Тема 6.1. Организация как система процессов. Основные понятия процесса управления

Общая концепция процессов управления организацией. Виды процессов. Состав основных и обеспечивающих процессов.

Управленческая деятельность организации процессов.

Процедуры механизма управления организацией.

Общая концепция процессов управления организацией

Четырехмерная схема концепции менеджмента

Представители большинства управленческих школ концентриру­ют внимание на выявлении и установлении функциональных отно­шений между участниками хозяйственной организации, с одной сто­роны, и между организациями на рынке — с другой, возникающих в результате осуществления управленческой деятельности. Однако усиление взаимосвязанности всех сторон деятельности организа­ции — производственной, финансовой, маркетинговой, технологиче­ской, социальной, экологической и других, а также расширение, ус­ложнение и интенсификация как внутренних, так и внешних отно­шений самой организации - привело к формированию системного подхода к управлению.

Менеджмент представляет собой многоплановое явление, охваты­вающее происходящие в организации процессы, связанные как с ее внутренней деятельностью, так и с взаимодействием с окружающей средой. Таким образом, элементы, составляющие содержание управ­ленческой деятельности, не просто функционально вытекают друг из друга, на что делал акцент процессный подход, а все без исклю­чения друг с другом связаны, оказывают друг на друга как непо­средственное, так и опосредствованное воздействие. В результате из­менения в одном из них неизбежно обусловливают изменения в ос­тальных, а в конечном результате — во всей организации. Это требует комплексного решения любых ее проблем: больших и ма­лых, простых и сложных, текущих и перспективных. Исходя из это­го представления, Бернард Ч. сформулировал основные функции менеджмента, которые заключаются в определении целей организа­ции, поддержании связи между ее отдельными элементами и обес­печении их эффективного функционирования.

На рис. 6.1 показаны блоки модели менеджмента и направле­ния их взаимодействия. При этом предполагается, что все компо­ненты блоков этой модели в той или иной мере свойственны всем функциям менеджмента, который, являясь деятельностью, направленной на достижение определенного конечного результата посредством принятия управленческих решений и процедур кон­троля, налагает на управляющую систему определенные обязанно­сти, которые приведены в блоке «Процесс управления» и имеют прямое отношение ко всем компонентам двух других блоков дан­ной модели.

Рис. 6.1. Четырехмерная модель управления организацией

Ключевые аспекты управления

Ниже перечислены некоторые важные аспекты управляющей системы, которые могут оказаться необходимыми при определенных условиях или же пронизывают весь процесс управления и его функциональные подразделения:

принятие управленческих решений;

разрешение проблемы;

ведение переговоров;

связи с общественностью;

обмен информацией;

поведение участников внутри организации;

поведение организации на рынке;

экономическая," социальная и экологическая ответственность.

Процесс управления

Термин «менеджмент» зачастую может означать просто процесс управления, осуществляемый менеджерами для достижения целей ор­ганизационной системы. Управление следует рассматривать как про­цесс, так как оно представляет собой не единовременное действие, а непрерывные взаимосвязанные действия по формированию и исполь­зованию управленческих ресурсов организации для достижения ею своих целей. Эти действия, весьма важные для успеха организации, называются управленческими функциями. Главная функция управ­ляющей системы состоит в определении, формировании решений по­стоянно возникающих проблем хозяйственной организации на соот­ветствующем уровне управления, сборе, систематизации и анализе информации и воздействии на управляемую систему для достижения намеченных организацией целей. Она занята вовлечением всех ресур­сов управленческой системы в конструктивный процесс эффективно­го использования. Таким образом, процесс управления является об­щей суммой всех функций управления и включает:

постановку задач;

планирование и прогнозирование;

выработку деловой политики;

организацию;

мотивацию и стимулирование;

подготовку персонала управления;

контроль (учет и анализ);

оценку и интерпретацию результатов и тенденций;

проведение корректирующих мероприятий (обратные связи);

мониторинг.

