З а к о н у к р а ї н и Про електронні документи та електронний документообіг

( Відомості Верховної Ради України (ВВР), 2003, N 36, ст.275 )

( Із змінами, внесеними згідно із Законом

N 2599-IV ( 2599-15 ) від 31.05.2005, ВВР, 2005, N 26, ст.349 )

Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.

Дія цього Закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.

Якщо міжнародним договором України, згода на обов'язковість якого надана Верховною Радою України, встановлено інші правила, ніж ті, що передбачені цим Законом, застосовуються правила міжнародного договору.

Розділ I

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

У цьому Законі терміни вживаються в такому значенні:

адресат - фізична або юридична особа, якій адресується електронний документ;

посередник - фізична або юридична особа, яка в установленому законодавством порядку здійснює приймання, передавання (доставку), зберігання, перевірку цілісності електронних документів для задоволення власних потреб або надає відповідні послуги за дорученням інших суб'єктів електронного документообігу;

автор електронного документа - фізична або юридична особа, яка створила електронний документ;

суб'єкти електронного документообігу - автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу.

Відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України, Цивільним кодексом України, законами України "Про інформацію" , "Про захист інформації в автоматизованих системах" , "Про державну таємницю" , "Про телекомунікації", "Про обов'язковий примірник документів", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", цим Законом, а також іншими нормативно-правовими актами.

Державну політику електронного документообігу реалізує Кабінет Міністрів України.

Державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямовано на:

Розділ II

ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Склад цих обов'язкових реквізитів визначається законодавством (ст.5).

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною (ст.5).

Обов'язковим реквізитом електронного документа є електронний підпис. Він використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (ст.6).

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку.

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа (ст.7).

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал: (ст.8)

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом.

Розділ III

ЗАСАДИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

Відповідно до ст. 9 електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ (ст.10).

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа. У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом (ст.11).

Зберігання електронних документів повинно здійснюватися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (вона проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису). Строк зберігання повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері (ст.13).

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом необхідного строку, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання (ст.13).

Розділ IV

ОРГАНІЗАЦІЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Законодавство України або договори між субєктами електронного документообігу встановлюють їх права та обов'язки, порядок вирішення спорів та відповідальність за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Обіг електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом повинен забезпечуватися захистом від несанкціонованого доступу (ст.15).