7.3. Исследование и проектирование структур управления

Элементы управления присущи любому процессу труда и лишь на определенной ступени развития производства и управления вы­деляются в самостоятельную функцию совместного труда. И это свя­зано с развитием процесса разделения и кооперации труда. В резуль­тате одна часть людей занимается непосредственно трудом по производству материальных благ, другая — управлением.

Между этими людьми в процессе производства возникают определенные отношения, которые могут быть охарактеризованы как отношения управления. В зависимости от сферы управления эти от­ношения приобретают специфическое содержание, свойственное именно этой сфере, однако общим для всех видов управленческих отноше­ний является то, что они — отношения организационные.

Организационная структура управления это - цело­стная совокупность соединенных между собой связями и отношениями элементов объекта и субъекта (органа) управле­ния.

Она отражает строение системы управления, содер­жанием которой являются функции управления, верти­кальное и горизонтальное соотношение уровней управ­ления, а также количество и взаимосвязь структурных подразделений в пределах каждого уровня. В зависимо­сти от соотношения уровней и структурных подразделе­ний различают линейную, функциональную, линейно-функциональную, матричную и матрично-штабную типы организационных структур.

Становление рыночных отношений в России способ­ствует появлению новых, более сложных форм органи­зации управления, имеющих в отличие от традиционных как вертикальные, так и горизонтальные связи, что зна­чительно усложняет систему управления. В этих услови­ях необходимо разграничить функции и ответственность за выполнение конкретных заданий и работ, обусловленных как вертикальными, так и горизонтальными структурными связям. Правильное соотношение полно­мочий и ответственности, четкая регламентация дея­тельности руководителей и исполнителей в организации является непременным условием эффективного развития организаций.

Методика исследования и проектирования структур управления организациями, с одной стороны, должна основываться на научных принципах управления, с другой — учитывать личные качества и опыт руководи­телей, хорошо знающих возможности организации и те требования, которые регламентируют деятельность каж­дого из подразделений.

Эти требования подчеркивают важность системного подхода к формированию либо совершенствованию ор­ганизационных структур и к разработке методики с дос­таточной степенью детализации стадий управления.

Для системы управления характерен ряд особенно­стей, которые вызывают значительные трудности в ре­шении данной задачи и накладывают ограничения на масштабность в методическом плане. Эти особенности заключаются в следующем.

1. Системе управления присущи статические черты, отражающие форму и структуру управления. Это, прежде всего детерминизм, т.е. схема организационного управ­ления с составляющими ее элементами и многочислен­ными связями и отношениями.

2. В системе управления можно указать и динамику, раскрывающую содержание процесса управления. Име­ется в виду целенаправленная деятельность руководите­лей и исполнителей.

3. Как известно, любая система функционирует при наличии поставленных целей, которые постоянно ме­няются во времени. Сама же структура консервативна. Отсюда — требование гибкости и адаптивности, неиз­бежно возникающее перед проектируемой структурой управления.

4. Среди множества формальных элементов, прису­щих системе управления, существует и неформальный элемент (человек), который выдвигает проблему психологического климата и от которого в известной степени зависит гармония или дисгармония в производственных отношениях.

Эти особенности, органически соединяясь в системе управления, требуют комплексного подхода к вопросам, связанным с построением организационного обеспечения системы управления. Представляется важным изучение ряда теоретических предпосылок, которые могут быть положены в основу разрабатываемой методики исследования и проектирования структуры управления.

Такими предпосылками являются:

1. Наличие принципиально различных типовых схем управления, одну из которых можно выбрать в качестве базовой для анализа и проектирования структуры управления.

2. Известно, что любая организация управляется путем принятия решений. Следовательно, можно выявить полный перечень управленческих решений, принимаемых в организации, и процесс распределения их по уровням (важный этап в проектировании структур управления) определенным образом формализовать.

3. Известен также технологический характер взаимоотношений руководителей и исполнителей в процессе подготовки и принятия управленческих решений, т.е. регламентирован порядок управленческих функций отдельных их этапов.

