1.2 Обзор существующих информационных систем в сфере занятости населения: государственные и коммерческие программные продукты

Многие кадровые агентства в своей работе используют автоматизированную обработку данных. Мелкие агентства предпочитают пользоваться стандартным приложением Microsoft Office, где все данные можно обрабатывать в табличном редакторе Excel, а также вести БД в Access, не утруждая себя разработкой специального пользовательского интерфейса. Крупные корпоративные агентства содержат штат обслуживающего персонала по автоматизации своей работы, который занимается разработкой программных продуктов предусмотренных только для данного предприятия.

Существует несколько вариантов программ по автоматизации работы кадрового агентства:

1) Центр автоматизации учета ООО «Дельта Ай-Ти» предлагает программу автоматизации работы кадрового агентства - «Дельта: Кадровое агентство». Решение предназначено для организации ввода, хранения и обработки банка данных, используемого в работе кадрового агентства: анкеты (резюме) потенциальных работников, моделей рабочих мест. Реализован также широкий спектр сервисных функций.

Программа позволяет хранить предопределенные анкетные данные о потенциальном работнике. Кроме данных, ввод которых изначально заложен в программе, пользователю предоставляется возможность самостоятельно определять произвольную структуру и тип дополнительных данных, присутствующих в анкете. Таким образом, достигается полнота анкетных данных, необходимых для работы кадрового агентства на сегодняшний день. При этом пользователь остается независим от разработчика программы, что повышает удобство работы, оперативность решения новых задач. (23, с. 1)

Предусмотрена функция сканирования и хранения цифрового образа фотографических изображений и прочих документов. Т.е. программа позволяет сопроводить анкету работника фотографией, а также «прицепить» к анкете копии документов, затребованных работодателем и необходимых для участия в конкурсе (копия диплома, аттестаты и пр.). Анкета может быть выведена на принтер. Кроме предопределенных печатных форм, заложенных разработчиками программы, предусмотрена возможность распечатки анкеты с выбором полей базы данных, выводимых на печать. Доступна функция распечатки анкет (резюме) соискателей по произвольной выборке из базы данных программы. Предусмотрена печать как заполненной анкеты (для предоставления работодателю), так и «пустого» бланка (для последующего заполнения анкеты работником и ввода данных в программу).

В программе реализована функция подбора по банку данных:

- подбор анкет работников, удовлетворяющих требованиям конкретной модели рабочего места;

- подбор моделей рабочего места, требованиям которых удовлетворяет конкретный работник.

Функция подбора работает с учетом вариации требований к кандидатам по приоритету (обязательные, желательные). Специалисты (модели рабочего места) в выборке также сортируются по приоритету (сперва выводятся наиболее подходящие). Кроме этого программа позволяет сформировать и вывести на печать произвольную выборку анкет работников и моделей рабочего места, хранимых в банке данных.

Программа дополнительно позволяет:

- вести учет долгов клиентов КА и соискателей, получать баланс взаиморасчетов с контрагентами;

- печатать акт выполненных работ по факту подбора работников под конкретную модель рабочего места;

- хранить и обрабатывать результаты профессиональных и психологических тестов, предлагаемых работнику;

- хранить историю контактов и взаимодействий как с работниками, так и с работодателями (программа «помнит» когда была заполнена анкета, кто ее заполнил, когда и в каких собеседованиях участвовал работник, куда он устроен на испытательный срок, почему «не подошел» и т.д.);

Универсальность решения достигается также довольно простой адаптацией его под пожелания конкретного пользователя. На этом этапе могут быть изменены и диалоговые формы, предназначенные для ввода данных, и сама структура данных, и печатные формы, генерируемые программой. При необходимости на программу может быть «возложено» решение дополнительных задач, актуальных для конкретного кадрового агентства.

«Дельта: Кадровое агентство» не является самостоятельной программой и предназначено для использования с любой компонентой системы программ «1С: Предприятие 7.7».

На сегодняшний день конфигурация «Дельта: Кадровое агентство» внедрена и используется в нескольких кадровых и рекрутинговых агентствах, среди которых: Кадровое агентство «Вектор» (г. Самара), Информационно-кадровое агентство «Дельта» (г. Ижевск), Международный кадровый центр «Фаворит» (г. Ижевск). (23, с. 3-10)

2) программа «Кадровое агентство» версия 1.0.

Программа позволяет вести две базы данных - вакансий и вакантов. Возможны два режима работы: Администратор и Оператор. Администратору доступно производить любые действия (в т.ч. добавление, исправление, удаление). Оператору доступны лишь просмотр и фильтрация клиентов. Режим Администратор - Оператор выбирается при вводе пароля при входе в программу.

Ведутся карточки анкетных данных клиентов, где разрешено редактирование, добавление и удаление записей. При ведении карточки используются справочники Семейное положение, Образование, Дополнительное образование, Водительское удостоверение, Знание программ, профессия и т.д. Ведение данных справочников облегчает работу специалиста. Каждый справочник ведется по усмотрению Агентства. В справочнике возможно добавление (кнопка «плюс»), удаление (кнопка «крестик») и редактирование (кнопка «открытая папка») элементов.

Также в программе предусмотрен удобный поиск вакантов, используется фильтрация по многим параметрам. Результат поиска выдается как на экран, так и на печать в виде таблицы.

Нажатие на кнопку «Работодатель (вакансии)» позволяет получить доступ к окну со списком работодателей. Ведение этих карточек аналогично карточкам вакансий.

К каждой карточке привязан список вакансий. Количество вакансий не ограничено. Для добавления новой вакансии нажать на кнопку «Плюс», удалить вакансию - кнопка «Крестик», Редактировать вакансию - кнопка «Открытая папка».

