3. Система электронного документооборота
Все создаваемые управленческие документы «обслуживают» определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.
Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.
Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.
Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века.
С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела».
Национальный стандарт ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины - определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство или система документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности.
Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.
С появлением компьютерных технологий в методах документооборота произошел прорыв, стало возможным работать с документами намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Речь идет не только о замене готовых типографских форм электронными шаблонами, хранящимися на компьютере. Хотя одно это способно на порядки увеличить производительность офисного труда.
При этом прорыв произошел сразу по нескольким направлениям. Первую волну поднял Интернет. Электронная почта, огромное количество доступных сайтов с самой разнообразной информацией потребовали иной, чем в СУБД, системы структуризации данных. «Сообщение», HTML, XML, «поисковая машина» и т.п. – термины из совершенно другой области, чем СУБД.
Одновременно с этим начали развиваться системы делопроизводства и контроля исполнения распоряжений. В этих системах понятие документа является основным, даже если в реальности происходит движение только вторичной информации – регистрационных и контрольных карточек. И наконец, фундаментальное обоснование «документного» взгляда на информацию принесли попытки внедрения той самой безбумажной технологии, которая, казалось, должна была с ним покончить. Выяснилось, что для передачи по сети значимой информации она должна быть «заверена» подписью. Но подпись, хотя бы и электронная, ставится не под каким-то данным или набором данных, а только под документом, аналогом того самого, бумажного.
Таким образом, постепенно формируется целая область – системы управления документами (СУД). Можно было бы сказать – документооборот, и это было бы правильно, но, к сожалению, слово это понимается часто в очень узком смысле как некое расширение делопроизводства. Область формируется, хотя далеко еще не оформилась, не стала всем понятой, «переваренной» в своей особенности, с четко выраженной концепцией, кругом понятий, задач и т.п. Кое-что из перечисленного уже достаточно проработано, другое только начинает осознаваться.
Электронный документооборот — процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами;
Средства электронного документооборота — программные и/или технические средства, применяемые в электронном документообороте;
Участники обмена электронными документами — физические и юридические лица, а также органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления и иные органы, участвующие в обмене электронными документами;
Отправитель электронного документа — участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ, подписывает его электронной цифровой подписью или иным электронным аналогом подписи и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника;
Получатель электронного документа — участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;
Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителем и получателем электронных документов;
Электронный архив — массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;
Прежде всего электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Ведь документ в компьютерной форме — это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются.
Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки практически уже заменили неудобные, неполные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это возможно при работе с бумажными или карточными каталогами.
Основные принципы электронного документооборота:
Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Уже давно утвердилась практика обмена информацией в электронном виде. В самом общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel, пакет для презентаций PowerPoint помогают создавать электронные документы. Почтовый клиент Outlook их транспортирует.
Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация электронного документооборота в пределах предприятия и даже между предприятиями. Но увеличивающееся количество программистов также не остается в стороне и периодически вступает в игру с предложениями проработанных в деталях собственных систем.
Утвердилась даже специальная аббревиатура для таких разработок — АСДОУ (Автоматизированные системы документационного обеспечения управления). В них предусматриваются серьезные базы данных, требующие длительного изучения, многочисленные и многоступенчатые проверки и перепроверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации.
Электронный документ может получить статус полноценного, если будет заверен электронной подписью (ЭП). Электронная подпись — это набор кодов, однозначно идентифицирующих владельца. Технология создания цифровой подписи достаточно сложная, причем средства создания ЭП могут быть различными. Их правомочность устанавливается законодательно. Более подробно об электронной подписи будем говорить на следующей лекции.
Современные системы автоматизации документооборота поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки информации, которая содержит следующие компоненты:
многопользовательские СУБД;
средства подготовки документов (текстовых, графических, мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков;
локальные сети;
средства внешних коммуникаций - электронная почта, факс;
средства системного администрирования - определение программно-аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа, оповещение о нарушениях;
средства макропрограммирования, обеспечивающие расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и возможности заказчика.
Очевидно, что распределенная обработка информации предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей необходимые транзакции, множественный доступ к общим информационным ресурсам. К коммуникационной системе, выполняющей функции доставки информации, предъявляются следующие требования:
надежность доставки (исключение возможности потери документов);
повышенные вероятностно-временные характеристики;
достоверность передаваемых документов;
конфиденциальность документов;
контроль доставки сообщений и регистрация трафика;
возможность доступа к внешним телематическим услугам для передачи и приема информации из внешних систем;
отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов)1.
