31. Как выбрать систему автоматизации кадрового учёта (саку)

Одни системы для автоматизации служб персонала за минимальные деньги позволяют решить неотложные проблемы организации кадрового учета. Другие автоматизируют весь спектр работы с персоналом и могут даже привнести новые технологии в работу кадровой службы. Подобные программные продукты могут быть полностью самостоятельными или являться частью более мощной системы — бухгалтерской или предназначенной для автоматизации всех аспектов деятельности предприятия.

С помощью автоматизации службы управления персоналом (АСУП) кадровики хотят

* проводить аттестацию персонала,

* отслеживать уровень профподготовки,

* планировать обучение сотрудников,

* автоматизировать рутинную работу, связанную с поиском нового персонала,

+ в идеале пакет программного обеспечения должен позволять разрабатывать нестандартную систему мотивации персонала.

I. Начинать АСУП необходимо с кадрового учета. Причины:

- львиная доля рабочего времени спе­циалистов-кадровиков приходится именно на него,

- при неправильном ведении кадрового учета неизбежны штрафные санкции контролирующих органов.

Модули кадрового учета, как правило, есть в составе любой бухгалтерской программы. Зачастую они обладают минимальной необходимой функциональностью, однако их объема хватает для выполнения базовых функций.

1. Самой распространенной на се­годня является конфигурация «Зарплата и управление персоналом» на основе «1С: Предприятие 8.0». Это и руко­водство предприятия, и кадровая служба, и рядовые сотрудники.

2. «Психодиагностика» является дополнительным модулем к программам «1С: Управление персоналом 8.0» и «1С: Управление производственным предприятием 8.0». Он дает возможность менеджеру по персоналу оценить фундаментальные характеристики человека, составить психологический профиль личности. Это поможет принять решение в пользу того или иного кандидата на должность — с учетом характера человека, его склонностей, мотиваций, т.е. тех моментов, которые невозможно выявить, основываясь на анкетах или собеседовании. Результаты тестов заносятся и хранятся в единой базе данных, обеспечивая взвешенность решений о приеме на работу, грамотное проведение аттестаций, целесообразность кадровых назначений и перемещений.

При выборе АСУП, и в том числе САКУ, важно:

- насколько удобной окажется подключаемая программа,

- готова ли организация-разработчик из­менять ее в соответствии с ожиданиями заказчика и осуществлять техническую поддержку.

На рынке сегодня присутствуют самые разнообразные по цене решения.

1. Для некрупных организаций: лицензия на «Менеджер по персоналу Mini» стоит чуть более 5 тыс. руб., «АиТ: Управление персоналом» — 12 тыс. руб. (включая годовую техническую под­держку). Подобные версии обладают всей необходимой функци­ональностью для организации кадрового делопроизводства и рассчитаны на 1—5 рабочих мест. «Радость кадровика» от компа­нии «Легпромсофт», рассчитанная на одно рабочее место, обой­дется примерно в 6 тыс. руб. с годовым обслуживанием — до 15 тыс. руб.

2. Если число сотрудников организации достигает 200—300 чел. или предприятие объединяет несколько независимых или тер­риториально разделенных подразделений, необходимо приобретать про­дукт с сетевой версией, позволяющий распределить обязанности по кадровому учету между разными сотрудниками: «Информ Контакт» (Alfa-HRM, входящий в состав комплекса по управлению предприятием Система Alfa), «Электронные офис­ные системы» («Кадры-Предприятие») и СКБ «Контур» («Контур- Персонал»).

Различия в функциональности программ, как правило, незначительны, но могут обратить на себя внимание заинтересованных предприятий. Например,

1. «ОАЗИС: Менеджер по пер­соналу» содержит функцию «Мастер кадровых операций», которая предлагает начинающему кадровику пошаговую инструкцию для выполнения таких операций, как увольнение, прием на работу, оформление отпуска и т.д. При этом каждая операция снабжена ссылкой на соответствующий законодательный акт и документы, которые необходимо оформить.

2. В компании «АиТ Софт» одно из преимуществ системы - возможность хранить любое количество информации о сотруднике.