Понятие и структура процесса управления

В управленческой литературе существует множество определений понятия «процесс управления» в зависимости от выбранного того или иного ключевого момента.

1. Во-первый процесс управления является общей суммой всех функций управления. Выполнение функций управления требует определенных затрат времени и сил, в результате которых управляемый объект приводится в заданное или желаемое состояние. Это и составляет основное содержание понятия процесса управления. Таким образом, под ним понимается определен­ная совокупность управленческих действий, которые логично связы-

Р ис. 6.1. Процедуры механизма управления организацией

ваются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов в продукцию или услуги¹.

В этом определении подчеркивается центральный характер про­цесса, осуществляемого аппаратом управления организацией, а так­же его связь с функциями для их реализации ресурсами. По сути дела такое определение процесса управления совпадает с определе­нием Файоля понятия «управление», т. е. административной функ­ции. По определению Файоля, управлять — значит предвидеть, орга­низовывать, распоряжаться, координировать и контролировать.

2. Широко используется и другое определение процесса управле­ния, в котором в качестве его ключевого момента рассматриваются не функции управления, а управленческое решение на разработку, принятие и выполнение которого направляются усилия и организа­ционная деятельность профессиональных управляющих. Процесс управления представляется, согласно этому подходу, как совокуп­ность циклических действий, связанных с выявлением проблем, по­иском и организацией выполнения принятых решений. В таком подходе управленческий процесс рассматривается в составе трех блоков: моделирование состояния объекта управления на основании поступающей от него информации; разработка и принятие управлен­ческих решений; организация выполнения принятых решений. Последний блок по информационным каналам связан со «входом черного ящика» производственного процесса и таким образом обеспе­чивает изменения, запланированные системой управления.

Схематически этот подход отражен на рис. 6.2, где производствен­ный процесс представлен в виде «черного ящика» с «входами» и «выходами», а управленческий процесс рассматривается в составе трех блоков: М — моделирование состояния объекта управления на основании поступающей от него информации; Р — разработка и принятие управленческих решений; В — организация выполне­ния принятых решений. Последний блок по информационным каналам связан с «входом» производственного процесса и таким образом обеспечивает изменения, запланированные системой управления.

Рис. 6.2. Процесс принятия управленческих решений

По мнению некоторых авторов, между этими двумя подходами к определению сущности процесса управления нет противоречий, они дополняют друг друга, образуя непрерывность циклически повто­ряющихся процессов принятия решений, связанных с выполнением управленческих функций. В процессе выполнения функций управле­ния менеджерам приходится принимать большое количество реше­ний, осуществляя планирование, организовывая работу, мотивируя людей, занятых в организации, контролируя и координируя все про­исходящие в ней процессы.

Начальный импульс процессу принятия решений задает инфор­мация о состоянии контролируемых параметров управляемого объекта, а воздействие осуществляется после выработки и приня­тия соответствующего решения, которое в виде той или иной ин­формации (команды, приказа, распоряжения, плана и т.д.) пода­йся на «вход» управляемого объекта. Процесс принятия управлен­ческих решений носит циклический характер, начинается с обнаружения несоответствия параметров плановым заданиям или нормативам и заканчивается принятием и реализацией решений, которые должны это несоответствие ликвидировать. В центре этой циклически осуществляемой деятельности находятся три элемен­та процесса: проблема или неиспользованная возможность, реше­ние и люди, участвующие в процессе на всех его этапах.

Процесс управления — это одна из четырех подсистем управле­ния (методология управления, процесс управления, структура управ­ления, техника управления) и представляет: систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Понятие «процесс управления» отражает динамическую сторону управления — это необходимая последовательность действий, из ко­торых складывается воздействие менеджера на коллектив, управляю­щей системы на управляемую.

В обобщенном представлении процесс управления — это ком­плекс изменений, которые происходят в управлении в определенные промежутки времени. В рамках сравнительно непродолжительного отрезка времени это формирование и осуществление воздействия. Если эти изменения рассматриваются по большим промежуткам времени, то процесс управления характеризует функционирование и развитие системы управления. В практическом отношении процесс управления можно понимать как ряд операций, осуществляемых в управлении в их определенной последовательности и комбинации. В обоих аспектах процесс управления представляет собой процесс осуществления функций менеджмента.

