6.6 Функция контроля. Виды, этапы и основные свойства контроля

Контроль как одна из функций управления представляет собой процесс проверки и сопоставления того, что есть, с тем, что должно быть достигнуто. Необходимость контроля определяется тем, что процесс достижения целей находится под воздействием множества факторов, которые могут воспрепятствовать достижению целей. Контроль позволяет выявить заранее неблагоприятное развитие событий и скорректировать работу подчиненных с тем, чтобы обеспечить достижение целей. Отсутствие контроля или недостаточное внимание к нему приводят к дезорганизации и нарушению взаимодействия людей по достижению общих целей. Контроль — первейшая обязанность управляющего любого уровня. Объектом контроля могут быть принятые решения, качество продукции, деятельность персонала и т. д.

Существуют различные виды контроля. По времени осуществления различают предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до начала работ по достижению целей. Он используется по отношению к человеческим ресурсам (анализ деловых и профессиональных знаний и навыков работников, которые необходимы им для выполнения тех или иных должностных обязанностей), материальным ресурсам (контроль качества сырья и материалов) и финансовым ресурсам (составление бюджета, который гарантирует наличие средств, необходимых для достижения намеченных целей).

Текущий контроль осуществляется в процессе реализации планов по достижению поставленных целей. Такой контроль позволяет своевременно выявлять возможные проблемы и предпринимать корректирующие действия.

Заключительный контроль проводится после того, как работа завершена. На этом этапе обычно фактические результаты сопоставляются с запланированными.

Подведение итогов в процессе заключительного контроля обеспечивает менеджеров информацией, необходимой им для дальнейшего планирования и мотивации труда работников.

Таким образом, контроль позволяет не только выявлять и предупреждать возникновение проблем, но и помогает управляющим вносить коррективы в деятельность организации.

Основной процесс контроля состоит из трех этапов:

• установление нормативов (стандартов);

• сопоставление нормативов (стандартов) с фактической деятельностью;

• корректировка действий.

Стандарты, нормативы можно определить как критерии эффективности деятельности. Они заранее устанавливаются в процессе планирования. Самые лучшие нормативы - это поддающиеся проверке цели и задачи (количественные или качественные). Цели-нормативы могут быть сформулированы в натуральном выражении (объем продукции или услуг, количество человеко-часов) и денежном (объем продаж, текущие или единовременные затраты, прибыль).

На третьем этапе возможны три варианта поведения менеджера:

• ничего не предпринимать;

• устранить отклонение;

• пересмотреть норматив, стандарт.

Менеджеры могут корректировать отклонения путем пересмотра планов или кадров, более детального разъяснения заданий, пересмотра стиля руководства.

Для того, чтобы контроль обеспечивал достижение целей организации, он должен обладать следующими важными свойствами:

• Иметь стратегический характер, т. е. ориентироваться на приоритет организации.

• Контроль должен быть нацелен на то, чтобы решить стоящие перед организацией задачи.

• Соответствовать контролируемому виду деятельности.

• Контроль должен быть своевременным, гибким, простым и экономичным.

Таким образом, контроль - одна из важнейших функций управления. С помощью контроля менеджеры могут выявить и предупредить возникающие проблемы, а значит, достигнуть наибольшей эффективности в работе.