1.1. Возможности корпоративного портала

Корпоративный портал призван увеличить производительность предприятия, экономить рабочее время. По мере внедрения корпоративного портала сокращаются издержки на поиск нужной в конкретный момент информации, минимизируются потери корпоративной информации, значительно ускоряются бизнес-процессы. Исчезают проблемы с коммуникациями между сотрудниками. В целом, повышается качество управленческих решений. Этому способствует возможности портала по обсуждению и планированию предстоящих работ. Внутренние коммуникации становятся намного эффективней, результаты работы сотрудников обретают прозрачность, повышается эффективность сотрудников, персонал всегда в курсе того что происходит в компании и подразделениях, опыт работы накапливается в корпоративной базе знаний и многократно использоваться и передаваться внутри компании, рабочие группы смогут работать сообща над проектами и документами. В результате повысится качество работы и обслуживания клиентов, вырастет конкурентоспособность компании на рынке и поднимется её имидж в глазах сотрудников, клиентов, партнеров и инвесторов.

Практически каждый корпоративный портал должен иметь в своем составе следующие элементы:

• Новости. Новости, скрытые от «чужих глаз», доступные для просмотра и редактирования только некоторым пользователям. Это позволяет сотрудникам компании быть в курсе событий.

• Форум. Форум, предназначенный для общения сотрудников компании. Он призван убрать проблемы коммуникации между сотрудниками. Рабочие группы могут вести коллективное обсуждение проекта, согласование с руководством и за счет этого увеличить оперативность и качество проведения работ.

• Групповой календарь. Групповой календарь представляет собой список событий, важных для сотрудников дат и оформленный в виде календаря. Он позволяет наглядно показать даты проведения работ, тем самым каждый сотрудник может составить для себя порядок работы, поставить для себя временные рамки, в которые он должен уложиться и тем самым увеличить эффективность работы.

• Хранилище документов. Хранилище документов с контролем версий является надежным местом для хранения и упорядочивания документов. Контроль версий позволяет увидеть историю редактирования документов и дает возможность отката в случае возникновения ошибок. Он практически снимает проблему потери корпоративных документов. Время поиска нужного документа в таком хранилище не сопоставимо мало по сравнению со временем поиска бумажного документа. Кроме того, создание хранилище документов с контролем версий позволяет сократить расход бумаги и упорядочить бумажные документы в офисе.

• Система управления задачами. Её целью является назначение и отслеживание заданий для сотрудников. Работа каждого сотрудника становится прозрачной, это облегчает контроль и объективный анализ деятельности всех сотрудников. Так же за счет этого увеличивается мотивация работников, поскольку его деятельность может быть оценена руководителю или любым другим сотрудником компании.

• Вики-система. Вики-система является универсальной базой знаний компании. Её структуру и содержимое пользователи могут гибко корректировать с помощью инструментов, предоставляемых самим сайтом. Это значит, что знания собранные за время работы компании постоянно накапливаются и любой момент могут использоваться повторно. Эффективность работы увеличивается в результате сокращения затрат на обучение персонала и улучшения качества принимаемых решений.

У корпоративных порталов помимо описанных возможностей, могут иметь следующие отличительные особенности:

• Возможность работы с несколькими корпоративными приложениями (например, с почтой, CRM, ERP) в одном интерфейсе. При наличии соответствующего ПО, возможно внедрение в корпоративный портал веб-интерфейсы других систем. Например, Outlook Web Access из Exchange Server 2010, дает возможность работы с электронной почтой, без установки почтового клиента, прямо из окна браузера. также возможно интегрирование с порталом систем CRM и ERP, таких как Microsoft Dynamics.

• Персонализация веб-интерфейса для каждого отдельного пользователя. Каждый пользователь может кастомизировать внешний вид портала, изменить компоновку, отображать или скрывать различные модули. Возможна поддержка персональных страниц пользователей, где они могут собрать нужные для себя элементы на одной странице.

• Сквозная система аутентификации пользователей. Специальное программное решение, позволяющее создать один аккаунт и пользоваться им во всей информационной системе предприятия. Например, система LDAP позволяет хранить на удаленном сервере, информацию обо всех зарегистрированных пользователях, портал в свою очередь может подключаться к этой базе и использовать её для авторизации пользователей.

• Возможность использования данных, хранящихся в различных хранилищах в сети компании. Корпоративный портал может предоставлять широкие возможности для обмена информацией и документами на уровне отдельных сотрудников. Таким образом, корпоративный портал компании позволяет создать единую точку входа ко всем информационным ресурсам организации.