Этапы процесса характеризуют процессуальные функции управ­ления. Управление организацией возможно лишь при определенной последовательности и определенном наборе операций. Однако ана­лиз практической деятельности управления показывает, что одни и те же операции могут использоваться для разных задач и в реализа­ции разных функций управления (рис. 6.3).

Цель управления является исходным этапом процесса управле­ния. Какой бы она ни была - ясной или размытой, явной или не­явной, она всегда существует как начальный этап оценки ситуации

Цель >- Ситуация > Проблема Решение

Рис. 6.3. Этапы процесса управления'

и выработки управленческих решений, как первый этап процесса управления. Ситуация характеризует второй этап процесса управле­ния. Ситуация — это состояние управляемой системы, оцениваемое относительно цели. Третий этап управления — это этап определения проблемы. Последний, четвертый этап управления, — это этап управленческого решения.

В этой циклически развивающейся управленческой деятельности находятся четыре элемента процесса управления: цель, ситуация, проблема и ее решение. Цель — это идеальный образ желаемого, воз­можного и необходимого состояния управляемой системы, это пред­ставление о том, чего организация хочет достичь. Отличие ситуации от цели, как правило, включает множество разнообразных противо­речий. Их разрешение приближает ситуацию к цели. Все противоре­чия связаны между собой. Потому для единичного акта воздейст­вия, который формируется в процессе управления, необходимо най­ти главное противоречие, его разрешение обеспечит и облегчит разрешение всех остальных. Противоречие, на разрешение которого преимущественно и направлено воздействие, и называется пробле­мой. Проблема в процессе управления — это главное противоречие цели и ситуации, разрешение которого определит изменение ситуа­ции в направлении принятой цели; или основное несоответствие фактического состояния управляемого объекта (ситуации) желаемо­му или запланированному (цели).

В связи с отклонением (хотя управление осуществляется и должно осуществляться независимо от того, есть отклонение или нет) от планового (или нормативных) состояния, которое отмечает­ся в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источни­ком может быть и изменение самих целей и нормативов. Необходи­мость введения изменений, требующих для своей реализации ресур­сов и времени, должна быть обоснована анализом факторов, оказы­вающих воздействие на состояние и положение организации. Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы и си­туационные факторы, приведшие к появлению проблемы (рис. 6.4).

Таким образом, процесс управления состоит из трех составляю­щих: обнаружение и анализ ситуационных факторов воздействия на организацию, т. е. среда управления организацией; определение про­блемной ситуации, т. е. процесс воздействия на проблемную ситуа­цию (рис. 6.5).

Поскольку процесс управления представляется как совокупность действий, связанных с анализом ситуационных факторов окружаю­щей среды управления, постановлением цели или целей управления,

Рис. 6.4. Понятие проблемной ситуации

Рис. 6.5. Общие составляющие процесса управления

выявлением и идентификацией проблемной ситуации, поиском и выбором альтернатив, организация выполнения принятых решений и получение результатов управленческой деятельности являются не­отъемлемой частью процесса управления (рис. 6.6).

Рис. 6.6. Элементы процесса управления

Управление организацией в целом следует рассматривать как про­цесс, состоящий из совокупности циклических действий, так как оно представляет собой не единовременное действие (цикл), а непрерыв­ные и последовательные взаимосвязанные действия (циклы) по фор­мированию и эффективному использованию управленческих ресурсов и возможностей организации для достижения конкретных результа­тов или целей. Отсюда результаты первого цикла процесса управления оказывают влияние (позитивное и/или негативное) на результаты второго цикла управленческого процесса и т.д. (рис 6.7).

Концепция процесса управления включает множество разнооб­разных аспектов действий и операций. В то же время управление организацией не может быть пассивным и адаптивным — напротив, оно подразумевает активные действия, направленные на достижение требуемых результатов².

