Види інформаційно-аналітичної діяльності

У системі управління існує значна кількість проблем, проблеми характеризуються інформаційною відкритістю і невизначеністю меж проблемної галузі, унікальністю кожної ситуації, високими вимогами до оперативності прийняття рішень за умови фрагментованості та протирічивості інформації і потребують інформаційно-аналітичного забезпечення.

До аналітичної діяльності відносять ті процедури і процеси інтелектуальної діяльності, які мають ознаки творчості, породжують нову інформацію, дозволяють виявляти нові проблеми або їх аспекти, пропонувати нетрадиційні способи їх вирішення .

Зростає інтерес управлінських структур до методів і засобів аналітичної роботи, посилюється роль різних видів експертизи (правової, фінансової, макроекономічної, міжнародної, науково-технічної та ін.).

Надання особі, що приймає рішення, аналітичного продукту, який є не просто впорядкованим набором окремих фрагментів проблемної галузі, а цілісною картиною, яка відображає об’єкт управління у зручному для сприйняття ракурсі, містить пропозиції варіантів альтернативної поведінки і можливих наслідків, дає можливість сприймати об’єкт у його динаміці.

Інформаційно-аналітична діяльність характерна перш за все для політичних, економічних досліджень з метою прийняття рішень у сфері управління. Інформаційно-аналітичні служби органів влади і управління покликані моделювати соціологічні аспекти, здійснювати прогнозування політичних конфліктів, результатів голосування, здійснювати аналітичний моніторинг не тільки явних поточних проблем, а і виявляти проблемні ситуації, проводити ситуаційний аналіз та вирішувати інші завдання соціального, політичного, фінансового, екологічного моніторингу.

Розрізняють моніторингові, ініційовані і кумулятивні аналітичні дослідження [61].

1. Моніторингові дослідження призначені для довготермінового аналітичного спостереження за розвитком певної ситуації з метою забезпечення можливості апріорного синтезу управлінських рішень, які мають профілактичний або упереджуючий ха­рактер.

Моніторинг - безперервне спостерігання за станом оточуючого середовища і управління ним шляхом своєчасного інформування про можливості настання несприятливих, критичних або неприпустимих ситуацій.

Моніторингові дослідження передбачають одержання статистичних або змістовних показників, які характеризують об’єкт спостереження і які можна виміряти. Система спостережень будується на фіксації дискретних кількісних характеристик об’єкта спостереження, накопичуванні цих відомостей і на можливості шляхом інтелектуальної інтерпретації одержаних відомостей зробити висновки про якісний стан об’єкта. Моніторинг ґрунтується на спостереженні типових рис у поведінці об’єктів спостереження і на своєчасній фіксації на їх фоні різних відхилень від норми.

Інформаційно-аналітичний моніторинг – вид інформаційної діяльності, пов’язаний з процесами аналізу, синтезу інформації із застосуванням методів моделювання, експертного оцінювання, діагностики і прогнозування, що реалізуються у режимах постійного збирання інформації з традиційних і нетрадиційних джерел з метою регулярного інформаційного забезпечення користувачів.

Моніторингові аналітичні дослідження, як правило, регламентуються етапами обробки інформації, обраною тематикою і фіксованим переліком джерел. Головне в моніторингових дослідженнях – чітка орієнтація на конкретну постановку задачі і цілеспрямовану змістовну обробку інформації.

2. Ініційовані аналітичні дослідження проводяться за раніш незапланованими дорученнями керівництва або в результаті виявлення при проведенні моніторингових досліджень нових проблемних ситуацій.

Ініційовані дослідження вирізняються істотним впливом чинників невизначеності цілей і суб’єктивності критеріїв оцінки рішень, які приймаються. Важливе значення в цьому процесі надається виявленню індикаторів, формальних характеристик, якісних і кількісних показників, які відображають аналітичну динаміку ситуації. Це завдання передбачає вивчення вітчизняного і зарубіжного досвіду вибору інформаційних індикаторів даної проблемної ситуації, наявні державні і комерційні джерела інформації, оцінити взаємозалежність значень покажчиків з урахуванням динаміки в часі та ін. Вибір індикаторів має проводитись під безпосереднім змістовим контролем кінцевого користувача з урахуванням сформульованої ним задачі аналітичного дослідження. Для виявлення і формулювання характеристик досліджуваної ситуації необхідно забезпечити аналіз і оцінку альтернативних характеристик ситуації з урахуванням їх суб’єктивно-інтуїтивних оцінок експертами-аналітиками.

