7.3. Исследование и проектирование структур управления
Элементы управления присущи любому процессу труда и лишь на определенной ступени развития производства и управления выделяются в самостоятельную функцию совместного труда. И это связано с развитием процесса разделения и кооперации труда. В результате одна часть людей занимается непосредственно трудом по производству материальных благ, другая — управлением.
Между этими людьми в процессе производства возникают определенные отношения, которые могут быть охарактеризованы как отношения управления. В зависимости от сферы управления эти отношения приобретают специфическое содержание, свойственное именно этой сфере, однако общим для всех видов управленческих отношений является то, что они — отношения организационные.
Организационная структура управления это - целостная совокупность соединенных между собой связями и отношениями элементов объекта и субъекта (органа) управления.
Она отражает строение системы управления, содержанием которой являются функции управления, вертикальное и горизонтальное соотношение уровней управления, а также количество и взаимосвязь структурных подразделений в пределах каждого уровня. В зависимости от соотношения уровней и структурных подразделений различают линейную, функциональную, линейно-функциональную, матричную и матрично-штабную типы организационных структур.
Становление рыночных отношений в России способствует появлению новых, более сложных форм организации управления, имеющих в отличие от традиционных как вертикальные, так и горизонтальные связи, что значительно усложняет систему управления. В этих условиях необходимо разграничить функции и ответственность за выполнение конкретных заданий и работ, обусловленных как вертикальными, так и горизонтальными структурными связям. Правильное соотношение полномочий и ответственности, четкая регламентация деятельности руководителей и исполнителей в организации является непременным условием эффективного развития организаций.
Методика исследования и проектирования структур управления организациями, с одной стороны, должна основываться на научных принципах управления, с другой — учитывать личные качества и опыт руководителей, хорошо знающих возможности организации и те требования, которые регламентируют деятельность каждого из подразделений.
Эти требования подчеркивают важность системного подхода к формированию либо совершенствованию организационных структур и к разработке методики с достаточной степенью детализации стадий управления.
Для системы управления характерен ряд особенностей, которые вызывают значительные трудности в решении данной задачи и накладывают ограничения на масштабность в методическом плане. Эти особенности заключаются в следующем.
1. Системе управления присущи статические черты, отражающие форму и структуру управления. Это, прежде всего детерминизм, т.е. схема организационного управления с составляющими ее элементами и многочисленными связями и отношениями.
2. В системе управления можно указать и динамику, раскрывающую содержание процесса управления. Имеется в виду целенаправленная деятельность руководителей и исполнителей.
3. Как известно, любая система функционирует при наличии поставленных целей, которые постоянно меняются во времени. Сама же структура консервативна. Отсюда — требование гибкости и адаптивности, неизбежно возникающее перед проектируемой структурой управления.
4. Среди множества формальных элементов, присущих системе управления, существует и неформальный элемент (человек), который выдвигает проблему психологического климата и от которого в известной степени зависит гармония или дисгармония в производственных отношениях.
Эти особенности, органически соединяясь в системе управления, требуют комплексного подхода к вопросам, связанным с построением организационного обеспечения системы управления. Представляется важным изучение ряда теоретических предпосылок, которые могут быть положены в основу разрабатываемой методики исследования и проектирования структуры управления.
Такими предпосылками являются:
1. Наличие принципиально различных типовых схем управления, одну из которых можно выбрать в качестве базовой для анализа и проектирования структуры управления.
2. Известно, что любая организация управляется путем принятия решений. Следовательно, можно выявить полный перечень управленческих решений, принимаемых в организации, и процесс распределения их по уровням (важный этап в проектировании структур управления) определенным образом формализовать.
3. Известен также технологический характер взаимоотношений руководителей и исполнителей в процессе подготовки и принятия управленческих решений, т.е. регламентирован порядок управленческих функций отдельных их этапов.
Для разработки методического аппарата проектирования структуры управления необходимо кроме имеющихся теоретических предпосылок, знать сущность организационного проектирования.