Существуют сервисные функции программы:

- Переиндексирование данных - восстановление индексов (связей), например, в случае аварийного завершения программы.

- Архивные копии - позволяет создать / восстановить архивную копию программы. Создается файл в форме сжатия ZIP. Имя файла «число_месяц_год.zip» (например 11_08_03.zip - архив за 11 августа 2006 г.). Путь, куда можно записать данный файл выбирает пользователь, например на гибкий магнитный диск.

- Регистрация программы позволяет зарегистрировать программу, то есть снять ограничения с режима Демо.

- Установка пароля - позволяет установить / изменить пароль для доступа к программе.

Программа разработана с помощью Borland Delphi с использованием библиотеки доступа к базам данных Borland Database Engine. «Кадровое агентство 1.0» является самостоятельной программой и после регистрации устанавливается на компьютер клиента.

3) Конфигурация «АИСТ: Кадровое Агентство»» предназначена для автоматизации деятельности кадрового агентства по учету анкет от кандидатов и заявок от клиентов-работодателей. Производитель ООО «АИСТ Ай Ти».

Основные функциональные возможности конфигурации «АИСТ: Кадровое Агентство»:

- Ввод и хранение анкет от кандидатов. Анкета содержит персональные (личные) сведения кандидата, образование, трудовую деятельность, знания и навыки, пожелания к будущей работе и т.д.

- Ввод и хранение заявок на подбор персонала от клиента-работодателя кадровому агентству. Заявка содержит сведения о клиенте-работодателе, требования к кандидату, должностные обязанности, пожелания и т.д.

- Получение оперативного доступа к единой корпоративной базе анкет и заявок;

- Оперативный поиск анкет и заявок по любому заданному критерию, включая полнотекстовый поиск по ключевому слову.

Дополнительные функциональные возможности конфигурации:

- Вывод на печать анкет и заявок;

- Подбор анкет, удовлетворяющих заявке;

- Отслеживание отработанных анкет и закрытых заявок;

- Ввод информации в заявки и анкеты с использованием классификаторов (Учебные заведения, Языки, Компьютерные программы и т.д.).

Конфигурация «АИСТ: Кадровое Агентство» не является самостоятельной программой и предназначена только для совместного использования с любой из компонент системы программ «1С: Предприятие 7.7» (реализована на базовых объектах).

Конфигурация «АИСТ: Кадровое Агентство» может работать как самостоятельная конфигурация, так и в составе любой типовой или нетиповой конфигурации (например, в составе управленческой или бухгалтерской системы).

4) «Система автоматизации работы кадрового агентства». Автоматизирует работу сотрудников кадрового агентства: секретаря, менеджеров, руководителей групп, отдела продаж, ведёт учёт услуг средств массовой информации и производит оценку их эффективности, анализирует качество и эффективность работы сотрудников, формирует полную финансовую и функциональную отчётность по работе агентства для руководства компании:

· Хранение и поиск информации о кандидатах, заказчиках, вакансиях, СМИ, сотрудниках агентства и их персональной работе, хранение любых сопутствующих документов в их исходном формате (договоры, счета, схемы проезда, фотографии, портфолио и т.д.) размером до 50 Мб и более;

· Автоматическое размещение отмеченных вакансий на сайте агентства, приём, сортировка и распознавание ответной почтовой корреспонденции, занесение данных в систему;

· Автоматическая обработка и сортировка всей почтовой корреспонденции;

· Поиск по тексту резюме и любым полям анкеты кандидатов;

· Поиск кандидатов, заказчиков, вакансий сотрудников, собеседований, документов и писем по совокупному множеству условий и всем полям, включая пользовательские;

· Планирование и контроль работы менеджеров (контакты, собеседования и т.д.);

· Формирование документов для представления заказчику, контроль прохождения испытательного срока кандидатом;

· Распределение прав доступа по группам пользователей и рабочим местам; кроме доступа к полям данных и действий над ними, права определяют состав функций системы для рабочих мест и групп пользователей;

· Формирование отчётов по финансовой, кадровой и функциональной деятельности агентства;

· Ведение и учёт переписки при помощи встроенного почтового клиента с кандидатами, заказчиками, СМИ, а также сотрудниками внутри компании;

· Массовая рассылка персональных писем по выделенным позициям списка кандидатов, заказчиков, сотрудников, СМИ;

· Групповая модификации данных над выделенными позициями списка.

Система ориентирована на групповую работу с данными для повышения качества и скорости обслуживания клиентов. Сюда входит хранение карточек работников агентства (Ф.И.О., эл. адрес, телефон), внутренняя переписка, напоминания (отложенные сообщения). К функциям групповой работы также относится передача в рамках системы (с оповещением) новых, неприкрепленных файлов соискателей. Данная система предусмотрена для работы крупного, структурированного кадрового агентства, работа которого не ограничивается только автономным режимом. Предусмотрен огромный банк по работе с Интернетом, а также с локальными сетями внутри компании. (38, с. 15-22)

Рассмотренные выше программы являются лишь частью огромной программной среды для автоматизированной работы кадрового агентства. Рассмотрены как самые простые (программа «Кадровое агентство» версия 1.0.) так и сложные корпоративные программы («Система автоматизации работы кадрового агентства»). Каждая из этих программ имеет свои преимущества и недостатки, так как работа кадрового агентства сложный процесс, который полностью автоматизировать практически невозможно, поэтому возникающие ситуации не всегда может отразить та или иная программа.

Большим преимуществом программ для кадровых агентств является их гибкость и возможность настроить необходимые параметры, отредактировать те или иные формы по усмотрению агентства, а также возможность создания своих самостоятельных форм, которые максимально будут отражать специфику работы кадрового агентства.