2.3 Автоматизована система управління персоналом

З появою перших коштів компютерів були розроблені і перші програми обліку і управління персоналом, число яких як в Україні, так і в інших країнах світу обчислюється зараз сотнями. Якщо говорити про Україну, то кожне підприємство або організація, що мали власний відділ АСУ, ще в 1980-і рр.. користувалися програмами обліку персоналу власної розробки. Ці програми спиралися на різні апаратні платформи та інструментальні засоби. З появою нових, більш досконалих, апаратних та інструментальних засобів, дані програми модифікувалися і розширювали свою функціональність (особливо швидко це відбувалося на Заході). При цьому, якщо на початковому етапі розвитку HR-систем можна було говорити лише про локальні програми управління персоналом, то вже з появою перших ERP-систем модулі управління персоналом були органічно інтегровані в них, а деякі, найбільш вдалі розробки, продовжили своє поширення й автономно (не втративши при цьому можливості інтегруватися з ERP-системами) [19, 6].

Призначення автоматизованих систем управління персоналом

Сучасні автоматизовані системи управління персоналом призначені для оптимізації роботи, в першу чергу, керівництва і персоналу кадрових служб підприємств (крім бухгалтерії і деяких інших підрозділів) і відіграють велику роль у підвищенні продуктивності їх праці. Зокрема, менеджери з персоналу за допомогою таких систем позбавляються від виконання рутинних операцій при роботі з кадрами, підготовки та обліку наказів (існують оцінки, що тільки на роботу з документацією по персоналу кадровики витрачають до 60% свого робочого часу). Автоматизоване зберігання і обробка повної кадрової інформації також дозволяє ефективно здійснювати підбір і переміщення співробітників. Крім того, автоматизований розрахунок заробітної плати з урахуванням інформації про позиції штатного розкладу, відпустках, лікарняних, відрядженнях, пільги і стягнення дає змогу працівникам бухгалтерії точно й оперативно нараховувати зарплату, формувати бухгалтерські звіти, відносити витрати на собівартість. І це лише деякі з функцій сучасних автоматизованих систем управління персоналом [15, 255].

Класифікація автоматизованих систем управління персоналом

Існуючі в даний час на ринку автоматизовані системи управління персоналом (не враховуючи до цих пір експлуатуються на ряді підприємств локальні АРМ від численних розробників) за їх функціональної спрямованості можна розділити на наступні основні групи [1, 347]:

- Багатофункціональні експертні системи, що дозволяють проводити профорієнтацію, відбір, атестацію співробітників підприємства;

- Експертні системи для групового аналізу персоналу, виявлення тенденцій розвитку підрозділів і організації в цілому;

- Програми розрахунку зарплати;

- Комплексні системи управління персоналом, що дозволяють формувати і вести штатний розклад, зберігати повну інформацію про співробітників, відображати рух кадрів всередині фірми, розраховувати зарплату.

Зокрема, за допомогою експертних систем зіставляються особистісні, професійні та психофізіологічні якості претендента на заняття вакансії з аналогічними параметрами кращих фахівців підприємства. Такі програми дозволяють досить ефективно (з формальної точки зору) відбирати перспективних фахівців. Подібні системи досить дорогі, їх має сенс використовувати тільки для великих підприємств при наявності на них великої кількості вакансій. Ці системи не дозволяють автоматизувати рутинні повсякденні операції персоналу кадрових служб [3, 178].

Отже, автоматизовані системи управління персоналом використовуються для автоматизації кадрової роботи на будь-якому підприємстві. У першу чергу, такі системи необхідні керівництву для отримання оперативної інформації з будь-якого питання, повязаного зі структурою підприємства, штатним розкладом, вакансіями та інформацією про співробітників. Оперативно прийняти правильне рішення зможе лише керівник, здатний швидко оцінити ситуацію, що склалася на основі аналізу актуальної інформації про стан справ на підприємстві. Тому важливим фактором умов використання HR-систем є також можливість інтеграції системи кадрового обліку з системами бухгалтерського обліку та управління підприємством.

Автоматизація допомагає домогтися максимальної керованості своєї компанії, відчувати зміни ринку і мати можливість швидко на них реагувати, компанія виявляється доступна для клієнта і менеджера в будь-якій точці планети 24 години на добу. Якщо ще вчора підприємству було необхідно просто мати своє обличчя в Інтернеті, то сьогодні та компанія, яка хоче динамічно розвиватися, повинна бути доступна для повноцінного оперативного управління поза рамками офісу. У майбутньому процес доступності компанії для клієнта переросте в процес управління бізнесу клієнтом. Але це можливо лише в умовах чуйного реагування підприємства на потреби клієнта в режимі реального часу!

Зокрема, менеджери з персоналу за допомогою таких систем позбуваються від виконання рутинних операцій при роботі з кадрами, підготовки та обліку наказів (існують оцінки, що тільки на роботу з документацією по персоналу кадровики витрачають до 60% свого робочого часу). Автоматизоване зберігання і обробка повної кадрової інформації також дозволяє ефективно здійснювати підбір і переміщення співробітників. І це лише деякі з функцій сучасних автоматизованих систем управління персоналом.

автоматизований система управління персонал

Висновки до другого розділу

Автоматизована система управління - це система, що ґрунтується на комплексному використанні технічних, математичних, інформаційних та організаційних засобів для управління складними технічними й економічними обєктами.

Для більш чіткої організації системи управління персоналом на підприємстві розробляють концепцію управління персоналом, що деталізує напрямки кадрової політики, які прийняті в стратегічному плані розвитку підприємства.

Сучасні автоматизовані системи управління персоналом призначені для оптимізації роботи, в першу чергу, керівництва і персоналу кадрових служб підприємств (крім бухгалтерії та деяких інших підрозділів) і відіграють велику роль у підвищенні продуктивності їхньої праці.

Сучасна світова економіка диктує жорсткі умови: конкуренція, підвищення вимог до продукції та послуг, прагнення відповідати європейському рівню ? все це неодмінно призводить до того, що сучасним підприємствам, які хочуть рости і розширюватися, не обійтися без автоматизації управління. Як показує практика, в компаніях, де широко застосовуються інформаційні системи, домогтися позитивних змін набагато простіше.