7.6. Исследование информационного обеспечения систем управления

Основным носителем информации в системе управления является документ, поэтому при исследовании информационного обеспечения прежде всего нужно рассмотреть систему документационного обслуживания аппарата управления. При этом выяс­няются:

• объем входящей и исходящей документации аппарата управ­ления за ряд лет;

• общая характеристика состава входящей и исходящей доку­ментации, основные и наиболее массовые документы данного аппарата управления;

• распределение документации по структурным подразделени­ям, общая характеристика документационных потоков;

• наличие стандартных и унифицированных форм документа­ции и существующие способы машинной обработки документов;

• общая характеристика постановки делопроизводства в аппа­рате управления;

• уровень регламентации документационных работ и состояние учетно-справочного аппарата.

Источниками сведений по указанным вопросам являются:

• данные учетно-справочного аппарата канцелярии и структур­ных подразделений;

• инструкция по делопроизводству;

• личные беседы исследователей с компетентными сотрудни­ками аппарата управления.

При детальном обследовании и анализе документационного обслуживания аппарата управления производят следующие виды работ:

1. изучение состава и движения документации аппарата управ­ления, т.е. детальная количественная характеристика состава до­кументационных потоков, изучение маршрутов движения основных и наиболее массовых документов, комплексов документов, сопровождающих выполнение наиболее массовых видов работ учреждения;

2. изучение постановки делопроизводства;

3. изучение форм документов, т.е. изучение взаимосвязи и использования форм документов, повторяемости показателей в дви­жении реквизитов в документах.

Для систематизации и обобщения полученных данных исследователи составляют схему документооборота аппарата управления и проводят ее комплексный анализ.