28. Виды управленческих коммуникаций

Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности. Управленческие коммуникации являются инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяют получить информацию.

Коммуникации классифицируют:

-по отношению к организации:

Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и внешней средой (потребители, конкуренты, органы гос. регулирования, общественное мнение и т. д) Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

- по направленности:

Вертикальные коммуникации. Информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. (руководитель - подчиненный). Так сообщают о новых целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях

Параллельно с этим осуществляется передача информации в противоположном направлении — с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С ее помощью руководство узнает о реальном положении дел в организации, о возникающих трудностях.

Горизонтальные - это коммуникации между различными отделами организации. Обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий (между руководителями, между работниками).

- по способу возникновения:

Формальные - это коммуникации, которые определяются организационной структу­рой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Формальные коммуникации способствуют достижению целей организации и выполнению официальных распоряжений руководителей. Чаще всего в письменном виде.

Неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным интересам. Можно назвать каналом распространения слухов. По каналам слухов информация передается быстрее, чем по каналам формального сообщения.

- по условиям возникновения: ситуационные и постоянные

Ситуационные коммуникации нередко отражают возникновение конфликтов. Эти коммуникации могут быть разрушительными для организации.

- по каналам связи: одноканальные и многоканальные

Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и выделенной приоритетности проблемы. Напротив, многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.

29      Структура деловой беседы.      Деловая беседа состоит из пяти фаз:

начало беседы; передача информации; аргументирование; опровержение доводов собеседника; принятие решений.

Очень важной частью беседы является ее начало. Инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так как начало беседы - это "мост" между партнерами по деловой коммуникации. Задачи первой фазы беседы: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для беседы; привлечение внимания к предмету собеседования; пробуждение интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).      Исследователями выделены факторы, позволяющие деловой беседе пройти успешно:

• профессиональные знания дают возможность для реализации высокой объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией;

• ясность позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности;

• наглядность - максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей - снижает абстрактность изложения информации;

• постоянная направленность - следует постоянно держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника;

• ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу;

• повторение - повторение основных положений и мыслей помогает собеседнику воспринять информацию;

• элемент внезапности представляет собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов;

• "насыщенность" рассуждений - необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались "взлеты", когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и "спады", которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника;

• рамки передачи информации - французский писатель и мыслитель Вольтер как-то сказал: "Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все";

• юмор и ирония - в определенной дозе и ситуативно уместны, они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.