Описание структуры предприятия

Основная задача данной работы заключается в оптимизации бизнес-процессов предприятия по производству и продаже стеклопакетов. Оптимизация заключается во внедрении информационной системы и переходе от функционального к процессному подходу. Она позволит упростить, ускоритьсуществующие процессы, а также повысит их эффективность.Первым делом необходимо проанализировать существующие бизнес-процессы и должностные инструкции. С точки зрения оптимизации, наиболее интересны следующие два процесса:

А) Приём и выполнение заказа

Б) Закупка требуемых или недостающих материалов.

Их можно представить следующим образом:

Процесс приёма и выполнения заказов является основным, так как именно он обеспечивает прибыль предприятия. Его основные этапы:

• Заказ от клиента

Клиент делает заказ в отделе продаж.

• Передача заказа

Отдел продаж отправляет заказ в бухгалтерию для подтверждения возможности выполнения.

• Запрос и утверждение заказа

Бухгалтерия проверяет возможность выполнения заказа и согласовывает его у руководства.

• Подтверждение заказа

Если заказ был успешно согласован, в отдел продаж направляется разрешение на дальнейшее выполнение заказа.

• Передача заказа в цеха

Отдел продаж направляет заказ руководителю цехов, который создаёт задания для рабочих.

• Приём заказа

Готовый продукт отправляется в отдел продаж для проверки.

• Подготовка заказа к отправке

Заказ отправляется из отдела продаж в отдел закупок для упаковки и подготовки к передаче транспортной компании.

• Отправка заказа

Стеклопакеты передаются транспортной компании, которая доставляет их клиенту.

Процесс получения требуемых или недостающих материалов является вспомогательным, так как, хоть и не приносит прибыли, но без него невозможна работа основных бизнес-процессов. Основные этапы данного процесса:

• Запрос материалов

При необходимости, руководитель цехов может заказать материалы (или оборудование) для работы. Он направляет этот запрос на склад.

• Заказ материалов

Сотрудники склада преобразуют запрос в заказ на выдачу и/или закупку и передают его в бухгалтерию.

• Запрос и ответ на утверждение запроса материалов

Бухгалтерия проверяет заказ на возможность и необходимость исполнения и отправляет руководству на утверждение.

• Передача заказа после подтверждения

Если заказ прошел проверки, он направляется в отдел закупок.

• Заказ на материалы

Сотрудник отдела закупок заказывает недостающие материалы у поставщика.

• Передача и получение материалов

Поставщик материалов передаёт выполненный заказ транспортной компании, которая доставляет его отделу продаж.

• Передача материалов

Сотрудник отдела продаж проверяет полученные материалы и передаёт их на склад.

• Подтверждение получения материалов и отправка материалов

Сотрудник склада так же проверяет полученные материалы, передаёт их начальнику цехов и отправляет в бухгалтерию подтверждение о получении материалов.

Описание должностных инструкций отделов:

• Управление персоналом

1. Обеспечивает подбор, расстановку, изучения и организует систему учета кадров, анализ использования и текучести кадров.

2. Формирует стабильный коллектив, создает кадровой резерв и работает с ним.

• Руководство

1. Осуществляет общее руководство перспективным развитием предприятием.

2. Координирует функционирование стратегически важных направлений работы и осуществляет контроль за деятельностью основных подразделений предприятия.

3. Обеспечивает и контролирует достижение наибольших экономических результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

4. Ориентирует производство на выполнение требований потребителей к выпускаемой продукции.

5. Организует и контролирует сбыт готовой продукции, а также снабжение предприятия необходимыми материалами и комплектующими.

• Бухгалтерия

1. Организует бухгалтерский учет на предприятии.

2. Контролирует рациональное и экономное использование всех видов ресурсов, сохранность материальных ценностей и собственности.

3. Контролирует правильность расходования фонда оплаты труда на предприятии.

• Склад

1. Хранение и контроль материалов и оборудования.

• Цеха

1. Выполнение производственных заданий.

2. Обеспечение выпуска готовой продукции и полуфабрикатов по заданиям.

3. Руководитель цехов обеспечивает и контролирует бесперебойную работу цехов, внедрение передовых технологий, совершенствование техники и оборудования.

• Отдел закупок

1. Обеспечивает своевременно и в полном объеме потребности предприятия качественными средствами производства.

2. Обеспечивает своевременно и в полном объеме потребности предприятия в полуфабрикатах и комплектующих изделиях, получаемых по кооперации.

• Отдел продаж

1. Подготавливает и заключает договора на поставку готовой продукции.

2. Обеспечивает выполнение планов поставки продукции в срок и по номенклатуре в соответствии с заключенными договорами.

Проанализировав, приведённые выше, бизнес-процессы и должностные инструкции, можно сделать вывод, что тут имеет место быть функциональный подход с сильно выраженной вертикальной иерархией. Для оптимизации требуется внедрить информационную систему, которая могла бы проверки возможности выполнения этапов, согласования и подтверждения. Так же требуется больше свободы в принятии решений для руководителей и сотрудников отделов.