9.6. Організація та контроль виконання рішень

Організація виконання рішень - це специфічна діяльність керівника, яка завершує управлінський цикл. У процесі організації виконання рішення він зіштовхується з реальною ситуацією, яка найчастіше відрізняється від ідеальної.

Слід враховувати, що керівник організовує не свою власну діяльність, а працю інших людей, тому організацію виконання рішень також слід організовувати. Завдання полягає в оптимальній побудові структури комунікації управлінських працівників і виконавців. У зв´язку з цим можна виділити комунікації, які найчастіше зустрічаються в організації: ланцюжкову, багато-зв´язкову, зіркову, ієрархічну.

За ланцюжкової структури комунікації рішення, яке передається з одного кінця в інший, стає відомим усім виконавцям і всіма обговорюється. Всі зв´язки в такій комунікації однакові, а командний стиль керівника відсутній. Така структура взаємовідносин розпадається, якщо порушується зв´язок між двома учасниками комунікації.

За багатозв´язкової структури комунікації всі її учасники пов´язані між собою. Вона відзначається достатньою стійкістю і швидкістю передачі інформації. Відношення командування яскраво виражені. В практиці управління вона найчастіше зустрічається на рівні первинного колективу.

За зіркової структури комунікації яскраво виявляється «комутатор-керівник», через якого передаються всі завдання. Всі зв´язки зосереджуються на керівникові. Стійкість і швидкість передачі інформації невисокі.

Для ієрархічної структури комунікації характерні яскраво виражені командні відносини. Проміжні ланки одночасно є підлеглими і командними.

Організаційно-управлінські рішення оформлюють у вигляді наказу або розпорядження, після чого вони набувають сили. Однак велика кількість рішень мігрує в організації у вигляді усних розпоряджень, завдань, побажань та інших керуючих директив. Головне завдання менеджера полягає в тому, щоб організувати виконання такого рішення, забезпечити координацію і контроль виконання.

Таким чином, організація виконання рішень немислима без контролю. Контроль виконання рішень є завершальною стадією управлінського циклу. Він набуває форми зворотного зв´язку, за допомогою якого можна одержати інформацію про виконання рішення, досягти мети, що її намітила організація.

Головне призначення контролю полягає у своєчасному виявленні можливих відхилень від заданої програми реалізації рішення, а також у своєчасному прийнятті заходів щодо їх ліквідації.

За допомогою контролю не тільки виявляються відхилення від завдань, сформульованих у рішеннях, але й визначаються причини цих відхилень.

Методи реалізації рішень повинні бути такими, які можна застосувати на практиці.

Другою вимогою є економічність рішень. Ефект повинен бути більшим, ніж затрати, пов´язані з їх реалізацією.

Методи реалізації рішень повинні бути точними. Вони мають забезпечувати відповідність одержаного результату тому, якого очікували.

Методи реалізації рішень повинні бути надійними, не допускати значних помилок і не створювати ситуацій з підвищеним ризиком.

Успіх у справі вирішення проблем зумовлений впливом трьох груп факторів: організаційних, матеріальних і особистих. До організаційних факторів відносять, насамперед, здатність організації своєчасно перебудуватися для вирішення проблеми у відповідності до умов, які змінилися.

Другий фактор - це своєчасність виявлення проблеми і наявність необхідного запасу часу для виходу з ситуації, яка склалася.

Третій фактор - це можливі наслідки. Якщо прогноз сприятливий, то виконавці будуть працювати з піднесенням, а якщо несприятливий - неохоче. У першому випадку результат буде більший від очікуваного, а в другому - гірший.

На ефективність реалізації рішення впливає надійність організації, її стабільність у відношенні до різноманітних перешкод, які можуть створити відхилення від наміченого шляху.

До матеріальних факторів відносять наявність необхідних для цього ресурсів - природних, технологічних, інформаційних тощо та можливість вільного маневрування ними.

Особисті фактори - це необхідний рівень кваліфікації знань і досвіду співробітників, які займаються вирішенням проблем, ступінь розуміння рішень, очікувана винагорода у випадку успіху, або, навпаки, побоювання можливого покарання за невдачу, загальний морально-психологічний клімат в організації.

У практиці перевірки виконання управлінських рішень викори­стовуються такі різновиди контролю, як:

- попередній (його мета - надати більш глибоке обґрунтуван­ня рішенню, що приймається);

- поточний (з його допомогою вносяться корективи до проце­су виконання прийнятих рішень);

- заключний (застосовується для перевірки ефективності прий­нятого рішення).

Контроль є об'єктивною необхідністю в процесі прийняття уп­равлінських рішень, тому що завдяки йому реалізуються організа­ційні плани й здійснюється спостереження за ходом їх виконання.