Всю совокупность аспектов, действий и операций процесса управления можно представить в виде общей схемы, которая пока­зывает не только этапы процесса управления, но и их взаимоотно­шения, направление действия и последовательность операций и про­цедур воздействия (рис. 6.8).

Р ис. 6.8. Общая схема действий и процедур процесса управления

Процесс управления организацией

Организация является объектом управления, в котором люди и выполняемые ими задачи находятся в постоянной взаимозависимо­сти и взаимосвязи. Цели и задачи управления являются отправным пунктом для определения типов и масштаба управленческой дея­тельности, которые обеспечивают их достижение. Все непрерывные взаимосвязанные действия по формированию ресурсов организации для достижения ею своих целей называются управленческими функ­циями. В речь идет о функциях, которые являют­ся составными частями любого процесса управления, и о взаимосвя­зи между ними. В дальнейшем будут рассмотрены история, виды, содержание и механизмы взаимосвязи этих функций подробнее.

В книге³ принят подход, основанный на объединении существен­ных видов управленческой деятельности в небольшое число категорий, которые в настоящее время общепринято считать применимыми ко всем организациям: процесс управления состоит из функций планиро­вания, организации, мотивации и контроля (рис. 6.11). Согласно дан-

Рис. 6.11. Функции управления2

ному подходу эти четыре первичные функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения.

Взаимосвязь между функциями управления может быть представлена диаграммой, показывающей содержание любого процесса управления вне зависимости от особенностей (размера, сферы деятельности, организаци­онной структуры, формы собственности и т. д.) той или иной хозяйст­венной организации. Для выполнения всех управленческих действий в центре диаграммы находится функция координации, обеспечивающая со­гласование и взаимодействие всех остальных функций (рис. 6.12).

Стрелки на диаграмме показывают, что движение от стадии пла­нирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организацией процесса управления и с мотивированием управленческой деятельности всех участников организации. Это оз­начает, что процесс управления состоит из строго последовательного движения четырех стадий: планирования, организации, мотивации и контроля.

Д ля выполнения координации процесса управления используются процедуры приня­тия управленческих решений, так как с помощью этих процедур ус­танавливается взаимодействие между подсистемами системы управ­ления организацией, осуществляется использование и маневрирова­ние ресурсами, четко определяются обязательства и ответственность всех звеньев и участников организации, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, орга­низации, активизации и контроля), а также действий руководителей на всех уровнях иерархической структуры организации (рис. 6.13).

Рис. 6.13. Интегрированная схема процесса управления организацией

Виды процессов в организации

Итак, процесс представляет собой определенную совокупность дей­ствий, направленных на преобразование ресурсов в результаты, которые чаще всего выступают в виде продукции или услуг. Рас­смотрение организации как системы убеждает в том, что каждое предприятие представляет собой совокупность процессов, отсут­ствие которых означает, что предприятие не функционирует.

В любой организации одновременно протекает большое число процессов, различающихся как по своему назначению, так и по основным характеристикам. При самом общем подходе все клю­чевые процессы в организации подразделяют на две группы:

имеющие материально-вещественный характер;

информационные.

Как правило, обе группы процессов имеют место во всех организациях, но в некоторых могут преобладать материально-вещественные процессы (например, на предприятиях, связанных с переработкой сырья и матери­алов в продукцию) или информационные (например, в консультационных фирмах, где сбор, переработка и продажа информации и знаний отражают их предназначение).

Другой подход к классификации всего множества процессов, происходящих в организации, базируется на их роли в создании новых ценностей. В соответствии с этим критерием все процессы подразделяются натри группы:

первичные, или основные, включающие все виды работ, непо­средственно связанные с производством продукции или услуг и обеспечивающие жизнедеятельность организации;

вторичные, или обеспечивающие, задачей которых является под­держание основных процессов с позиций их непрерывности и экономичности;

управленческие (инфраструктурные), включающие работы по установлению целей и направлений первых двух групп процес­сов; они формируют условия и используют факторы, необходи­мые для достижения организацией ее целей.

