1. Сущность корпоративных порталов и их возможности.

Корпоративный портал - это программный комплекс, который обеспечивает защищенный персонифицированный web-интерфейс, посредством которого уполномоченные сотрудники компании и постоянные партнеры имеют доступ к требуемой им информации и приложениям в соответствии с правами разграничения доступа. При этом это может быть не простой доступ какого либо сотрудника к нужной ему информации или приложению, а организованные бизнес-процессы, когда коллектив территориально разнесенных сотрудников решает единую задачу, имеющую жесткие временные рамки.

Началом истории корпоративных порталов можно считать 1998 г., когда Кристофер Шайлакс и Джулия Тилман из Merrill Lynch дали следующее определение «Корпоративные информационные порталы (Enterprise Information Portal - EIP) - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений». Т.е. это прямое использование наработанных технологий публичных информационных порталов в корпоративных целях.

Сразу же в ответ на это Джерри Мюррей из IDC значительно расширил понятие корпоративного портала. Он считает, что «порталы, которые концентрируются лишь на работе с контентом, не отвечают нуждам корпоративного рынка. Корпоративные порталы должны подключать нас не только ко всей необходимой информации, но и ко всем нужным нам людям, и предоставлять инструменты, необходимые для поддержки совместной работы». По данному определению корпоративный портал это не только предоставление информации, но и поддержка совместной работы, автоматизация бизнес-процессов.

В настоящее время корпоративные порталы называют еще Интранет-порталами, корпоративными Интранет-порталами, внутренними корпоративными порталами, чтобы подчеркнуть их внутрикорпоративное использование (Интранет - внутрикорпоративная сеть). Корпоративные порталы компаний предоставляют доступ к порталу только уполномоченным сотрудникам своих компаний, использующих полученную информацию и приложения портала для решения задач, в основном связанных с жизнедеятельностью своей же компании. Кроме того, корпоративные порталы могут предоставлять определенную часть корпоративной информации и сервисов своим потребителям, поставщикам, партнерам по бизнесу.

Основная цель корпоративного портала - увеличение прибыли компании за счет снижения непроизводительных издержек и улучшения организации работ компании.

Для достижения поставленной цели корпоративный Интернет-портал может обеспечивать уполномоченных сотрудников следующими средствами:

· коллективной работы (чаты, рассылки, форумы, конференции и т.д.) ;

· хранения и анализа информации;

· организации бизнес-процессах выработки, согласования и принятия решений;

· организации разработки, согласовании, утверждении и выпуске текстовых документов;

· организации разработки, согласовании, утверждении и публикация материалов для Intranet/Internet порталов;

· организации доступа к автоматизированным системам управления компании, включая бухгалтерию, финансы, склады, маркетинг, производство, логистику, снабжение, сбыт, сервис, персонал .

Если у компании есть только один офис, многие взаимодействие между сотрудниками и внутренний электронный документооборот строится на базе локальной сети. Если же компания имеет центральный офис, несколько филиалов в разных городах, а то и странах, торговые точки, удаленные складские помещения, мобильные точки и т.д. эффективно организовать ее работу можно только с помощью сетей Интернет, Интранет, Экстранет и корпоративный портал здесь просто незаменим.

Корпоративный портал может быть установлен на сервере Интернет или Интранет сети компании и предоставлять персонализированный прозрачный интерфейс всем сотрудникам компании по этой сети.

Но для ряда компаний корпоративные порталы должны обеспечивать доступ к корпоративной информации не только сотрудникам компании, но и партнерам по бизнесу (естественно толь к той части информации, к которой они допущены). В этом случае корпоративный портал может развертываться в сетях Экстранет (в расширенной сети Интранет - Экстранет-портал).

Корпоративный информационный портал (Enterprise Information Portal - EIP) является мощным инструментом интеграции информационных ресурсов, который многократно повышает эффективность управления предприятием. Портал представляет собой совокупность технологий и программных средств, позволяющих компаниям "расконсервировать" информацию, которая возникает и накапливается как внутри, так и вне их границ. Одновременно портал предоставляет каждому пользователю персонифицированное "окно" для просмотра всей информации, необходимой ему для принятия обоснованных управленческих решений.

С технологической точки зрения портал представляет собой совокупность Web-интерфейсов, которые обеспечивают единообразный доступ к корпоративным данным и программам через локальные и глобальные сети. В качестве терминала может быть использовано любое устройство с Web-браузером (стационарный или переносной компьютер), подключенное к корпоративной сети либо находящееся далеко за ее пределами. Порталы позволяют организовывать дополнительные сервисы, основанные на доступе к разнородным данным и приложениям с одной Web-странички. При этом пользователь может и не знать, с какими приложениями он работает, где и в каком формате хранятся предоставляемые ему данные и с помощью каких операционных систем они обрабатываются.