Для разработки методического аппарата проектирования структуры управления необходимо кроме имеющихся теоретических предпосылок, знать сущность организационного проектирования.

Организационное проектирование — это моделирование системы управления предприятием, осуществляемое перед его строительством, либо накануне значительных преобразований.

Последовательность задач организационного проектирования, вытекающих из общей теории систем, можно изобразить в виде блок-схемы (см. рис. 7.4.)

Организационной основой системы управления является ее структура. Структура определяет состав подразделений, входящих в систему управления, их соподчиненности и взаимосвязи, форму разделения управ­ленческих решений по уровням, а следовательно, и са­мо число уровней управления.

Иными словами, струк­тура управления является той организационной фор­мой, в рамках которой осуществляется процесс управ­ления. Таким образом, спроектировать достаточно эф­фективную структуру управления - значит определить такое соотношение ее элементов, при котором наибо­лее оперативно и своевременно выполняются требова­ния объекта управления.

Рис 7.4.. Последовательность задач организационного проектирования системы управления

Кроме элементов структуры управления, в качестве которых выступают звенья и органы управления, управленческие работники, важнейшими объектами исследования выступают многообразные связи и отношения между ними.

Сферу общественного производства отличает то, что она имеет дело со всей совокупностью общественных отношений, поскольку человек выступает в производственном процессе не только как участ­ник кооперированного труда, но и как социальная личность, которой свойственны многообразные формы потребностей, интересов, побуждений и т.д.

То же относится к производственным коллективам. Каждый трудовой коллектив выступает носителем не только экономических, но и других видов отношений, и является, соответственно, объектом всех видов социального управления. В реальной действительности в процессе управления производством отношения выступают в единстве, основу которого составляют экономические отношения.

Наряду с делением по видам отношения управления производством классифицируются также и по другим признакам, в том числе по их характеру и иерархичной принадлежности.

По характеру отношения управления производством подразделяются на межличностные (включая все виды управленческих отношений), межсистемные и сме­шанные.

Возникновение межличностных отношений связано с тем, что управление производством — это управление людьми. Между людьми в этом процессе возникают отношения, обусловленные экономическими, социальными, психологическими, политическими и другими факторами. Межличностные отношения могут быть коллективными, возникающими между различными группами и внутри их, и индиви­дуальными — между руководителями и исполнителями, а также между самими исполнителями в процессе выполнения функций и указа­нии руководителя.

Межсистемные отношения управления обусловлены тем, что управление производством имеет дело с конкретными экономическими системами и подсистемами, народным хозяйством в целом, его отраслями, с территориальными и функциональными системами, предприятиями и их подразделениями. Межсистемные отношения отличаются и тем, что в отношениях управления выступают не отдельные личности и группы, а целостные системы и их подсистемы. К этому типу отношений относятся также и внутрисистемные отношения, так как каждая подсистема одновременно может рассматриваться в качестве самостоятельной системы по отношению к объединяемым ею элементам.

Смешанные отношения управления — это отношения между системой и личностью или совокупностью личностей.

По иерархичной принадлежности отношения управления производством классифицируются в зависимости от уровня управления производством. В коллективные межличностные отношения вступа­ют отношения между аппаратом управления на одном и том же уров­не; отношения подразделений разных уровней управления и т.д.

Отношения между органами системы управления, которые определяют ее структуру, реализуются через связи подразделений и ра­ботников. Отношения управления вне организационных связей невоз­можны. В свою очередь, отношения определяют содержание и эффек­тивность связей, из которых и складывается процесс взаимодействия элементов системы управления.

Несмотря на их тесную взаимозависимость и взаимообуслов­ленность, отношения и связи представляют собой качественно разные значения.

