Автоматизация документооборота в учреждении

Системы учета документов. Если документы в организации «обращаются» в бумажном виде, система учета документов поможет решить часть проблем документооборота. В подобных системах учитываются все входящие и исходящие документы, с присвоением им единого для всей организации кадастрового номера. В системе документооборота могут быть предусмотрены контрольные точки, в которых человек, обрабатывающий документ, должен отметить стадию его обработки в системе учета. Подобная система позволит хотя бы частично контролировать движение документа в системе документооборота.

Интегрированные информационные системы. Те документы, которые создаются и обрабатываются в рамках интегрированной информационной системы, как правило, хранятся и обрабатываются в электронном виде. В системе должна быть налажена система нумерации документов и мониторинга их обработки. Подобная система позволит в любой момент найти необходимый документ и узнать – в какой стадии обработки он находится. Так же при помощи интегрированной информационной системы руководитель организации может анализировать производительность сотрудников (сколько документов он обрабатывает за день) и выявлять «узкие» места в системе документооборота (где документы задерживаются больше всего, где они «простаивают» в ожидании обработки и т.д.).

Системы автоматизации документооборота. Системы автоматизации документооборота оперируют документами в электронном виде, но создаваться эти документы могут и не в рамках системы. Эти системы также предусматривают сквозную нумерацию всех входящих и исходящих документов, имеют возможность задавать маршрут прохождения документа между сотрудниками организации и осуществляют мониторинг прохождения документа по цепочке. Подобные системы поддерживают возможность электронного визирования документов при помощи «цифровой» подписи. Кроме того на базе системы автоматизации документооборота можно организовать контроль производительности сотрудников организации.