлений по радио и телевидению руководства компании;

• размещение прямой и косвенной рекламы в СМИ;

• редакционно-издательская деятельность;

• подготовка видеороликов и сюжетов о деятельности компании, в том числе и заказного характера.

Разумеется, в зависимости от уже существующей структуры компании, цели и задачи ее деятельности, квалификации персонала упомянутые функции пресс-службы (управления и отдела по связям с общественностью) могут выполняться в неполном объеме или поручаться другим подразделениям. Например, функции мониторинга может выполнять служба безопасности, а рекламно-издательской деятельностью может заниматься отдел по рекламе. Однако практика показывает, что наибольшего успеха пресс-служба добивается тогда, когда работа с информацией строится по замкнутой технологической цепочке под непосредственным контролем руководителя компании. При использовании такой полновесной схемы пресс-служба (PR-отдел), естественно, будет заниматься информационным обеспечением всех подразделений компании. При этом варианте в зависимости от размеров компании, ее целей и размаха операций на рынке может быть предложена следующая организационная структура пресс-службы (см. схема 1).

При такой полномасштабной системе должность пресс-секретаря или руководителя пресс-службы должна соответствовать уровню не меньше вице-президента компании.