Взаимосвязь процессов обеспечивает создание ценностей и по­лучение прибыли, что наглядно представляет модель (рис. 6.14), предложенная М. Портером и названная им «цепочка ценности» (value chain).

Рис. 6.14. Цепочка ценности (Портер М. Международная конкуренция. М.: Международные отношения, 1993. С. 60)

Основные процессы на этом рисунке представлены в виде таких операций, как обеспечение поставок сырья и материалов (внутрен­няя или предпроизводственная логистика), их преобразование в конечный продукт (собственно производство), обеспечение сбыта продукции, маркетинг и продажа конечной продукции (внешняя или послепроизводственная логистика), а также послепродажное обслуживание (сервис).

Понятие логистики, использованное здесь, раскрывается как система еди­ного управления потоками информации и процессами сборки, движения и складирования товаров с целью поставки их в необходимом количестве и комплектно в нужное время и место с минимальными затратами.

Состав основных процессов

Более детальный состав основных процессов, связанных с про­изводством и сбытом продукции, представлен ниже.

Внутренняя, или предпроизводственная, логистика — полу­чение, хранение, распределение средств производства, включая приемку товаров, контроль запасов, внутризаводской транспорт, хранение товаров на складах, управление запасами.

Производство (операции) — технологические операции по превращению входных продуктов в конечный, включая работу на оборудовании, сборку, контроль качества, упаковку, техническое обслуживание оборудования.

Послепроизводственная логистика — хранение и распреде­ление конечного продукта, предназначенного для потребителя, включая размещение готовой продукции на складе, обработку за­казов, доставку товаров.

Послепродажное обслуживание — сохранение и (или) повы­шение потребительной стоимости и маркетинг товара, включая маркетинговые операции по изучению потребностей клиентуры, оформлению товара, ценообразованию, стимулированию и осуще­ствлению товарообменного процесса, установочные работы, ре­монт, поставку запасных частей, подготовку клиентов и изменение товара по их запросам.

Состав обеспечивающих процессов

Вспомогательные процессы (вторичные, или обеспечивающие, по приведенной выше классификации) связаны с закупкой сырья и материалов, развитием технологии и управлением человечески­ми ресурсами; их состав может быть представлен следующими ви­дами работ:

1. Снабжение — приобретение всех видов входных ресурсов, включает покупку сырья, основных и вспомогательных материа­лов, лабораторного и конторского оборудования, производствен­ных и административных зданий, консультационных и бухгалтер­ских услуг.

Технологическое развитие — включает научные исследования и разработки, распространение нововведений по всем подразделе­ниям, совершенствование счетно-вычислительных и информаци­онных систем, производственных процессов, складского хозяйства и пр.

Управление персоналом — включает набор, расстановку, под­готовку и переподготовку кадров, установление систем оплаты труда.

Управленческие процессы

Последняя составляющая на рис. 1.2 — инфраструктура, вклю­чающая управленческие процессы, необходимые для осуществления общего администрирования, планирования, финансирования, бух­галтерского учета, правовой поддержки, связей с государствен­ными учреждениями.

Чтобы получить прибыль, компании необходимо постоянно осуществлять контроль издержек и ценностей, создаваемых в каж­дом звене цепочки, и корректировать процессы в направлении повышения их эффективности. Эти задачи выполняют процессы управления, результатом которых является принятие решений о действиях, которые должны выполняться в организации. Это под­черкивает значение, которое имеет проектирование процессов и их взаимосвязей.

На рис. 6.15 приведено схематическое изображение модели про­цессов в организации, дающее представление о связях между всеми видами процессов. Эту связь осуществляют менеджеры, которые принимают решения, используя информацию, поступающую как из внешней среды, так и в результате выполнения всей совокупно­сти процессов внутри организации.

