1. Автоматизация бизнес-процессов в документообороте

Исторически сложилось, что процесс внедрения различных информационных систем на предприятии, в том числе и систем электронного документооборота, происходил без предварительного анализа существующей инфраструктуры компании и происходящих в ней процессов. На сегодняшний момент для менеджмента компаний потребность чёткого описания бизнес-процессов становится приоритетной задачей. Всё чаще применяется более полезная практика описания бизнес-процессов перед попыткой автоматизации управления на предприятии[3,5].

Попробуем понять, насколько тесно связаны понятия бизнес-процесса и документооборота.

Бизнес-процесс -- это последовательность взаимосвязанных активностей или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей[7]. Результаты отдельных работ и процессов не могут не отражаться в созданных или измененных электронных документах. Поэтому компании, вставшей на путь автоматизации, необходима тесная интеграция систем делопроизводства и управления бизнес-процессами.

Перечислим основные принципы электронного документооборота, применяемые в СЭД «Е1 Евфрат» (заявленные разработчиком на evfrat.ru), позволяющие эффективно управлять описанными бизнес-процессами:

1. Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.

2. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

3. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа.

4. Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

5. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов[1].

Центральным понятием документооборота является документ. Отслеживать и управлять процессом можно, внося изменения в реальном времени в текущий документ и связанный с ним процесс. Следовательно, весь функционал СЭД может быть легко адаптирован для задачи управления бизнес-процессами. Документ становится основой управления[2], а СЭД - базовой платформой для создания автоматизированных систем управления (АСУ). В этом и заключается документно-ориентированный подход к управлению предприятием[2]. Но «автоматизация» подразумевает не только управление, но и автоматическую обработку бизнес-процессов без участия человека. Для этого самого по себе документооборота не достаточно. Требуются дополнительные инструменты автоматической обработки документов.