7.2. Исследование и проектирование функций управления

Исследование и проектирование функций управле­ния является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как любое их изме­нение приводит к изменению структуры управления.

Нечеткое распределение функций неизбежно дефор­мирует структуру и снижает качество и эффективность управления, именно поэтому функциональное содержа­ние управления имеет первостепенное значение.

Повышение эффективности управ­ленческой деятельности в значительной степени зависит от правильного понимания функций управления.

Иссле­довать функции управления в конкретном подразделе­нии — значит определить, кто и что делает, как связаны между собой сотрудники в процессе управления, как связаны управленческие решения, почему именно эти, а не другие решения готовятся в этом конкретном подраз­делении. Знать это необходимо для того, чтобы обеспе­чить эффективное управление функциональных обязан­ностей аппарата управления в целом.

Сущность работы по управлению организацией (пред­приятием или компанией) заключается в том, чтобы ис­следовать каждую отдельно взятую функцию в каждом отдельно взятом подразделении. Взаимосвязь этих функ­ций определяет функциональное содержание управления. О человеке, работающем в аппарате управления, мы зна­ем немного. Отсюда — необходимость комплексного изу­чения управленческой деятельности, его функциональ­ного содержания.

Именно эта важная задача - исследование каждой от­дельной функции и их взаимосвязей — позволяет вскрыть существо работы по управлению в отдельных подразделе­ниях и организации в целом.

Выделение функций управления вызвано еще и мно­гообразием управленческой деятельности, т.е. процессами принятия решений. Поскольку каждая отдельная функция характеризует специфическую управленческую деятель­ность, то совокупность таких функций позволяет форми­ровать конкретную систему управления: представить процесс управления вне функций управления невозможно. Именно поэтому к их определению предъявляются повы­шенные требования и определить однозначно, что пони­мается под функцией управления, весьма сложно.

Дадим определение.

Функция управления — это одно­родный вид деятельности, объективно необходимой для реализации целей функционирования и выделенной по определенному признаку.

Такими признаками могут быть специфика и мас­штаб производства, формы организации производствен­ных процессов, взаимосвязь структурных подразделений, их количество на уровнях управления и др.

В связи с этим выделяются общие и специфические функции управления.

К общим функциям управления относятся: планирова­ние, организовывание, регулирование (координирование), мотивирование, контроль, учет, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.

К специфическим функциям управления относят управ­ление:

• основными производственными процессами;

• вспомогательными и обслуживающими процессами;

• оперативное (производством);

• технической подготовкой производства;

• сбытом продукции и др.

Проектирование системы управления, организации, в том числе и любого конкретного предприятия, невоз­можно без определения состава функций управления. При этом необходимо исследовать множество факторов:

1) характеристики организации как системы - входа, самого процесса, выхода;

2) стадии жизненного цикла продукта;

3) цикл принятия решений;

4) содержание процесса управления.

Рассмотрим, как учитываются эти факторы при ис­следовании и проектировании функций управления.

Первый фактор «Характеристики организации как системы» позволяет выделить

• функции по управлению основными фондами (здания, сооружения и др.),

• функции по управлению материаль­но-техническими, трудовыми, энергетическими, ин­формационными и другими ресурсами,

• функции по управ­лению производственными процессами,

• функции по управлению результатами деятельности предприятия (промышлен­ной продукции и услугами).

Второй фактор «Стадии жизненного цикла продукта» пред­полагает исследование полного набора функций управ­ления на всех стадиях жизненного цикла: заготовитель­ной, обработочной, сборочной, испытательной.

Третий фактор «Цикл принятия решений» позволяет зафик­сировать все стадии подготовки управленческого реше­ния.

Таким образом, порядок формирования состава функ­ций управления следующий:

1) выбор исследуемого объекта;

2) формирование набора специфических функций;

3) выбор конкретной специфической функции, под­лежащей исследованию;

4) исследование необходимости применения общих функций управления в пределах выбранной специ­фической функции;

5) формирование конкретных функций в терминах управленческих решений.

Выберем, например, в качестве объекта исследова­ния производственный отдел машиностроительного пред­приятия.

Исследованию подлежит специфическая функция «Уп­равление основными производственными процессами». Для реализации данной функции необходимо применять пол­ный набор общих функций, а именно по планированию, организовыванию, регулированию, контролю и учету. Рассмот­рим схему формирования функций управления (рис. 7.3).

Рис. 7.3. Схема формирования состава функций управления

Анализируя схему формирования состава функций управления, можем сделать следующие выводы:

1. Для реализации выбранной нами функции «Уп­равление основными производственными процессами» необходимо применять полный набор общих функций управления, а именно: планирование основных производственных процессов, организация основных произ­водственных процессов, регулирование основных произ­водственных процессов, контроль основных производст­венных процессов, учет показателей деятельности ос­новных производственных процессов. Полный набор общих функций управления также необходим и для реализации остальных четырех специфических функций, указанных в схеме.

2. В рамках каждой из перечисленных функций управ­ления необходимо сформулировать полный набор управ­ленческих решений, реализующих эти общие функции.

3. Поскольку управленческое решение всегда конкрет­но, то наименования «Подготовка управленческих реше­ний по планированию основного производства» или «Оценка управленческих решений по планированию ос­новного производства» (как это указано в схеме) не харак­теризуют конкретное содержание управленческой деятель­ности и, следовательно, являются функциями управления, выраженными в терминах управленческих решений.

4. Предметное содержание функций управления должно вестись на уровне конкретных управленческих решений.

5. Состав управленческих решений должен быть опре­делен на основе изучения практической деятельности ра­ботников каждого подразделения и регламентирующих документов, таких как Положение об организации, долж­ностные инструкции и другие.

Для оценки функций управления необходимо проведение функционального анализа (табл. 7.1.). Функциональный анализ лежит в основе проектирования, совершенствования и оценки действующей системы управления.

Табл. 7.1.