У результаті ініціації або одержують кінцевий аналітичний результат із структуризацією проблеми, або починається моніторинговий аналітичний процес, або проводиться кумулятивне аналітичне дослідження.

3. Кумулятивні дослідження характеризуються високими вимогами до оперативності їх проведення, використанням спеціалізованих методів опрацювання експертної інформації.

Кумулятивні дослідження проводяться на основі ситуативної обробки інформації групами керівників та/або експертів-аналітиків. У цих дослідженнях широко застосовується методологія групових експертних процедур (метод “комісій”, метод “мозкової атаки”, метод “ситуаційного аналізу”, процедура “Дельфі” та ін.).

Одним із видів інформаційно-аналітичного моніторингу є комунікативний аудит, який передбачає вивчення повідомлень про фірму і повідомлень, розповсюджуваних від лиця фірми і здійснюваний для визначення результативності комунікативної політики, яка проводиться організацією.

Поняття “комунікативна політика” може застосовуватись у таких значеннях: 1. Перспективний курс дій підприємства і наявність у нього обґрунтованої стратегії використання комплексу комунікативних (комунікаційних) засобів взаємодії з усіма суб’єктами маркетингової системи, яка забезпечує стабільну і ефективну діяльність з формування попиту і просування товарів і послуг на ринок. 2. Комплекс заходів із забезпечення ефективної взаємодії бізнес-партнерів, організації реклами, методів стимулювання збуту і зв’язків із громадськістю.

Бізнес, як сфера інформаційної діяльності, є предметною галуззю з притаманними тільки їй завданнями, джерелами і каналами одержання інформації, з новою понятійною парадигмою, пов’язаною із певною структурою управління діяльністю, її цілями і критеріями. Сфера підприємництва потребує осмислення нових підходів до інформаційної діяльності, вироблення адекватних форм і методів її забезпечення і підготовки кадрів, яки володіють цими підходами, формами і методами.

Система інформаційного забезпечення управління ефективно функціонує за таких умов:

• спеціальна підготовка спеціалістів широкого профілю, які добре обізнані з відповідною тематикою і завданнями, які стоять перед організацією;

• чітке визначення методів, форм і видів інформаційного обслуговування для забезпечення його оперативності і компактності.

Інформаційне забезпечення управлінняі бізнесу включає:

• пошук і оцінку ідей, гіпотез, рішень;

• виявлення і опис проблем, тенденцій, альтернатив, конфліктних і надзвичайних ситуацій;

• багатокритеріальний аналіз даних і оцінка складних об’єктів;

• інформаційне моделювання проблем і вибір методів їх вирішення;

• формування системи критеріїв і оцінок, інформаційна експертиза планів, програм, наукових і конструкторських досліджень, проектних робіт;

• оцінка і впровадження науково-технічних досягнень і передового досвіду конкуруючих організацій;

• збирання і аналіз даних про партнерів і конкурентів;

• визначення поведінки в конкурентній боротьбі, конфліктах, протистоянні; аналіз і прогнозування надзвичайних ситуацій, пошук їх аналогів;

• ана­ліз і прогнозування “лідерів” у комерції, науці, технології, техніці, виробництві;

• інформаційне супроводження розробки прогнозів розвитку галузі, підприємства, регіону;

• акумулювання і оцінка ініціатив, інновацій і розробка пропозицій з їх використання;

• інформаційно-діагностичний аналіз ліцензійної діяльності і угод;

• діагностичний передпрогнозний аналіз торговельних угод, пропозицій по бартеру, лізингу, клірингу, біржовим процедурам, кон­трактам, намірам, угодах, поставках, фінансових процедурах та ін.;

• інформаційна експертиза проектів з ризиковим фінансуванням;

• інформаційна експертиза проектів для інноваційних банків;

• прогнозування хвиль економічної кон’юнктури;

• прогнозування хвиль соціального розвитку;

• аналіз комерційного рейтингу фірм, партнерів і конкурентів;

• аналіз соціально-політичного рейтингу;

• накопичення відомостей і їх використання для посередницької діяльності в науці, технології, виробництві, в діяльності бірж, банків, у великих програмах, соціальних і політичних заходах;

• накопичення і використання відомостей про виставки, аукціони, ярмарки, конференції, наради;

• редакційно-аналітична діяльність і підготовка аналітичних матеріалів, довідок, доповідей, прогнозів, реклами.

Аналіз інформаційних потреб, вивчення мотивацій в управлінських рішеннях, тематичне інформаційне забезпечення керівників, психологія індивідуального і групового інформаційно-аналітичного забезпечення є об’єктами діяльності в галузі інформаційного забезпечення управління і бізнесу.

