3. Ведение кадровых баз данных

Спецификой кадровой документации является то, что значительная её часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи.

Однако создание и хранение приказов и других документов в компьютерной форме - это ещё не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жёстко определенными разработчиком полями карточек (не всегда совпадающими с требованиями государственных нормативов и потребностями конкретной организации) и работающая на одном локальном компьютере. Иногда БД по кадрам создаётся для конкретной организации на базе распространённой СУБД типа MS Access, MS SQL Server и т.п. Программа для работы с личным составом может быть отдельным модулем более крупной программы для автоматизации делопроизводства в организации в целом.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.

Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учёту кадров, личную карточку (форма № Т2, Т4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объёма сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.

Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать как минимум ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами № Т2, Т2ГС (МС), Т4, введенными органами статистики с 5 января 2004 г. В случае увольнения сотрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений по указанным формам, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдаётся в архив.

Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т2, они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства - все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. М. МЦФР. изд.3-е., 2009. С. 65-97.

Многие программы комплексной автоматизации работы с документами строятся на основе таких продуктов, как Lotus Notes. Они позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами, например модуль «Кадры» используется службой кадров, «Зарплата» - бухгалтерией. Такое совместное использование данных позволяет избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых данных о сотрудниках, и предотвратить возможные разночтения и накладки, которые возникают при автономной работе подразделений.

Например, программа «1С: Зарплата и кадры» позволяет организациям, уже использующим для бухгалтерского учёта программу «1С: Предприятие» или «1С:Бухгалтерия», организовать дополнительные автоматизированные рабочие места в службе кадров и обеспечить однократность ввода сведений о каждом сотруднике. Все данные о сотруднике, используемые бухгалтерией, вводятся в систему один раз - сотрудником службы кадров.

Чаще всего, такие программы включают регистрационную карточку, основное содержание которой соответствует личному листку по учёту кадров.

Можно привести как пример программу «Управление персоналом» фирмы ИнтерТраст.1 Она представляет систему баз данных, включающую следующие БД: Кандидаты, Архив кандидатов, Персонал, Структура, Присутствие.

База данных «Кандидаты» хранит информацию о лицах, приём которых на работу рассматривается, а база данных «Архив кандидатов» - сведения о кандидатах, решение о приеме которых на работу временно отложено.

Сведения о сотрудниках организации (личные карточки, автобиографии, рекомендации, тесты, отзывы и т. д.) содержит база данных «Персонал».

В базе данных «Структура» находятся сведения о штатном расписании, иерархии подразделений, вакансиях и т.д. С помощью базы данных «Присутствие» ведётся оперативный учет рабочего времени, командировок, отпусков и т.д. Рассмотренная система позволяет наглядно представить структуру организации, легко отражать происходящее в ней изменения, полностью прослеживать движение сотрудников по должностной лестнице в организации, начиная с приема их на работу и заканчивая увольнением.

Поскольку программа «Управление персоналом» является частью комплекта «ОфисМедиа», то естественно в ней предусмотрено взаимодействие и с другими компонентами. Например, с базой данных «Приказы» комплекта «Управление и Планирование».

Пользователи могут легко получать интересующую их информацию из кадровой базы данных:

· структуру предприятия, раскрывающую подчиненность любого сотрудника предприятия;

· списки личного состава, систематизированные по фамилии, отделу, номеру учетной карточки, стажу работы, возрасту, дню рождения;сроки отпусков и планирование отпусков;

· списки уволенных из организации лиц и т.д. Кузнецов С.Л Разработка автоматизированного отдела кадров // Секретарское  дело, 2005. № 4, с.65-67.

Существует целый ряд программ с аналогичныой функциональностью. Выбор конкретной зависит от специфики организации, необходимости интеграции с другими, уже используемыми программами и т.п.