Существуют различные системы документооборота, выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими, так и техническими критериями. Большое значение имеет преемственность существующих технологий, а также возможность дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.
Системы управления документами (СУД)
Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- , видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.
В структуру систем электронного документооборота, обычно, входят следующиемодули, а именно:
- модуль согласования электронных документов;
- начальная регистрация всех входящих документов и тщательный контроль исполнения;
- подробный журнал регистрации исходящих документов;
- электронный архив документов;
- корпоративный форум;
- различные справочники организации;
- модуль администрирования всей системы.
В свою очередь модуль согласования электронных документов предназначен для выполнения следующих задач:
- создания электронных документов по принятым в организации шаблонам;
- создание маршрута прохождения электронного документа;
- согласования электронных документов всеми заинтересованными лицами, которые участвуют в согласовании;
- перераспределение полномочий одного сотрудника компании другому;
- утверждение документа;
- хранение резолюций всех лиц, которые согласовывали документ;
- согласования в закрытом режиме.
Модуль обработки исходящей и входящей корреспонденции выполняет следующие операции:
- регистрацию исходящей и входящей электронной документации;
- классификацию всей корреспонденции;
- установка контроля;
- выдачу поручений по исходящим и входящим электронным документам;
- ведение подробной переписки;
- направление входящего электронного документа по уже созданным или новым маршрутам движения документа;
- хранение всех связей между исходящими и входящими документами в электронных архивах;
- контроль прохождения электронных документов по созданным маршрутам;
- заполнение журналов в электронных версиях документов организации.
Электронный архив в системе электронного документооборота создан для хранения информационных продуктов, подробного поиска, выбор копий нужных материалов и точного восстановления удалённых или ошибочно утраченных документов.
Модуль контроля и выдачи поручений выполняет следующие операции:
- размещает в системе поручения, данные подразделения в распорядительных электронных документах организации, протоколах совещаний;
- отправляет поручения сотрудникам от руководителя компании, его помощника, а также обеспечивает контроль по срокам выполнения поручений;
- ведет электронные архивы документации организации.
Модуль администрирования выполняет следующие задачи:
- ограничение прав доступа сотрудников организации;
- проверка всех действий пользователя.
Системы электронного документооборота, которые реализуют вышеописанная структура, формирует новое поколение систем автоматизации организаций.
На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:
1. Системы западного производства. Среды разработок.
2. Системы локального (Россия, Украина) производства, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes.
3. Полностью локальные разработки.
К первой группе относят такие три западные системы (среды разработок):
Documentum
DOCSOpen/DOCSFusion
Lotus Domino.Doc
Ко второй группе можно отнести следующие компании и системы:
CompanyMedia - ИнтерТраст
OfficeMedia - ИнтерТраст
БОСС-Референт - АйТи
ЗОЛУШКА НТЦ - ИРМ
Эскадо Интерпроком - ЛАН
Системы, которые можно отнести к третьей группе:
1C:Архив - 1C
RBC Docs - РБК СОФТ
DocsVision - Digital Design
IIG Intravert - IIG
IT -Inco - IncoFlow
LanDocs - Ланит
Optima-WorkFlow - Optima
VisualDoc - ЦентрИнвест Софт
Гран Док - Гранит
Дело - ЭОС
ДокМенеджер - СофтИнтегро
Евфрат Cognitive - Technologies
Эффект-Офис ИКК - Гарант Интернэшнл
Система «Дело» предназначена в основном для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций, она обеспечивает:
контроль всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам предприятия;
единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационных карточек.
поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществления контроля исполнения документов с целью ведения справочно-аналитической работы;
отслеживание документооборота организации, включая перемещения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;
контроль за своевременным исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;
получение информационных и статистических материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
– хранение электронных документов.
Программно-технологический комплекс «ЗолушкаWIN» - электронная канцелярия
регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу, повторных и вторичных документов;
контроль исполнительской дисциплины во времени и по исполнителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их исполнения;
подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;
поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе контекстный поиск по содержанию (названию) документа;
организацию доступа к электронным копиям документов.