Інформаційне забезпечення управління і бізнесу передбачає:

• комплексне інформаційне забезпечення найбільш повною і достовірною фактографічною і концептуальною інформацією порівняльного і прогнозного характеру – стану, тенденцій і перспектив розвитку предметної галузі, конкретних об’єктів-аналогів;

• підготовка аналітичних, порівняльних або реферативних оглядів;

• проведення патентних досліджень;

• організація консультацій, експертних оцінок;

• співставлення техніко-економічних параметрів виробів;

• переклад ділової інформації;

• формування спеціалізованих (в тому числі повнотекстових) баз даних для побудови аналітичних моделей і кількісного аналізу об’єктів експертизи і прогнозування.

Для ефективної роботи необхідне знання джерел інформації, характеристик інформаційних масивів: розсіяння інформації, старіння, актуальності інформації, оцінювання характеристик інформації – якісних (достовірність, об’єктивність, однозначність, своєчасність, релевантність, пертинентність, актуальність), кількісних (повнота, достатність), ціннісних.

Забезпечити стійке положення на ринку підприємству дозволяє така інформація:

• адресна інформація

• про безпеку у підприємницькій діяльності;

• про законодавчі та нормативні документи;

• про діяльність фірм і підприємств:

• про виставки;

• про ділову документацію;

• про маркетингові дослідження;

• про надійність зарубіжних партнерів;

• про надійність вітчизняних партнерів;

• про науково-технічні досягнення;

• про покупців;

• про репутацію партнерів;

• про ціни;

• про зовнішньоекономічну діяльність;

• оцінка бізнес-проектів;

• фінансова інформація.

• інформація про джерела інформації: основні періодичні видання про інформаційний ринок; довідкові матеріали про інформаційний ринок; консультаційні і навчальні центри з інформації.

Великі фірми, розробляючи структуру управління, виділяють як самостійний напрям “управління маркетингом”, для якого створюються підрозділи збирання інформації, довідково-інформаційні служби дослідження ринку, підрозділи збуту, реклами, планування асортименту, які займаються збиранням інформації у формальних і неформальних джерелах. Підрозділи управління маркетингом реалізують завдання, які ґрунтуються на інформаційному забезпеченні: реклама товарів та послуг, дослідження споживчих властивостей товарів і їх конкурентноздатності, вивчення діяльності потенційних конкурентів та ін. Служби маркетингової інформації налагоджують обмін інформацією з ринком збуту, що дозволяє підприємствам адаптуватись до зміни ринкових умов і досягати поставлених цілей.

Маркетингова інформація відіграє суттєву роль у визначенні ринкової частки і ринкової позиції підприємства, у виявленні динаміки ринку. Від її повноти, достатності і якості залежить успіх або невдача фірми на ринку.

У практиці управління зустрічається значна кількість завдань, на які важко знайти точні відповіді. Це пов’язано, в першу чергу, з невизначеністю, яка обумовлена випадковою поведінкою елементів тієї чи іншої системи, а також обмеженими знаннями про об’єкт управління. Для одержання більш повних знань про досліджуваний об’єкт необхідно мати більший обсяг інформації, яка часто має якісний характер і не піддається кількісним вимірюванням. Тому, при прогнозуванні, розробці проектів і виборі програми напрямку розвитку системи, оцінки якості продукції та ін., все ширше використовують методи експертних оцінок, які допомагають формалізувати процедури збирання і аналізу думок спеціалістів і перетворити одержану інформацію у форму, найбільш зручну для підготовки обґрунтованих рішень [37]. Спеціаліст з інформатизації бізнесу має бути когнітологом, уміти перетворювати особистісне знання спеціалістів у інформацію, організовувати експертизи, на основі інформаційного аналізу добирати спеціалістів-експертів з певної галузі, представляти результати експертизи в зручному для аналізу вигляді.

З розвитком інформатизації бізнесу, особливо її технічної складової – комп’ю­тери­зації, змінюється робоче місце працівників офісу – тепер їх оточують різні засоби інформатизації з новими можливостями. Широке впровадження глобальних комп’ютерних мереж дозволяє підприємствам розширювати міжнародних економічних зв’язків, у зв’язку з чим інформаційним працівникам доводиться працювати у відкритому інформаційному просторі з різномовним текстом, переглядати великі масиви інформації, здійснювати їх переклад і аналіз для виявлення тенденцій, закономірностей, створювати проблемно-орієнтовані бази даних.