Организационное проектирование — это моделирование системы управления предприятием, осуществляемое перед его строительством, либо накануне значительных преобразований.
Последовательность задач организационного проектирования, вытекающих из общей теории систем, можно изобразить в виде блок-схемы (см. рис. 7.4.)
Организационной основой системы управления является ее структура. Структура определяет состав подразделений, входящих в систему управления, их соподчиненности и взаимосвязи, форму разделения управленческих решений по уровням, а следовательно, и само число уровней управления.
Иными словами, структура управления является той организационной формой, в рамках которой осуществляется процесс управления. Таким образом, спроектировать достаточно эффективную структуру управления - значит определить такое соотношение ее элементов, при котором наиболее оперативно и своевременно выполняются требования объекта управления.
Рис 7.4.. Последовательность задач организационного проектирования системы управления
Кроме элементов структуры управления, в качестве которых выступают звенья и органы управления, управленческие работники, важнейшими объектами исследования выступают многообразные связи и отношения между ними.
Сферу общественного производства отличает то, что она имеет дело со всей совокупностью общественных отношений, поскольку человек выступает в производственном процессе не только как участник кооперированного труда, но и как социальная личность, которой свойственны многообразные формы потребностей, интересов, побуждений и т.д.
То же относится к производственным коллективам. Каждый трудовой коллектив выступает носителем не только экономических, но и других видов отношений, и является, соответственно, объектом всех видов социального управления. В реальной действительности в процессе управления производством отношения выступают в единстве, основу которого составляют экономические отношения.
Наряду с делением по видам отношения управления производством классифицируются также и по другим признакам, в том числе по их характеру и иерархичной принадлежности.
По характеру отношения управления производством подразделяются на межличностные (включая все виды управленческих отношений), межсистемные и смешанные.
Возникновение межличностных отношений связано с тем, что управление производством — это управление людьми. Между людьми в этом процессе возникают отношения, обусловленные экономическими, социальными, психологическими, политическими и другими факторами. Межличностные отношения могут быть коллективными, возникающими между различными группами и внутри их, и индивидуальными — между руководителями и исполнителями, а также между самими исполнителями в процессе выполнения функций и указании руководителя.
Межсистемные отношения управления обусловлены тем, что управление производством имеет дело с конкретными экономическими системами и подсистемами, народным хозяйством в целом, его отраслями, с территориальными и функциональными системами, предприятиями и их подразделениями. Межсистемные отношения отличаются и тем, что в отношениях управления выступают не отдельные личности и группы, а целостные системы и их подсистемы. К этому типу отношений относятся также и внутрисистемные отношения, так как каждая подсистема одновременно может рассматриваться в качестве самостоятельной системы по отношению к объединяемым ею элементам.
Смешанные отношения управления — это отношения между системой и личностью или совокупностью личностей.
По иерархичной принадлежности отношения управления производством классифицируются в зависимости от уровня управления производством. В коллективные межличностные отношения вступают отношения между аппаратом управления на одном и том же уровне; отношения подразделений разных уровней управления и т.д.
Отношения между органами системы управления, которые определяют ее структуру, реализуются через связи подразделений и работников. Отношения управления вне организационных связей невозможны. В свою очередь, отношения определяют содержание и эффективность связей, из которых и складывается процесс взаимодействия элементов системы управления.
Несмотря на их тесную взаимозависимость и взаимообусловленность, отношения и связи представляют собой качественно разные значения.
Под отношениями следует понимать интегративные свойства каждой пары взаимодействующих элементов системы, обусловленные их природой, функциями, целями и ролями в процессе принятия решений, которые определяют характер влияния элементов друг на друга при их целенаправленном функционировании. Отношения - это всегда категория взаимодействия, что не может быть присуще только одному субъекту отношений.
Связь как форма проявления отношений в системе управления представляет собой процесс целенаправленного воздействия, вызванного отношениями, складывающимися при определенном обмене элементов материалами (продуктами, полуфабрикатами), энергией или информацией, распорядителям или генераторами которых они являются.