Корпоративный информационный портал включает:

1. Внутренний портал ограниченный локальной сетью компании.

2. Внешний портал, который доступен для использования территориально удаленным сотрудникам компании и клиентам за счет сети Интернет (открытая информация и конфиденциальная информация не представляющая особой ценности), Интранет и Экстранет (конфиденциальная информация).

Возможностями внутреннего корпоративного портала являются:

- единая библиотека документов с разграниченным доступом и мощными поисковыми средствами существенно сократит то время, которое Ваши сотрудники ежедневно тратят на поиск необходимой им информации;

- база знаний компании позволит экономить рабочее время сотрудников, благодаря возможности повторного использования результатов ранее выполненных работ;

- управление информационными потоками (периодическая публикация новостей компании, результатов ее деятельности и дальнейших планов, управление совещаниями, запросами и уведомлениями) увеличит доверие сотрудников руководству компании, повысит лояльность.

Возможностями внешнего корпоративного портала являются:

- единое хранилище документов, регламентирующих отношения компании с контрагентом и функции документооборота (повышает эффективность работы с документами);

- инструменты автоматизации работы с контрагентами (существенно увеличивают производительность менеджеров, уменьшают вероятность возникновения ошибок, ускоряют обработку запросов, сокращают затраты на обучене и содержание менеджеров);

- механизмы интеграции с информационными системами других предприятий (позволяют передать часть функций контрагентам "на самообслуживание");

- инструменты информирования и механизмы обратной связи (повышают эффективность, способствуют росту лояльности клиентов и партнеров).

Разделы и функции корпоративного портала

Представление компании:

• общая информация о компании, ее истории, задачах, ценностях и корпоративной культуре;

• официальные новостные ленты (приказы, распоряжения, правила);

• календарь событий компании;

• фото- и видеоотчеты о деятельности компании;

• лента важных новостей отрасли;

• внутренние вакансии компании;

• контакты и реквизиты для быстрого доступа.

Представление сотрудников компании:

• единый справочник сотрудников компании;

• быстрый поиск информации о сотруднике (по алфавиту, по структуре, по параметрам);

• настраиваемая карточка сотрудника (фото, контакты, область деятельности);

• быстрый контакт с сотрудником (веб-чат, e-mail);

• контроль присутствия сотрудника на портале;

• информация об отсутствии сотрудников, календарь отсутствия;

• списки новых сотрудников и кадровых изменений, доска Почета, дни рождения;

• личный кабинет сотрудника с расширенными возможностями (персональные документы, фото- и видеоматериалы, блог, личный календарь и др.).

Управление корпоративной информацией:

• библиотеки офисных документов с коллективным доступом и возможностью работы через браузер и проводник;

• работа с документами портала с помощью Microsoft Office;

• система документооборота материалов портала;

• контроль версий документов портала;

• разграничение доступа к документам;

• управление мультимедиаматериалами (фото, видео).

Корпоративный поиск:

• полнотекстовый поиск по всей информации, размещенной на портале, на русском и английском языке;

• поиск по тегам и облако тегов;

• поддержка русской и английской морфологии;

• моментальная индексация обновленных и новых документов;

• учет прав доступа сотрудника при отображении результатов поиска;

• расширенный язык поисковых запросов;

• федеративный поиск: выдача поисковых результатов разных типов на один запрос (новости, сотрудники, документы и т. п.).

Коллективная работа и социальные сети:

• создание рабочих или проектных групп для совместного обсуждения и решения производственных и непроизводственных задач;

• использование принципов социальной сети в организации совместной работы;

• гибкая настройка функционала групп и прав доступа к ним для различных групп сотрудников;

• календарь событий группы и ее участников;

• организация совещаний группы;

• обсуждение рабочих вопросов (форумы, веб-мессенджер);

• задачи и поручения участникам группы, планирование, контроль исполнения;

• отчеты о выполнении задач от участников группы;

• библиотека документов для группы, контроль версий и изменений, работа с библиотекой документов группы через проводник Windows и офисные приложения;

• фотоматериалы группы.

Бизнес-процессы:

• документооборот контента на портале;

• настраиваемые веб-формы (создание электронных запросов с необходимыми полями), назначение ответственных за обработку сотрудников;

• автоматизация обслуживания заявок в системе Help Desk, контроль прохождения заявок;

• организация рабочих (проектных) групп с назначением задач и контролем их выполнения;

• организация совещаний, рассылка приглашений и механизм подтверждения, отчеты о совещаниях;

• бронирование переговорных комнат (и любых других помещений).