Сучасний бізнес зробив якісний крок у бік глобальної комп’юте­изованої комерції. За допомогою електронних технологій здійснюються ділові операції – встановлення контактів, укладання угод, комп’ютеризована торгівля товарами і послугами та ін. Все частіше джерелом аналітичної і оглядової бізнес-інформації стає Інтернет. Всесвітня мережа надає бізнес-новини і аналітичну інформацію, містить довідники з правової інформації, відомості про підприємства, статистичні дані. Мережа надає сервіс у одержанні економічної інформації, даних про фінансовий ринок, фондовий і товарний ринки. Витрати, наприклад консалтингових фірм, на інформаційне забезпечення при виконанні маркетингових досліджень того чи іншого сегменту ринку, становлять до 10 % вартості проекту, при чому значних матеріальних і трудових ресурсів потребує збирання первинної інформації, яка є базою для проведення досліджень. Крім одержання інформації з мережі Інтернет, підприємства широко використовують мережу для реклами і маркетингу. Завдання відбору інформації, її аналітичної обробки і систематизації для представлення в мережі, підтримки її актуальності є завданням інформаційних працівників.

Компанії фінансового сектору, фірми, які працюють у сфері дозвілля і подорожей, авіакомпанії, некомерційні організації, продавці товарів довготермінового користування формують власні бази даних клієнтів, угод, проведених маркетингових кампаній. Дані для ведення таких баз даних одержують як із внутрішніх, так і з зовнішніх джерел. Робота як з традиційними джерелами інформації, так і з нетрадиційними (мережа Інтернет) потребує знання загальних інформаційних законів розсіювання інформації, зміни актуальності інформації, систематизації інформації за різними критеріями, уміння вироблення пошукової стратегії. Слід зазначити, що в умовах формування інформаційного ринку, інформація, якою володіють підприємства, є товаром, здатним викликати “інформаційний інтерес” учасників ринку до інформаційної продукції у вигляді баз і банків даних, адресно-довідкової інформації, аналітичних оглядів і прогнозів та ін.

Для будь-яких видів і форм інформаційного забезпечення можна сформулювати спільні вимоги, яким повинна відповідати інформація [91]:

1.Якісні

• вірогідність– наближеність інформації до першоджерела або точність її передачі (відсутність випадкових або умисних спотворень інформації);

• об’єктивність– інформація, “очищена” від неминучих спотворень, які виникли при її передаванні, а також від суб’єктивних спотворень психологічного плану;

• однозначність– навіть достовірна і об’єктивна інформація повинна підлягати повторній перевірці;

• своєчасність– інформація потрібна у потрібний час і у потрібному місці;

• релевантність– характеристика ступеня відповідності змісту документа, знайденого в результаті інформаційного пошуку, змісту інформаційного запиту;

• пертинентність– характеристика ступеня відповідності змісту документа, знайденого в результаті інформаційного пошуку, інформаційній потребі, вираженій в інформаційному запиті;

• актуальність– важливість інформації у даний конкретний момент часу у прийняття конкретного рішення.

2. Кількісні

• повнота– необхідна і достатня кількість інформації для прийняття рішення;

• достатність– кількість інформації, достатня для вирішення поставленого вузького завдання.

3. Ціннісні.

• значущість для........... ;

• вартість– всі видатки за фактом одержання інформації.

Однією з основних рис сучасного менеджменту є гнучкість управління, швидкість реакції на змінювані зовнішні чинники, що зумовлює необхідність забезпечення менеджерів актуальною, спеціально орієнтованою на прийняття управлінських рішень інформацією про зовнішнє середовище.

Для позначення цієї традиційної функції інформаційного забезпечення системи управління сьогодні часто використовують термін “бізнес-розвідка” (business intelligence), або його еквівалент “конкурентна розвідка” (competitive intelligence), інтерес до яких спостерігається останніми роками у країнах близького і далекого зарубіжжя.

Головним завданням бізнес-розвідки вважають підтримку оптимальних управлінських рішень шляхом забезпечення менеджерів вищого рівня інформацією, яка ґрунтується на результатах діяльності із збирання і аналітичної обробки даних про зовнішнє середовище, у якому діє структурна одиниця, для якої здійснюється бізнес-розвідка.

Слово "бізнес" у цьому визначенні може трактуватись досить широко, оскільки функції бізнес-розвідки актуальні і для неприбуткових, наприклад, навчальних або наукових організацій.

Основна відмінність бізнес-розвідки від промислового шпіонажу – пошук і одержання всієї необхідної інформації виключно законними методами.