Особенно важно видеть в связи именно процесс обмена, т.е. ее двустороннюю направленность. Это означает, что каждое отношение проявляется через совокупность прямой и обратной связи, формы и содержание которых могут быть различными. Об этом, к сожалению, часто забывают многие руководители, издавая потоки приказов, директив, указаний. Они убеждены, что поддерживают нормальную связь с подчиненными, хотя не имеют достаточного представления о том, как их руководящая информация воспринимается и реализуется. Чем выше уровень управления, тем более часты случаи игнорирования обратной связи.
В зависимости от характера отношений и связей управления могут рассматриваться различные организационные структуры отношений: социальная, экономическая, технологическая, информационная и т.д.
Под организационной структурой отношений следует понимать определенную упорядоченность организационных отношений и связей. Это не означает, что понятие «организация управления» не охватывает упорядочения всех остальных структур, но, исходя из данного определения, организационная структура выступает как интегральная общая характеристика системы управления в этом аспекте.
Характер организационных отношений управления обусловливается структурой целей системы, ролями взаимодействующих органов и звеньев управления в процессе принятия и реализации решений на основе функциональной специализации подразделений и исполнителей.
В соответствии с этим различаются типы организационных отношений в процессах управления, одним из которых является тип отношений «руководитель — подчиненный».
При этом один из органов наделяется властью и возможностью указывать другому что, когда и кто должен делать, какой результат необходимо получить; какие средства для этого можно использовать (или, наоборот, запрещать делать что-либо и использовать определенные ресурсы).
Универсальной формой проявления таких отношений является общепринятая административная субординация, известная под названием линейное руководство. Субординация увязывает элементы социальных систем в единое целое и формально определяет границы так называемых организационных систем.
Отношения этого типа сопровождаются вертикальными связями и могут иметь, кроме отмеченного выше чисто линейного распорядительства, ряд модификаций. К ним относятся:
- функциональное руководство, которое отличается тем, что в рамках указанных линейным руководителем целей уточняются конкретные задачи, ресурсы, ограничения, условия и т.п. Как правило, оно относится к одной из функций принятия решений по проблеме, соответствующей относительно высшему уровню структуры целей (например, функциональное руководство может осуществлять плановый отдел в реализации функции планирования);
- методическое руководство, состоящее в указании способов достижения целей, поставленных линейным и функциональным руководителям в рамках заданных ресурсов.
Особой частью отношений типа «руководитель - подчиненный» являются отношения, которые складываются в процессе «контроль - подотчетность».
Контроль - это особое воздействие одного органа системы на другой, связанное с необходимостью обеспечить выполнение собственных или чужих команд (запретов). Не следует смешивать отношения надзора, проявляющиеся в применении определенной власти, с контрольно - наблюдательной деятельностью, состоящей лишь в выявлении и фиксации отклонений в выполнении команд.
Соответственно, подотчетность представляет собой не просто деятельность по информированию о проделанной работе и ее результатах, а ту часть отношений «руководитель - подчиненный», которые проявляются в необходимости получать санкции компетентных лиц на отступления в выполнении команд или запретов.
Отношения «руководитель — подчиненный» во всех их модификациях обусловливают иерархичность структуры. Она возникает благодаря тому, что орган системы управления в силу сложности поставленных перед ним задач способен находиться в различных отношениях с другим ее органом.
В зависимости от сложности целей, стоящих перед системами управления, содержания и объема работ по их достижению количество уровней структуры может быть в принципе каким угодно большим.
Таким образом, отношения «руководитель - подчиненный» обусловливают возникновение пирамидальной структуры, для которой характерно понятие «ступень управления» (в практике его часто называют уровнем управления), определяемое по принадлежности органов управления к определенной ступени иерархической лестницы системы управления.
