2.2 Проект бизнес процесса организации ООО "Мир стекла"

Процесс реинжиниринга бизнес процесса проходил в ООО "Мир стекла" по классической схеме.

Были сформулированы цели новых бизнес процессов в таких областях как:

оптовая торговля лесоматериалами, строительными материалами и санитарно-техническим оборудованием;

создание сети магазинов по продаже материалов для остекления в г. Санкт-Петербурге и Ленинградской области;

автоматизация бизнес процесса "Продажи" и его подпроцессов.

Целью управленческий процесса, является изменение или, наоборот, сохранение управленческой ситуации, т.е. такой совокупности обстоятельств, которые оказывают (могут оказать в будущем) положительное или отрицательное влияние на организацию. Ситуация характеризуется количественными и качественными показателями (длительностью, остротой, местом и причинами возникновения, содержанием, кругом участников, важностью, сложностью, перспективами развития и т.п.).

Следующим, этапом является выделение основных процессов. К основным относятся те процессы, прямым результатом которых является изготовление конечных продуктов/услуг, составляющей продукцию данного предприятия.

Основным и приоритетным направлением бизнес процессов является автоматизация бизнес процесса "Продажи".

В ООО "Мир стекла" бизнес-процесс "Продажи" состоит из подпроцессов:

"поиск клиентов"

Поиск клиентов осуществляется в ручную, проверяются все раннее заключенные договоры с клиентами. Клиенты, с которыми не имеются действующие договора, заносятся в список для отправки им коммерческого предложения. Осуществляется поиск потенциальных клиентов с помощью различных информационных каналов (интернет, реклама). Найденные клиенты заносятся в список. Организация получает заказы на изделие. Запрос представляет собой сообщение, где указывается информация об изделии;

"отправка коммерческих предложений"

На запрос клиента создается коммерческое предложение. Подготовленное и оформленное соответствующим образом коммерческое предложение согласуется внутри компании. Коммерческое предложение отправляется посредством электронной почты. Данные об отправке заносятся в журнал регистрации исходящих коммерческих предложений;

"заключение договоров с клиентами"

В ответ на коммерческое предложение клиент подтверждает заказ. Заказ регистрируется в журнале. Заносится в список тех с кем был заключен договор.

Далее происходит проверка наличия действующих договоров с клиентами на долгосрочное сотрудничество. Далее заключается, продлеваются договоры с клиентами;

"обработка заказа"

От клиентов, которым были отправлены коммерческие предложения и с которыми заключены договора, принимаются заказы. На основании дополнительных условий (например, наличие дополнительных скидок для клиента или же наличие необходимого товара на складе) в заказ вносятся необходимые изменения, и заказ согласуется с клиентом, т.е. утверждается;

"выставление счета - фактуры клиенту"

В соответствии с заказом клиента и условиями договора подготавливается счет-фактура. На данном этапе подготовленный счет-фактура соответствующим образом согласуется (в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения, если например, клиенту понадобилось большее или меньшее количество товара) и отправляется клиенту при помощи выбранного канала связи.

На данном этапе счета-фактуры регистрируются в журнале счетов-фактур;

"выполнение обязательств по договору"

Ответственный за работу с клиентами получает от клиента уведомление о выполнении условий по оплате, регистрирует его в журнале оплат и осуществляет контроль выполнения клиентом обязательств по оплате.

В журнал оплат заносится следующая информация: номер счета-фактуры; клиент; дата отправки; сумма; дата оплаты; дата получения уведомления.

Ответственный за работу с клиентами высылает уведомление о готовности к отгрузке товара, в соответствии с условиями поставки, предварительно занеся его в журнал исходящих документов. В уведомлении, как правило, указывается ориентировочная дата отгрузки. Затем совершается отгрузка товара в соответствии с условиями договора.

"создание базы данных клиентов".

В ООО "Мир стекла" исполнителями этих процессов являются менеджеры предприятия. Для автоматизации и ускорения их работы на предприятии было принято решение об автоматизации этих процессов с помощью компьютерных программ.

Подпроцесс "поиск клиентов":

необходимо обеспечить возможность ведения общего справочника клиентов;

должна быть предусмотрено возможность фиксации отправки информации о продукте.

Подпроцесс "отправка коммерческих предложений":

следует предусмотреть ведение коммерческих предложений для каждого клиента в системе;

возможность фиксации уже отправленных коммерческих предложений.

Подпроцесс "заключение договоров":

факт получения подтверждения комплектации заказа должен фиксироваться в системе путем копирования данных из соответствующего коммерческого предложения в новый заказ. В новый заказ должна переноситься вся информация из коммерческого предложения;

должна быть реализована возможность ведения договоров с клиентами в системе.

Подпроцесс " обработка заказа":

Необходимо предусмотреть возможность редактирования заказов в процессе их оформления.

Подпроцесс "выставление счета - фактуры клиенту":

фиксация факта отправки счета - фактуры клиенту.

Подпроцесс "выполнение обязательств по договору":

Необходимо обеспечить автоматическую процедуру ведения бухгалтерского учета, в том числе налоговых отчислений.

Необходимо обеспечить возможность работы в системе с банковскими выписками (ввод, просмотр, редактирование);

в журнале регистрации счетов-фактур необходимо обеспечить отражение получения уведомления о выполнении условий по оплате;

В качестве программного продукта для оптимизации процесса "продажи" в ООО "Мир стекла" была выбрана CRM - система Quick Sales 2.

Quick Sales - это CRM (Customer Relationship Management) система, которая предназначена для управления взаимодействием с клиентами (Приложение1,2).

Quick Sales обеспечивает решение следующих задач:

ведение клиентской базы данных;

планирование и выполнение работы с клиентом;

контроль работы менеджеров по продажам;

получение аналитических отчетов.

Система Quick Sales полностью интегрирована с 1С. Следует отметить, что система Quick Sales предоставляет очень мощный механизм поиска клиентов, товаров, сделок и т.п.

На основе принятого решения об автоматизации бизнес процесса в ООО "Мир стекла" предприятие поставило следующие задачи по расширению рынка сбыта товаров и оказываемых услуг на 30%:

расширение рынка продаж стекла, зеркал, мебели из стекла и лесоматериалами и строительными материалами;

создание сети магазинов по продаже материалов для остекления в г. Санкт-Петербурге и Ленинградской области, с применением нового автоматизированного бизнес процесса "Продаж".

В результате объем договоров, заключаемых менеджерами предприятия, увеличился на 20% при фактически прежней численности работников.