• Кроме стандартной «Кадровой карточки», куда запи­сываются все необходимые данные для кадрового учета и создания разнообразных отчетов по кадровому составу предприятия, здесь предусмотрены и другие средства хранения.

• Некоторые записи можно занести в «Блокнот» или создать дополнительные таблицы для архива нестандартной информации.

• «Личное дело» позволяет сохранять имеющие отношение к данному сотруднику файлы из других программ.

• При расчете среднесписочной численности пер­сонала в «АиТ: Управление персоналом» учитываются все возмож­ные случаи частичной занятости сотрудников, а также сведения об арендованном персонале.

3. «Радость кадровика» организации «Легпромсофт», напротив, поддерживает жесткую технологию работы с кадрами: все записи ведутся в соответствии со штатным расписанием, изменение в лю­бом из документов приведет к необходимому изменению данных во всех связанных документах. В системе есть функция «Генератор произвольных отчетов» (позволяет кадровику пользоваться не только стандартными формами отчетов, заложенными в программу, но и самостоятельно, без помощи программистов или сотрудников техподдержки сформировать любой отчет в зависимости от стоящей перед ним задачи).

4. Система «Компас: Управление персоналом» поддерживает ие­рархическую информационную модель структуры предприятия из нескольких подразделений, каждое из которых состоит, в свою очередь, еще из нескольких, и позволяет быстро описывать новые подразделения, их ликвидацию и переподчинение. Автоматически можно изменить штатное расписание предприятия и перерассчи­тать оклады.

5. Для холдингов актуальна возможность анализа затрат на персонал. Система Alfa объединяет данные из разных модулей, где учитываются затраты. Например, в рамках производственного предприятия можно составить отчет, где зарплата одного сотрудника будет разбита по видам продукции, подразделениям, затратным статьям (виды начислений: оплата обучения, премии, бонусы и т.п.), и т.п.

6. Для предприятия с территориально распределенной структурой в целях сокращения бюрократической процедуры согласования управленческих вопросов необходимы системы, включающие

• ведение электронного документооборота,

• включение кадрового делопро­изводства в общую систему предприятия,

• организация электрон­ного визирования приказов,

• рассылка по электронной почте,

• на­стройка действий по приказу,

• автоматически изменяющих данные по сотруднику после прохождения визирования.

7. Система «Контур-Персонал» может хранить историю состояния штатного расписания и расстановки сотрудников на любую дату. Кроме того, при формировании и утверждении приказа авто­матически изменяются все данные с учетом тех изменений, кото­рые оговариваются в приказе.

8. В программе «ЭОС» преимущество - то, что она не является надстройкой над АСУП, а создана как полнофункциональная система с детально проработанными функциями кадрового делопроизводства, которые учитыва­ют все нормативные требования.

Кроме этого кадровая программа «ЭОС» и одна из функций системы Alfa включают сис­тему учета рабочего времени. Аналогичный модуль (табель) компа­нии «АиТ Софт» можно стыковать с системами электронных про­ходных.

II. Кадровый учет — одно из основных направлений автоматизации службы по персоналу. Однако по данным исследования компании «БОСС. Кадровые системы» на первое место предприятия ставят подбор персонала, на второе — обучение и развитие сотрудников, и только на третье — проблемы формирования системы компенсаций, мотивации и кадрового делопроизводства. Именно поэтому сегодня все специализированные программные продукты расширяют свою функциональность за счет допол­нительных модулей.

1. Система управления персоналом «БОСС-Кадровик» — один из самых известных на российском рынке продуктов для HR-менедж­мента — наиболее всеобъемлющая. Помимо стандартных модулей кадрового делопроизводства и расчета зарплаты он включает моду­ли подбора и планирования персонала, аттестации и обучения, ма­териальной и нематериальной мотивации, а также позволяет вести учет кадрового резерва и мобильного персонала. Главным образом система «БОСС-Кадровик» предназначена для управления персо­налом на крупных предприятиях, имеющих холдинговую структуру или филиальную сеть.

2. Примерно в одной ценовой нише с «БОСС-Кадровик» находятся программные продукты «Company Media — Управление пер­соналом» от «Интер Траст» и «Компас: Управление персоналом» от петербургской компании «Компас».