Уровень (ступень) управления характеризует иерархическую последовательность подчинения одного органа или звена управления другому. Каждый уровень управления наделяется определенными полномочиями и правом принятия управленческого решения по тем или иным функциям.
Кроме субординационных отношений в системе управления на основе горизонтальных связей устанавливаются и отношения соподчинения.
Соподчинение отношений характеризуется равноправием всех взаимодействующих органов в процессе принятия решений. Цель их взаимоотношений состоит в выработке взаимоприемлемых оценок проблем, альтернатив их решений, курсов действий и проч.
Совместная деятельность по принятию решений осуществляется на всех этапах и стадиях процесса управления. Это не относится к утверждению решений, которое всегда производится единолично, т.е. линейным органом управления. При наличии таких соподчиненных отношений этап процесса принятия решений считается успешно выполненным при отсутствии у каждого из его соисполнителей возражений по процедурным и конечным результатам управленческого решения.
Внешние проявления отношений указанного типа могут иметь различные модификации, к которым относятся:
- коллегиальное рассмотрение, изучение и оценка проблем совместная разработка альтернатив их решений;
- подтверждение правильности выработанных оценок, формулировок, альтернатив с точки зрения имеющейся информации о критериях, условиях, методах оптимального функционирования системы или ее отдельных компонентов (в практике известно как гриф «Согласовано»);
- подтверждение согласия на изменение условий собственного функционирования, принятых целей или критериев, выполнение новых задач или работ, соблюдение ограничений (в практике часто называется визированием);
- выполнение самостоятельной части этапа подготовки решения с учетом результатов, условий и ограничений, разработанных другими подразделениями или специалистами (во многих случаях называется соисполнением);
- доработка или изменение результатов деятельности других подразделений в рамках одной стадии процесса подготовки и принятия решений с целью их соответствия целям и критериям более высокого уровня, балансирования ресурсов, сроков, результатов, приведения к общей терминологии или форме и т.п. (известно под разными названиями: координация, обобщение, редактирование, обработка и пр.).
Связи, возникающие в рамках описанных отношений, обычно называются горизонтальными (благодаря равноправию органов, вступающих во взаимодействие). Органы, находящиеся в отношениях соподчинения (координации), могут, естественно, принадлежать только к одному уровню управления, иначе они перейдут в отношения «руководитель — подчиненный». Возникает, следовательно, понятие звеньев одного уровня управления, которое определяется составом органов, находящихся в горизонтальных связях.
Нужно четко представлять качественные отличия координационных отношений совместного принятия решений, характеризующихся одновременно и равноправием, и взаимной зависимостью (соподчинением), от прямых субординационных отношений типа «руководитель - подчиненный».
Отношения возникают и в ходе технического обслуживания процесса управления, т.е. между вспомогательными подразделениями с исполнителями, которые не участвуют в принятии решений (отношения технического взаимодействия).
Формами технического взаимодействия служат разделение труда между подразделениями и исполнителями в области сбора, фиксации, хранения и поиска информации, выполнения расчетных, экспериментальных, оформительских работ и т.п., а также организационное обособление работ по делопроизводственному, техническому, административному и хозяйственному обслуживанию подразделений и отдельных работников.
В отношениях технического взаимодействия с другими звеньями аппарата управления находятся целые подразделения, такие как канцелярия, технический и общий архивы, машинописное бюро, множительная лаборатория и т.п. Еще более распространены такие отношения внутри подразделений: целые категории работников не участвуют в процессе принятия решений, а только его обслуживают — учетчики, чертежники, расчетчики и т.д.
При проектировании организационных структур управления необходимо учитывать особенности каждого типа отношений.
Упорядоченность отношений между органами аппарата управления, устанавливаемая при формировании каждой конкретной организационной структуры управления, проявляется в распределении четко определенных ответственности и прав, которыми наделяются каждый руководитель и функциональное звено.
Понятие «ответственность» в общем виде определяется задачами органа управления по достижению целей, осуществление которых необходимо для успешного функционирования управляемой системы. Категория ответственности присуща только социальным элементам системы, наделенным универсальными функциональными способностями и возможностью обеспечивать разнообразные по форме и содержанию результаты деятельности.