Под отношениями следует понимать интегративные свойства каждой пары взаимодействующих элементов системы, обусловленные их природой, функциями, целями и ролями в процессе принятия ре­шений, которые определяют характер влияния элементов друг на дру­га при их целенаправленном функционировании. Отношения - это всегда категория взаимодействия, что не может быть присуще только одному субъекту отношений.

Связь как форма проявления отношений в системе управле­ния представляет собой процесс целенаправленного воздействия, вы­званного отношениями, складывающимися при определенном обмене элементов материалами (продуктами, полуфабрикатами), энергией или информацией, распорядителям или генераторами которых они являются.

Особенно важно видеть в связи именно процесс обмена, т.е. ее двустороннюю направленность. Это означает, что каждое отноше­ние проявляется через совокупность прямой и обратной связи, формы и содержание которых могут быть различными. Об этом, к сожалению, часто забывают многие руководители, издавая потоки приказов, ди­ректив, указаний. Они убеждены, что поддерживают нормальную связь с подчиненными, хотя не имеют достаточного представления о том, как их руководящая информация воспринимается и реализуется. Чем выше уровень управления, тем более часты случаи игнорирования об­ратной связи.

В зависимости от характера отношений и связей управления могут рассматриваться различные организационные структуры отношений: социальная, экономическая, технологическая, информационная и т.д.

Под организационной структурой отношений следует понимать определенную упорядоченность организационных отношений и связей. Это не означает, что понятие «организация управления» не охватывает упорядочения всех остальных структур, но, исходя из дан­ного определения, организационная структура выступает как интегральная общая характеристика системы управления в этом аспекте.

Характер организационных отношений управления обусловливается структурой целей системы, ролями взаимодействующих органов и звеньев управления в процессе принятия и реализации реше­ний на основе функциональной специализации подразделений и исполнителей.

В соответствии с этим различаются типы организационных отношений в процессах управления, одним из которых является тип отношений «руководитель — подчиненный».

При этом один из органов наделяется властью и возможностью указывать другому что, когда и кто должен делать, какой результат необходимо получить; какие средства для этого можно использовать (или, наоборот, запрещать делать что-либо и использовать определенные ресурсы).

Универсальной формой проявления таких отношений является общепринятая административная субординация, известная под названием линейное руководство. Субординация увязывает элементы социальных систем в единое целое и формально определяет границы так называемых организационных систем.

Отношения этого типа сопровождаются вертикальными связями и могут иметь, кроме отмеченного выше чисто линейного рас­порядительства, ряд модификаций. К ним относятся:

- функциональное руководство, которое отличается тем, что в рамках указанных линейным руководителем целей уточняются кон­кретные задачи, ресурсы, ограничения, условия и т.п. Как правило, оно относится к одной из функций принятия решений по проблеме, соответствующей относительно высшему уровню структуры целей (например, функциональное руководство может осуществлять плановый отдел в реализации функции планирования);

- методическое руководство, состоящее в указании способов достижения целей, поставленных линейным и функциональным руководителям в рамках заданных ресурсов.

Особой частью отношений типа «руководитель - подчинен­ный» являются отношения, которые складываются в процессе «контроль - подотчетность».

Контроль - это особое воздействие одного органа системы на другой, связанное с необходимостью обеспечить выполнение собственных или чужих команд (запретов). Не следует смешивать отношения надзора, проявляющиеся в применении определенной власти, с конт­рольно - наблюдательной деятельностью, состоящей лишь в выявлении и фиксации отклонений в выполнении команд.

Соответственно, подотчетность представляет собой не просто деятельность по информированию о проделанной работе и ее резуль­татах, а ту часть отношений «руководитель - подчиненный», которые проявляются в необходимости получать санкции компетентных лиц на отступления в выполнении команд или запретов.

Отношения «руководитель — подчиненный» во всех их моди­фикациях обусловливают иерархичность структуры. Она возникает благодаря тому, что орган системы управления в силу сложности по­ставленных перед ним задач способен находиться в различных отно­шениях с другим ее органом.