Внутрикорпоративные коммуникации:

• обмен мгновенными сообщениями внутри портала (аналог ICQ);

• календари событий разного уровня с возможностью взаимной интеграции;

• совещания/оповещения;

• открытые и закрытые тематические форумы;

• фотогалереи личные и общественные;

• опросы и анкетирование сотрудников;

• интерактивные возможности: опросы, отчеты, внешние RSS-ленты на портале;

• автоматизированная система приема и обработки обращений с возможностью просмотра статуса.

Обучение и тестирование сотрудников:

• создание неограниченного числа учебных курсов;

• вопросы по итогам урока, тест для самопроверки;

• журнал тестирования персонала с учетом баллов, набранных пользователем при прохождении теста, список попыток;

• автоматическое определение результатов;

• гибкая система распределения прав доступа к учебным курсам.

Экономические и организационные эффекты от построения корпоративного портала связаны, в первую очередь, со следующими аспектами:

Экономия рабочего времени:

• сократятся издержки на поиск нужной в конкретный момент информации;

• минимизируются потери корпоративной информации;

• значительно ускорятся бизнес-процессы компании;

• исчезнут проблемы с коммуникациями между сотрудниками;

• новый персонал будет быстрее адаптироваться.

Оптимизация бизнес-процессов:

• сотрудники будут совместно работать над документами, задействовав систему документооборота;

• компания серьезно сэкономит на скорости прохождения операций;

• горизонтальные связи между подразделениями станут намного эффективнее;

• минимизируется потребность в командировках при территориально-распределенной структуре компании.

Повышение качества управленческих решений:

• в рабочих группах можно будет обсуждать и корректировать совместные планы;

• результаты работы сотрудников и подразделений обретут прозрачность;

• решения типовых бизнес-задач сотрудники смогут находить в корпоративной базе знаний.

Повышение эффективности сотрудников:

• персонал будет в курсе того, что происходит в компании и подразделениях;

• опыт работы станет накапливаться в корпоративной базе знаний;

• знания будут использоваться многократно и передаваться внутри компании;

• рабочие группы смогут работать сообща над проектами и документами;

• кадры будут постоянно обучаться и проходить профпереподготовку.

Обеспечение контроля и управляемости:

• процесс работы всех подразделений компании станет прозрачным;

• внутренняя переписка сотрудников будет под контролем;

• доступ к Интернету можно ограничить;

• внутренняя система сообщений на портале заменит собой ICQ и другие интернет-пейджеры;

• занятость и отсутствие сотрудников можно будет контролировать;

• обратная связь с персоналом станет быстрее и эффективнее.

Эффективность бизнеса:

• повысится качество работы и обслуживания клиентов компании;

• вырастет конкурентоспособность компании на рынке;

• имидж компании поднимется в глазах сотрудников, клиентов, партнеров и инвесторов.

Далее приведены расчеты экономии, при введении корпоративного портала в компании.

Условие задачи.

Есть компания Х с 1000 сотрудников, из них у 500 есть ПК. Руководство компании всерьез задумалось о внедрении корпоративного портала.

Решение.

1) На чем будем экономить?

Наиболее часто встречаются утверждения о том, что корпоративный портал экономит на:

ЗП сотрудников (за счет повышения эффективности их работы, напр. за счет ускорения поиска информации),

Командировках (средства электронных коммуникаций, представленные на портале, уменьшают потребность в физическом перемещении сотрудников между разбросанными по стране/странам филиалами и подразделениями),

Печати документов (даже наладив с помощью портала примитивный электронный документооборот, исчезает потребность распечатывать документы).

2) Расчеты по каждой статье экономии

3) Общая экономия и окупаемость

о твет

Описание функциональных возможностей корпоративного портала начнем с того, что доступ к корпоративному порталу может быть организован для нескольких групп пользователей:

· руководители с помощью портала получают инструмент контроля над ключевыми параметрами деятельности организации;

· сотрудники получают интегрированную внутреннюю и внешнюю информацию и доступ к корпоративным приложениям. Через корпоративный портал пользователи получают всю необходимую для работы информацию и инструменты;

· поставщики получают возможность повысить эффективность взаимодействия с компанией, оптимизировать объемы и время поставок. Таким образом, портал становится инструментом для планирования и прогнозирования расходования запасов и поставок;

· партнеры получают более эффективный инструмент по обмену информацией. Через портал они имеют доступ к маркетинговой и технической документации, планам выпуска продукции и т.п.;

· заказчики получают информацию о выпускаемой компанией продукции, новые инструменты работы с ней. Анализ действий заказчиков при работе с порталом может помочь компании принимать более взвешенные маркетинговые решения.