Рис. 6.15. Схема связей процессов в организации

В блоке процессов производственных преобразований отобра­жена совокупность основных и вспомогательных (обеспечива­ющих) процессов, включающих процессы маркетинга и продаж, покупок, производства или услуг, исследований и развития, управ­ления персоналом, финансами и информацией. В блок процесса управления направляется информация о параметрах операционной деятельности и о проблемах, решение которых необходимо внут­ренней среде организации для ее нормального функционирования. Под воздействием переработки информации из внешней среды и той, которая поступила из блока процессов производственных пре­образований, формируются процессы управления, результатом которых являются решения, необходимые для нормального и эф­фективного функционирования основных и вспомогательных про­цессов. Таким образом, управление направляет, формирует и опре­деляет содержание операционных процессов, ориентируя их на создание ценностей и обеспечение прибыльной работы.

Механизм управления

Как известно, любой механизм — это приспособление для переда­чи и преобразования состояния, движения и скорости. В современ­ной технике он определяется как система тел, в которой движение одного (ведущего) тела вызывает движение остальных тел системы. Таким образом, приспособление для передачи и преобразования сис­темы в целом следует понимать как аппарат или порядок, движущий или преобразующий систему и ее элементы (подсистемы). Система управления хозяйственной организацией не является исключением из этого правила.

Можно определить понятие механизма управления как сово­купность средств воздействия, используемых в управлении, или, точнее, комплекс рычагов, используемых в управлении. В более конкретном представлении определение понятия «механизм управления» можно построить следующим образом: механизм управления — это совокупность мотивов деятельной активности персонала, которые определяют как саму возможность, так и эф­фективность управления, от которых зависит восприятие воздей­ствия⁴. Если предположить, что разработка, принятие и выбор управленческих решений выступают центральным звеном системы управления организацией, тогда аппаратом или порядком, т. е. ме­ханизмом этой системы, является именно принятие решений. Иначе говоря, механизм принятия решений — есть механизм управления организацией.

В понятие «механизм управления» следует включить «техноло­гию» процесса управления, т. е. рациональную последовательность использования властных, организационных, контрольных и инфор­мационных процедур выбора решений (рис. 6.16).

Процедуры механизма управления организацией

Хозяйственная (как любая другая) организация в конечном ито­ге представляет собой сознательно координированное социальное образование с определенными границами, функционирующее на от­носительно постоянной основе для достижения общей цели или це­лей. Под словами «сознательно координированное» понимается управление, под «социальным образованием» — то, что организация состоит из людей или групп участников, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следуют участники, явля­ются преднамеренными. Управленческие процессы содержат в себе социальную сущность управления, а взаимодействие групп участни­ков должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации.

Определение организации предусматривает необходимость фор­мального координирования взаимодействия участников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи управления, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для нее характерны комплексность, фор­мализация и уровни принятия управленческих решений (рис. 6.18).

Рис. 6.18. Координирование взаимодействия участников организации

Механизм управления следует рассматривать как центральную часть системы управления, обеспечивающую воздействие на факто­ры, от состояния которых зависит результат деятельности организа­ции в целом. Для любой организации характерно стремление к из­менению состояния условий внешней среды в свою пользу, к приведению внутренних и внешних факторов в состояние взаимного соответствия, к согласованию интересов для преодоления условий неопределенности и риска хозяйствования (рис. 6.19).

Рис. 6.19. Общая функция механизма управления

Действенный механизм управления всегда конкретен, так как на­правлен на достижение конкретных целей путем воздействия на кон­кретные факторы, и это взаимодействие осуществляется путем ис­пользования конкретных правил, норм и процедур для выбора кон­кретного управленческого решения или комплекса решений. Он формируется каждый раз, когда принимается управленческое решение путем согласования всех элементов механизма управления (рис. 6.19). Важно подчеркнуть, что организации заранее проектиру­ются, моделируются для формирования управленческой структуры, подчиненной интересам достижения установленных целей. При про­ектировании организации используется представление о ней как об открытой системе, действующей рационально и целенаправленно, имеющей априори установленную цель и механизм достижения цели.