В зависимости от сложности целей, стоящих перед системами управления, содержания и объема работ по их достижению количе­ство уровней структуры может быть в принципе каким угодно большим.

Таким образом, отношения «руководитель - подчиненный» обусловливают возникновение пирамидальной структуры, для кото­рой характерно понятие «ступень управления» (в практике его часто называют уровнем управления), определяемое по принадлежности органов управления к определенной ступени иерархической лестни­цы системы управления.

Уровень (ступень) управления характеризу­ет иерархическую последовательность подчинения одного органа или звена управления другому. Каждый уровень управления наделяется определенными полномочиями и правом принятия управленческого решения по тем или иным функциям.

Кроме субординационных отношений в системе управления на основе горизонтальных связей устанавливаются и отношения соподчинения.

Соподчинение отношений характеризуется равноправием всех взаимодействующих органов в процессе принятия решений. Цель их взаимоотношений состоит в выработке взаимоприемлемых оценок проблем, альтернатив их решений, курсов действий и проч.

Совмест­ная деятельность по принятию решений осуществляется на всех этапах и стадиях процесса управления. Это не относится к утверждению решений, которое всегда производится единолично, т.е. линейным ор­ганом управления. При наличии таких соподчиненных отношений этап процесса принятия решений считается успешно выполненным при отсутствии у каждого из его соисполнителей возражений по процедурным и конечным результатам управленческого решения.

Внешние проявления отношений указанного типа могут иметь различные модификации, к которым относятся:

- коллегиальное рассмотрение, изучение и оценка проблем совместная разработка альтернатив их решений;

- подтверждение правильности выработанных оценок, формулировок, альтернатив с точки зрения имеющейся информации о кри­териях, условиях, методах оптимального функционирования системы или ее отдельных компонентов (в практике известно как гриф «Согласовано»);

- подтверждение согласия на изменение условий собственного функционирования, принятых целей или критериев, выполнение новых задач или работ, соблюдение ограничений (в практике часто называется визированием);

- выполнение самостоятельной части этапа подготовки реше­ния с учетом результатов, условий и ограничений, разработанных другими подразделениями или специалистами (во многих случаях назы­вается соисполнением);

- доработка или изменение результатов деятельности других подразделений в рамках одной стадии процесса подготовки и принятия решений с целью их соответствия целям и критериям более высо­кого уровня, балансирования ресурсов, сроков, результатов, приведе­ния к общей терминологии или форме и т.п. (известно под разными названиями: координация, обобщение, редактирование, обработка и пр.).

Связи, возникающие в рамках описанных отношений, обычно называются горизонтальными (благодаря равноправию органов, вступающих во взаимодействие). Органы, находящиеся в отношениях соподчинения (координации), могут, естественно, принадлежать только к одному уровню управления, иначе они перейдут в отношения «руководитель — подчиненный». Возникает, следовательно, понятие звеньев одного уровня управления, которое определяется составом органов, находящихся в горизонтальных связях.

Нужно четко представлять качественные отличия координационных отношений совместного принятия решений, характеризующихся одновременно и равноправием, и взаимной зависимостью (соподчинением), от прямых субординационных отношений типа «руководитель - подчиненный».

Отношения возникают и в ходе технического обслуживания процесса управления, т.е. между вспомогательными подразделениями с исполнителями, которые не участвуют в принятии решений (отношения технического взаимодействия).

Формами технического взаимодействия служат разделение труда между подразделениями и исполнителями в области сбора, фиксации, хранения и поиска информации, выполнения расчетных, экспе­риментальных, оформительских работ и т.п., а также организационное обособление работ по делопроизводственному, техническому, административному и хозяйственному обслуживанию подразделений и отдельных работников.

В отношениях технического взаимодействия с другими звень­ями аппарата управления находятся целые подразделения, такие как канцелярия, технический и общий архивы, машинописное бюро, мно­жительная лаборатория и т.п. Еще более распространены такие отно­шения внутри подразделений: целые категории работников не участву­ют в процессе принятия решений, а только его обслуживают — учетчики, чертежники, расчетчики и т.д.