Ответственность каждого органа управления вытекает из объективной структуры связей производственно-хозяйственной организации и той роли, которую должен выполнять этот орган управления в процессе принятия и реализации управленческих решений.
Наиболее полное и четкое определение ответственности любого руководителя и исполнителя в процессе управления должно включать следующие признаки:
- подцель системы (задачу органа управления), которая должна быть реализована;
- форму и меру ответственности;
- роль (обязанности) работника в процессе реализации цели.
Такой подход позволяет дифференцировать ответственность как фактор, определяющий отношения между различными уровнями и звеньями системы управления при соблюдении баланса ее объективно структурированных целей.
Необходимой предпосылкой обеспечения установленной ответственности работников аппарата управления является наделение их соответствующими правами, под которыми понимается узаконенная и регламентированная возможность принимать то или иное участие в процессе разработки и реализации решений.
Практика показывает, что рассмотрение ответственности без обеспечивающих ее прав делает это понятие абстрактным, умозрительным, приводит к возникновению в системе неформальных отношений, которые не только существенно отличаются от формальных, регламентированных структурой, но могут и коренным образом противоречить им.
В случаях, когда ответственность за достижение поставленной цели достаточно высока, а права руководителя ограничены многочисленными инструкциями, запретами, указаниями вышестоящих органов, он вынужден постоянно превышать выделенные права, нарушая нормативные акты и инструкции и подвергаясь угрозе не только административного, но даже уголовного преследования, или сознательно идти на срыв поставленных целей, плановых заданий.
При увеличении объема работы органов и звеньев управления универсальным средством упорядочения организационных отношений и рационализации организационных структур управления является передача вышестоящим органом управления прав нижестоящим органам, т.е. делегирование полномочий.
Широкие возможности для исследования и проектирования структуры управления в целом создает организационное моделирование. Это один из методов исследования, в основе которого лежит кибернетическая модель, позволяющая для каждого уровня управления распределить полномочия и ответственность работников, которые, в свою очередь, являются базой для построения и оценки различных вариантов организационной структуры.
Преимущества данного метода раскрываются следующими обстоятельствами:
1. Метод организационного моделирования позволяет решать задачи, основными параметрами которых являются непосредственные характеристики организационной структуры, например, задачу группировки управленческих решений по уровням, задачи формирования состава и перечня структурных подразделении, разработки документации, регламентирующей деятельность под разделений и системы в целом.
2. Организационное моделирование развивается как в научно - теоретическом плане, так и в направлении, которое носит прикладной характер и может охватывать различные аспекты при формировании структуры управления: управленческий, информационный, социально-психологический. Это создает возможность для комплексного рассмотрения вопросов, стоящих на пути решения проблемы, начиная с расчета количественных параметров и кончая организационным регламентированием подразделений.
3. Данный подход позволяет моделировать различные варианты организационной структуры, не прибегая к натурным экспериментам, проведение которых в реальных условиях связано, как правило, с различными трудностями финансового и временного характера.
Таким образом, метод организационного моделирования является наиболее универсальным и современным для проектирования организационной структуры и процесса принятия решений.
- Курс лекций в.М.Назарова по предмету «Исследование систем управления»
- Тема 7. Прикладные направления исследования систем управления
- 7.1. Исследование и проектирование целей управления.
- 7.2. Исследование и проектирование функций управления
- 7.3. Исследование и проектирование структур управления
- 7. 4. Исследование и проектирование управленческих решений
- 7.5. Исследование кадрового обеспечения систем управления
- 7.6. Исследование информационного обеспечения систем управления
- 7.7. Маркетинговые исследования
- 7.8. Управленческий учет в системном исследовании
- Вопросы для самоконтроля:
- Литература
- 17. Основы общей теории систем: Учебное пособие. Ч.1. СПб.: вас, 1992