При проектировании организационных структур управления необходимо учитывать особенности каждого типа отношений.

Упорядоченность отношений между органами аппарата управ­ления, устанавливаемая при формировании каждой конкретной орга­низационной структуры управления, проявляется в распределении четко определенных ответственности и прав, которыми наделяются каждый руководитель и функциональное звено.

Понятие «ответственность» в общем виде определяется за­дачами органа управления по достижению целей, осуществление кото­рых необходимо для успешного функционирования управляемой сис­темы. Категория ответственности присуща только социальным элементам системы, наделенным универсальными функциональными способностями и возможностью обеспечивать разнообразные по фор­ме и содержанию результаты деятельности.

Ответственность каждого органа управления вытекает из объективной структуры связей производственно-хозяйственной органи­зации и той роли, которую должен выполнять этот орган управления в процессе принятия и реализации управленческих решений.

Наиболее полное и четкое определение ответственности лю­бого руководителя и исполнителя в процессе управления должно вклю­чать следующие признаки:

- подцель системы (задачу органа управле­ния), которая должна быть реализована;

- форму и меру ответственности;

- роль (обязанности) работника в процессе реализации цели.

Такой подход позволяет дифференцировать ответственность как фактор, определяющий отношения между различными уровнями и звеньями системы управления при соблюдении баланса ее объектив­но структурированных целей.

Необходимой предпосылкой обеспечения установленной ответственности работников аппарата управления является наделение их соответствующими правами, под которыми понимается узаконен­ная и регламентированная возможность принимать то или иное уча­стие в процессе разработки и реализации решений.

Практика показывает, что рассмотрение ответственности без обеспечивающих ее прав делает это понятие абстрактным, умозрительным, приводит к возникновению в системе неформальных отношений, которые не только существенно отличаются от формальных, регламентированных структурой, но могут и коренным образом противоречить им.

В случа­ях, когда ответственность за достижение поставленной цели достаточ­но высока, а права руководителя ограничены многочисленными инструкциями, запретами, указаниями вышестоящих органов, он вынужден постоянно превышать выделенные права, нарушая нормативные акты и инструкции и подвергаясь угрозе не только административного, но даже уголовного преследования, или сознательно идти на срыв постав­ленных целей, плановых заданий.

При увеличении объема работы органов и звеньев управления универсальным средством упорядочения организационных отношений и рационализации организационных структур управления является передача вышестоящим органом управления прав нижестоящим орга­нам, т.е. делегирование полномочий.

Широкие возможности для исследования и проекти­рования структуры управления в целом создает организационное моделирование. Это один из методов исследования, в основе которого лежит кибернетическая модель, позволяющая для каждого уровня управления распределить полномочия и ответственность работников, которые, в свою очередь, являются базой для построения и оценки различных вариантов организационной структуры.

Преимущества данного метода раскрываются следующими обстоятельствами:

1. Метод организационного моделирования позволяет решать задачи, основными параметрами которых являются непосредственные характеристики организационной структуры, например, задачу группировки управленческих решений по уровням, задачи формирования состава и перечня структурных подразделении, разработки документации, регламентирующей деятельность под разделений и системы в целом.

2. Организационное моделирование развивается как в научно - теоретическом плане, так и в направлении, которое носит прикладной характер и может охватывать различные аспекты при формировании структуры управления: управленческий, информационный, социально-психологический. Это создает возможность для комплексного рассмотрения вопросов, стоящих на пути решения проблемы, начиная с расчета количественных параметров и кончая организационным регламентированием подразделений.

3. Данный подход позволяет моделировать различные варианты организационной структуры, не прибегая к натурным экспериментам, проведение которых в реальных условиях связано, как правило, с различными трудностями финансового и временного характера.

Таким образом, метод организационного моделирования является наиболее универсальным и современным для проектирования организационной структуры и процесса принятия решений.